Czy firma może stosować monitoring

RODO a także inne wprowadzane jednocześnie zmiany w prawie narobiły dużego zamieszania. Pojawiły się pytania czy firma może w nowej rzeczywistości prawnej stosować monitoring. Chodzi tu o monitoring wizyjny jak też monitoring poczty elektronicznej.
Kwestia monitoringu pracowników nie była do niedawna uregulowana w polskim prawie. Przepisy normujące te kwestie zostały wprowadzone do Kodeksu pracy wraz z wejściem w życie RODO. W obu przypadkach: monitoringu wizyjnego jak i poczty elektronicznej to firma decyduje czy jest potrzebny monitoring i z jakich względów.

Firma a monitoring wizyjny

Monitoring wizyjny firma może wprowadzić jeśli jest to niezbędne dla zapewnienia bezpieczeństwa pracowników lub ochrony mienia lub kontroli produkcji lub zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę. Może on obejmować zakład pracy jak i teren wokół niego. Monitoringu nie może być w pomieszczeniach sanitarnych, szatniach, stołówkach oraz palarniach i pomieszczeniach udostępnianych związkowcom.
Firma może przechowywać nagrania przez trzy miesiące i przetwarzać je tylko do celów do jakich zostały zrobione. Jeśli stanowią one dowód w postępowaniu na podstawie prawa powinny zostać zachowane do czasu zakończenia postepowania.
Istotne jest, że cele, zakres i sposób stosowania monitoringu musi być znany pracownikom. Jeśli jest to nowy monitoring pracownicy muszą zostać o nim powiadomieni na dwa tygodnie przed uruchomieniem. Informacje o monitoringu firma musi umieścić w układzie zbiorowym pracy lub w regulaminie pracy. Mali pracodawcy informacje publikują w obwieszczeniu. Teren monitorowany musi być oznaczony.

Firma a monitoring maili

Z monitoringiem maili jest prościej. W zasadzie firma może go stosować prawie dowolnie.
Kodeks pracy mówi tylko tyle: „Jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz właściwego użytkowania udostępnionych pracownikowi narzędzi pracy, pracodawca może wprowadzić kontrolę służbowej poczty elektronicznej pracownika (monitoring poczty elektronicznej).”
Dalej jest tylko o tym, że monitoring nie może naruszać tajemnicy korespondencji i innych dóbr pracownika. Czyli informacje z przeczytanych maili nie mogą wycieknąć do niepowołanych osób.