Spis treści
- Dlaczego ustawienie sali jest ważne?
- Różne układy sal konferencyjnych
- Czynniki wpływające na optymalne ustawienie
Odpowiednie ustawienie sali konferencyjnej ma bezpośredni wpływ na komfort uczestników i efektywność szkolenia lub spotkania biznesowego. Dobrze dopasowana aranżacja przestrzeni pozwala na lepszą komunikację, zwiększa zaangażowanie uczestników oraz optymalizuje wykorzystanie dostępnej powierzchni. W artykule omawiamy, jak dostosować ustawienie sali konferencyjnej do różnych rodzajów wydarzeń, aby osiągnąć najlepsze rezultaty.
Dlaczego ustawienie sali konferencyjnej jest ważne?
Układ sali konferencyjnej determinuje możliwość komunikacji między uczestnikami szkolenia czy konferencji. Czyli możliwość rozmów między sobą. możliwość patrzenia uczestników na siebie, możliwość wspólnego wykonywania zadań, wygodna obserwacja prezentacji, etc.
Z punktu widzenia prowadzącego konferencję czy szkolenie różne układy determinują różny rodzaj komunikacji z uczestnikami. Niektóre rodzaje ustawień sprawiają, że część uczestników siedzi do niego tyłem. Taki układ krzeseł powoduje pewną niedogodność, ale jednocześnie może sprawiać, że możliwa będzie realizacja podstawowego celu spotkania.
Tak więc optymalne ustawienie sali konferencyjnej do rodzaju aktywności ma zasadnicze znaczenie dla realizacji celu spotkania.
Na co zwrócić uwagę przed wykorzystaniem przestrzeni sali konferencyjnej?
Oczywiste jest, że zanim przystąpimy do wyboru konkretnej sali konferencyjnej trzeba wybrać miejsce spotkania zwracając uwagę na jego dostępność dla uczestników. Najlepiej, gdy jest to centrum miasta dobrze skomunikowane innymi miejscami.
Sala konferencyjna – wymiary i elementy dekoracyjne
Przed decyzją o wyborze sali konferencyjnej najlepiej ją osobiście zobaczyć. Ale jeszcze wcześniej warto poprosić o schemat sali konferencyjnej z zaznaczeniem stałych elementów takich jak kolumny, okna, drzwi, ekran, podium, etc.
Osobno można poprosić o pożądany układ krzeseł albo układ stołów i krzeseł naniesiony na schemat sali konferencyjnej. Z takiego planu można się zorientować, czy miejsce spełnia nasze wymagania, jeśli chodzi o pojemność sali przy danym układzie. Wybór układu, który jest pożądany jest ważniejszy niż konkretne miejsce. Innymi słowy, to miejsce ma być dostosowane do potrzeb a nie potrzeby przykrawane do miejsca.
Będzie też widać, czy część uczestników nie będzie przypadkiem miała widoku zasłoniętego kolumnami czy innymi elementami stałymi sali konferencyjnej.
Obecne oświetlenie sali konferencyjnej
Profesjonalna sala konferencyjna powinna mieć duże możliwości adaptacyjne do różnych rodzajów aktywności. Składa się na to odpowiednie wyposażenie. Warto zwrócić uwagę jakie ma nagłośnienie sala konferencyjna, jakie ekrany, projektory, oświetlenie.
Jednym z elementów oświetlenia są całkowicie zaciemniające zasłony. Do tego potrzebne jest oświetlenie sali konferencyjnej o dającym się płynnie regulować natężeniu niezależnie w różnych rejonach. Profesjonalna sala konferencyjna, jeśli ma odpowiednią wielkość, żeby mieć scenę powinna być też wyposażona w oświetlenie sceniczne. W mniejszych salach przestrzeń przeznaczona dla prowadzącego też powinna być niezależnie oświetlona.
Wyposażenie sali konferencyjnej ma pozwalać na proste i szybkie dostosowanie powierzchni do konkretnych wymagań klienta, a nawet zmianę ustawienia w czasie przerwy na lunch.
Aranżacja przestrzeni dostosowana do konferencji
Różne układy sal konferencyjnych służą różnym zajęciom. Ustawienie kinowe nadaje się do innych celów niż ustawienie podkowa. Optymalne ustawienie sali może mieć poważny wpływ na skuteczność prowadzonego szkolenia.
Jest to na tyle istotne, że Unia Europejska wymaga w projektach szkoleń, które ma finansować by była z góry określona organizacja sal konferencyjnych. Bo różne układy sal nadają się do różnych rzeczy.
Układ szkolny
Klasyczny układ szkolny znany przez wszystkich z czasów nauki pozwala na długą pracę, robienie notatek, korzystanie przez uczestników z laptopów. Uczestnicy mają dobry widok na prowadzącego i ewentualną prezentację. Mogą się skupić na przedstawianych treściach. Przestrzeń konferencyjna tak zorganizowana pozwala na podanie drobnego posiłku.
Układ szkolny ma też wady. Uczestnicy mogą mieć problem, żeby wyjść z sali, bo może być ciasno. Stoliki zajmują dużo miejsca więc w sali mieści się mniej uczestników. Ograniczona jest interakcja między słuchaczami.
Ustawienie kinowe
Ustawienie teatralne czy też kinowe jest chyba najbardziej klasyczne. Ustawienie miejsc siedzących frontem w stronę prelegenta narzuca sytuację “ja mówię a wy słuchacie”.
Zalety układu to skupienie wszystkich uczestników na scenie, takie ustawienie pozwala maksymalnie wykorzystać pojemność sali.
To ustawienie miejsc siedzących nie pozwala na interakcję między uczestnikami, uniemożliwia robienie notatek i tak jak ustawienie szkolne utrudnia wyjście uczestnika w trakcie konferencji.
Ustawienie koktajlowe
Układ bankietowy charakteryzuje rozstawieniem okrągłych stołów dla kilku do kilkunastu osób z krzesłami dookoła. Takie wyspowe ustawienie nadaje się na uroczyste przyjęcia, rozdania nagród czy występy artystyczne połączone z kolacją. Bywa też stosowane, gdy uczestnicy mają pracować w podgrupach.
Zalety takiego układu to łatwa interakcja między siedzącymi przy tym samym stole oraz łatwość robienia notatek.
Z wad można wymienić utrudniony dla części uczestników widok na scenę i trudność w konwersacji z siedzącymi przy innych stołach.
Ustawienie podkowa
Ustawienie podkowa to rodzaj ustawienia konferencyjnego ze stołami i krzesłami w kształcie litery U doskonale nadaje się na seminaria czy warsztaty, podczas których na ekranie będą wyświetlane treści.
Układ litery U przez otwartą przestrzeń z jednego końca umożliwia prowadzącemu komunikację z uczestnikami a ci mają, gdzie robić notatki i mogą się łatwo komunikować między sobą.
Za wadę należy uznać, że układ litery U zajmuje dużo miejsca, a więc na m2 sali konferencyjnej mieści się mniej uczestników.
Optymalne ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej
Optymalne ustawienie krzeseł w sali konferencyjnej zależy od takich czynników jak liczba uczestników, rodzaj organizowanego spotkania oraz preferencji prowadzących. Pojemność sali konferencyjnej jest zależna w dużym stopniu od przyjętego ustawienia.
Nie ma jednego doskonałego ustawienia krzeseł w sali konferencyjnej. Zawsze trzeba próbować zapewnić optymalne warunki dla danego typu wydarzenia. Przy planowaniu ustawienia trzeba też wziąć pod uwagę wyposażenie sali konferencyjnej.
Układ stołów w salach konferencyjnych dla efektywnego spotkania
Układy sal szkoleniowych zawsze trzeba dostosować do rodzaju aktywności podczas spotkania. Ustawienie bankietowe służy czemu innemu niż ustawienie teatralne, a jeszcze do czego innego przydaje się ustawienie szkolne. Nie ma idealnego ustawienia stołów dla każdego rodzaju wydarzenia. Przygotowanie sali konferencyjnej zależy od tego do czego ma ona służyć.
