Nowoczesne biura serwisowane aranżowane zgodnie z koncepcją activity based working – na czym to polega?

Nowoczesne biura serwisowane coraz częściej opierają się na koncepcji activity based working, która zmienia sposób organizacji przestrzeni biurowej. Dzięki temu biura stają się bardziej funkcjonalne, co przekłada się na wyższą produktywność i lepsze samopoczucie pracowników. Activity based working nie tylko ułatwia codzienne wykonywanie obowiązków, ale także pozwala firmom zoptymalizować koszty poprzez efektywniejsze zarządzanie przestrzenią.

Czym jest activity based working?

Activity based working to trend, który najprawdopodobniej będzie się w najbliższym czasie coraz bardziej rozprzestrzeniał a może stanie się nawet dominujący. Aranżacje nowoczesnych biur będą zmierzały w kierunku spełnienia wymagań tej koncepcji.

Jeszcze kilkanaście lat temu jakakolwiek praca biurowa oznaczała konieczność stawienia się w określonych godzinach (czasem  ruchomych) przy swoim biurku i przystąpienia do pracy. Rewolucja mobilności, która zawdzięczamy internetowi, zmieniła do pewnego stopnia tę sytuację. Prawdziwa rewolucję w tej kwestii wywołała pandemia koronawirusa i wynikający z niej lockdown. Duża część pracy biurowej zaczęła być wykonywana zdalnie. Właściwie tylko najbardziej konserwatywni pracodawcy wymagali obecności pracowników w biurze. Notabene w Polsce byli to głównie pracodawcy państwowi.

Zliberalizowanie modelu pracy może się okazać wręcz konieczne, bo tego wymagają potencjalni pracownicy. Milenialsi i wchodzące na rynek pracy pokolenie Z oczekuje możliwości wykonywania pracy w różnych miejscach. Umożliwienie im tego często przyczynia się do zwiększenia ich wydajności.

Activity based workplace – historia

Początków activity based working należy szukać w końcu lat 70. XX wieku. Pierwszą znana analizę trybów pracy biurowej w oparciu o aktywność przeprowadził amerykański architekt Robert Luchetti. Współtworzył on, obecnie powszechnie akceptowaną koncepcję biura jako serii różnych aktywności i wynikającego z tego różnego charakteru części biura. Koncepcja activity based working przyjęła się na początku w takich krajach jak Australia, Dania, Holandia i Szwecja. 

W Holandii koncepcję activity based working spopularyzował Erik Veldhoen. Wprowadził pomysł w życie w biurze jednego z największych w latach 90. ubezpieczycieli w kraju w firmie Interpolis. Biuro urządzono według nowej koncepcji a menedżerowie byli zachęcani do dania pracownikom pełnej autonomii w wyborze czasu i miejsca pracy. Przeniknęło to kulturę firmy, gdzie przestał się liczyć czas pracy a zaczęły tylko jej efekty. 

Nowoczesne biuro – aranżacje

Co zrobić, żeby aranżacja nowoczesnego biura odpowiadała wymogom activity based working? Po pierwsze przestrzeń trzeba dobrze zaprojektować pod różne aktywności biurowe. Muszą być normalne biurka z krzesłami, gabinety do cichej pracy. Miejsca, gdzie rozmawia się przez telefon (najlepiej budki), miejsca do zebrań ze współpracownikami, do przyjmowania interesantów, a jak szef się będzie chciał spotkać z zespołem w czasie lunchu też powinien mieć gdzie. Warto też przemyśleć urządzenie bardziej nietypowych miejsc aktywności jak na przykład pokoje do wyładowywania złości, siłownia czy oranżeria.

Ważne, żeby poszczególne rejony aktywności były tak zaprojektowane, żeby ich funkcja nie budziła wątpliwości. Pracownik wchodząc w daną przestrzeń powinien intuicyjnie wiedzieć do czego ona służy. 

Ważnym elementem wprowadzenia activity based working jest pełna akceptacja kierownictwa firmy dla nowego modelu pracy. Pracownicy muszą być pewni, że będą rozliczani wyłącznie z efektów i nie padną pytania, dlaczego cały dzień siedzieli w bufecie. 

Activity based workplace a oszczędność

Aranżacja nowoczesnego biura i wdrożenie liberalnego podejścia do godzin oraz miejsca wykonywania pracy może przynieść oszczędności. Po pierwsze, nie potrzeba tylu tradycyjnych miejsc pracy. Nie każdy pracownik musi mieć swoje biurko. Przychodzi i siada tam, gdzie jest wolne miejsce. Jednocześnie część osób pracuje z domu, działki czy plaży a niektórzy ze stołówki. W przypadku, gdy do firmy przyjmowany jest nowy pracownik, nie trzeba szukać mu miejsca na biurko. Może usiąść przy którymkolwiek ze stanowisk pracy.

Konieczność sprzątania po sobie biurka po dniu pracy wydawać się może obciążająca, ale jeśli nie gromadzi się tam bałagan z miesiąca, to nie jest to takie straszne. 

Wydaje się, że activity based working jest przyszłością biur.