Czy wirtualne biuro to miejsce prowadzenia działalności?

Rejestracja firmy może wiązać się z różnymi rodzajami adresów – od miejsca rejestracji po miejsce prowadzenia działalności. W tym artykule wyjaśniamy, jak wirtualne biuro może pełnić funkcję miejsca prowadzenia działalności gospodarczej i jakie formalności są z tym związane.

Czym jest miejsce prowadzenia działalności?

Miejsce prowadzenia działalności może być miejscem, gdzie firma jest zarejestrowana. Może to być również miejsce, gdzie faktycznie wykonywana jest działalność: sklep, magazyn, zakład produkcyjny. Ale w sensie prawnym miejsce wykonywania działalności determinuje takie rzeczy jak podleganie pod określony urząd skarbowy, miejsce, gdzie ma być kierowana korespondencja urzędowa.

Może to być więc z powodzeniem wirtualne biuro, gdzie korespondencja zostanie odebrana i przekazana właściwiej osobie w firmie.

Rodzaje adresów związanych z prowadzeniem firmy

Na początek może wyjaśnijmy dwa pojęcia: siedziba firmy i adres firmy. Siedziba firmy to jest na przykład: Ciechanów, Zakopane, Elbląg. Wskazuje ono na terytorium działania jakich urzędów firma jest zarejestrowana. Adres firmy to konkretyzacja siedziby, czyli ulica, numer, etc.

Jeżeli mówimy o adresie siedziby firmy, to należy przez to rozumieć miejsce (konkretny adres) gdzie firma jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. To najbardziej formalny adres.

Adres prowadzenia działalności może być zupełnie inny niż adres rejestracji. Firma zarejestrowana na przykład w wirtualnym biurze prowadzi działalność pod innym adresem. Może też nie być adresu prowadzenia działalności, bo jeśli są to usługi u klientów, to trudno taki adres wskazać. W przypadku wielu zawodów, do których wykonywania potrzeba tylko wiedzy i komputera, też trudno o taki adres, bo może to być codziennie inna kawiarnia.

Może się też wskazać adres do korespondencji, jeśli z jakiś względów nie chce się dostawać korespondencji na adres rejestracji czy wykonywania działalności. Trzeba jednak zaznaczyć, że korespondencja urzędowa może też przyjść na tamte adresy.

Jak zgłosić wirtualne biuro jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej w CEIDG?

Wirtualne biuro jako miejsce prowadzenia działalności gospodarczej zgłasza się w zasadzie tak samo jak każde inne miejsce. Przed przystąpieniem do procedury należy przygotować dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z tego biura. Może to być na przykład umowa najmu, czy innego rodzaju umowa potwierdzająca, że prawowity właściciel lokalu zgadza się na zarejestrowanie w nim firmy.

Po zalogowaniu do CEIDG kolejne kroki podpowiada system. Na koniec generuje potwierdzenie rejestracji firmy. Jeśli chcesz dokonać rejestracji spółki w Warszawie w jednej z naszych lokalizacji pomożemy w wypełnieniu formularza.

Dokumentacja związana z miejscem prowadzenia działalności w kwestii wirtualnego biura

Dokumentacja jaką należy mieć chcąc prowadzić działalność gospodarczą w wirtualnym biurze powinna być łatwa do zdobycia od samego biura. To w końcu przedsiębiorcy, które je prowadzi zależy na tym, żeby klienci mogli bez trudu załatwić wszystkie formalności.

Niezbędne będą też dokumenty potwierdzające tożsamość jak dowód osobisty albo paszport.

Tytuły prawne do nieruchomości oraz umowy wynajmu biura

Urzędy muszą mieć pewność, że firma nie zarejestrowała się w miejscu, do którego nie ma żadnego prawa. Co więcej, że właściciel danego miejsca nic o tym nie wie.

Dlatego podstawowym dokumentem wymaganym jest umowa najmu biura lub umowa świadczenia usługi. Jako alternatywny dokument może posłużyć umowa rezerwacji danego adresu. Jeśli przedsiębiorca prowadzący wirtualne biuro wynajmuje pomieszczenia, konieczne też będzie przedstawienie jego umowy z właścicielem, w której zapisane będzie prawo do podnajmowania. I wreszcie przedstawić należy wyciąg z księgi wieczystej świadczący o tym kto jest właścicielem nieruchomości.

Dokumenty księgowe

Większość wirtualnych biur oferuje również usługi księgowości. Albo mają własny dział
księgowości, albo na preferencyjnych zasadach księgowość firmy zlecają współpracującemu
z nimi zewnętrznemu podmiotowi. Zazwyczaj dokumenty księgowe przechowywane są przez
firmę zajmującą się księgowością.

Wirtualne biuro a miejsce prowadzenia działalności — podsumowanie

Wirtualne biuro jest bardzo poręcznym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Można w sposób elastyczny zlecać dodatkowe usługi, jeśli okażą się potrzebne. Pracownicy bywają tez pomocni w sprawach urzędowych, bo po prostu już to przerabiali.

Jeśli chcesz założyć firmę i szukasz dogodnego, przyjaznego miejsca na jej rejestrację zapraszamy do kontaktu z Biznes Spot. Jesteśmy firma butikową a nie molochem. Jeśli dzwoni nasz klient, pamiętamy z kim mamy do czynienia.

Skontaktuj się już dzisiaj z Biznes Spot i przekonaj się jak łatwe stają się niektóre sprawy z naszą pomocą.