Wirtualne biuro – możliwe zasadzki

Wirtualne biuro to bardzo dobre wyjście dla firm, które nie potrzebują maszyn, magazynów czy podobnej infrastruktury. Może też być przydatne na przykład dla początkujących firm. Partnera trzeba jednak wybrać bardzo starannie, bo ewentualna zmiana adresu firmy jest kłopotliwa i kosztowna.
Wybór adresu, pod którym rejestrujemy firmę to poważna decyzja. Adres ten jest, bowiem uwidoczniony w Krajowym Rejestrze Sądowym. Jego zmiana wiąże się z wydatkami. Sama opłata wynosi 350 złotych a formularze są skomplikowane i nie każdy sobie z nimi poradzi.
Zaniedbanie zmiany adresu w KRS może się zaś wiązać z poważnymi konsekwencjami. Chociażby dlatego, że przesyłka polecona, jest uważana za doręczoną po dwukrotnym awizowaniu. Takie jest prawo. Można, zatem mieć poważne kłopoty nie wiedząc nawet o tym.

Wirtualne biuro – na co zwrócić uwagę

Zacznijmy od adresu. Ze względów prestiżowych wirtualne biuro powinno oferować adres do rejestracji w dobrej lokalizacji. Adres ten nie powinien wskazywać, że firma mieści się w mieszkaniu. To obniża wiarygodność naszego przedsięwzięcia.
Wirtualne biuro powinno być stabilne. Nie jesteśmy w stanie ocenić czy firma przypadkiem nie zbankrutuje za kilka miesięcy, ale warto zebrać kilka informacji. Na przykład, jak długo działa wirtualne biuro, czy jest duża rotacja pracowników, jak wiele firm jest zarejestrowanych pod danym adresem.
Trzeba też spytać jak są przesyłane dokumenty. Każde wirtualne biuro oferuje przesyłanie skanów dokumentów na adres wskazany przez przedsiębiorcę. Dokumenty nie powinny być przekazywane zwykłym mailem. Mają być szyfrowane.

Wirtualne biuro – usługi dodatkowe

Wirtualne biuro powinno oferować nie tylko adres do rejestracji firmy. Nawet, jeśli na początku nie potrzebujemy dodatkowych usług mogą się one z czasem okazać przydatne. Dobrze, gdy w wirtualnym biurze możemy liczyć na załatwienie formalności związanych z rejestracją firmy, pomoc marketingową, zarezerwowanie sali konferencyjnej, czy zamówienie stolika w restauracji.
Wirtualne biuro powinno też oferować dedykowane linie telefoniczne wraz z odbieraniem połączeń w imieniu firmy. Tu niestety dość łatwo wpaść w pułapkę. Bywa, że biura mają zbyt mało pracowników w stosunku do liczby obsługiwanych klientów albo mają dużą rotację pracowników. W rezultacie obsługa odbiera telefony nie wiedząc w czyim imieniu to robi. Zdarza się, że nawet właściciele firm dzwoniąc do wirtualnego biura muszą tłumaczyć, kim są.
Rejestrując firmę w wirtualnym biurze powinno się też sprawdzić, jakimi językami posługują się pracownicy. Może to być kluczowe, gdy zdecydujemy się na zamówienie dedykowanej linii telefonicznej. Jeśli firma oferuje miejsca do pracy w open space czy biurze serwisowanym języki obsługi też mogą okazać się istotne.