Prowadzenie firmy w Polsce cały czas się łączy ze zbyt dużą liczbą papierowych dokumentów. Coś się jednak powoli zmienia i coraz rzadziej musimy donosić do urzędu kolejne papierki.
Kodeks postępowania administracyjnego pozwala na przedkładanie urzędom elektronicznych kopii dokumentów. Muszą być uwierzytelnione kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP. W praktyce owe elektroniczne kopie to nic innego jak skany, które są potem uwierzytelniane. Można je złożyć przez elektroniczny punkt kontaktowy. Powstał on w zeszłym roku. Można poprzez niego złożyć dokumenty, ale też zapytać o różne rzeczy ekspertów. Wkrótce napiszemy więcej na ten temat.
Ale uwaga, jest ograniczenie co do rodzaju dokumentów, które można składać w formie elektronicznej. Muszą to być dokumenty wytworzone przez podmioty publiczne. Czyli na przykład tłumaczenie już nie przejdzie.
Urząd może żądać oryginału dokumentu tylko wtedy, gdy niemożliwe jest zweryfikowanie autentyczności i integralności kopii. Niestety ustawodawca dał tu furtkę do żądania oryginału przez urząd. Może to być, bowiem uzasadnione innymi okolicznościami sprawy.
Prowadzenie firmy – urząd sam sobie ma załatwić
Prowadzenie firmy przez lata było mocno utrudnione gdyż administracja publiczna działała na zasadzie „obywatelu załatw sobie wszystko sam, a my podejmiemy decyzję”. Sprowadzało to obywatela do roli listonosza noszącego papierki między urzędami a nawet pokojami tego samego urzędu.
Teraz urząd nie ma prawa żądać zaświadczeń, ani oświadczeń, jeśli fakty są mu znane z mocy prawa. Co więcej urzędnik w wielu przypadkach ma wykonać pracę, żeby poznać te fakty. Tak jest w przypadku, gdy może je pozyskać na podstawie:
• posiadanych przez niego ewidencji, rejestrów lub innych danych,
• rejestrów publicznych posiadanych przez inne podmioty publiczne, do których organ ma dostęp w drodze elektronicznej na zasadach określonych w przepisach ustawy o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne),
• wymiany informacji z innym podmiotem publicznym na zasadach określonych w przepisach o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne,
• przedstawionych przez zainteresowanego do wglądu dokumentów urzędowych
Jeśli urząd zdecyduje się zażądać od obywatela zaświadczenia czy oświadczenia musi wskazać przepis, który go do tego zobowiązuje.
Prowadzenie firmy nie jest już może w polskich warunkach drogą przez mękę, ale do ideału jeszcze daleko.
