Sala konferencyjna, jako centrum szkoleniowe

Sala konferencyjna w normalnych czasach służy jak wiadomo do zebrania dużej grupy zainteresowanych osób w celu pokazania prezentacji, przedyskutowania tematu, przeprowadzenia szkolenia. I do tych wszystkich celów doskonale nadaje się, nawet w czasie epidemii, wyposażona w profesjonalny sprzęt do wideokonferencji sala konferencyjna. Oczywiście z zastrzeżeniem pierwszego zastosowania, czyli zebrania dużej grupy ludzi.

Sala konferencyjna izoluje do niechcianych gości

Przeprowadzanie wideo szkolenia czy wideokonferencji jest oczywiście możliwe do realizacji z własnego domu, z laptopa. Jednak prowadzenie spotkania z sali konferencyjnej wyklucza niektóre wpadki.
Robert E. Kelly, profesor nauk politycznych podczas łączenia z telewizją BBC nie zadbał o to, żeby jego dzieci nie wchodziły w kadr. I oczywiście weszły. W końcu interweniowała żona. Nagranie stało się hitem internetu. Cała rodzina została zaproszona na wywiad do BBC. Z czasem wyjaśniło się, dlaczego profesor sam nie wyprowadził swoich dzieci przepraszając na chwile widzów. No, bo telewizyjnie był ubrany tylko od pasa w górę.

Sala konferencyjna wymusza trzymanie fasonu

Niekompletny strój profesora wynikał z faktu, ze łączył się z telewizją ze swojego domu. Gdyby zdecydował się wynająć niewielką salę konferencyjną musiałby zadbać o ubiór. Raczej nie zdecydowałby się na paradowanie po ulicy w marynarce, pod krawatem i w szortach czy w dresie.
Tutaj warto przytoczyć inny przykład niekompletnego stroju. Jedna z redaktorek Vouge’a ubrała się na służbową wideokonferencję jak kolorowa dyskotekowa diwa. Ale od pasa w dół była w samej bieliźnie.

Ważne jest też tło

Różne programy do wideokonferencji oferują możliwość oszukania tła. Można je po prostu rozmyć. Można też wkleić dowolny obrazek, który ukaże się za nami. Oferowane są gotowe do wykorzystania widoki. Popularne są zwłaszcza regały z książkami. Tyle, że te regały rozpraszają uczestników, którzy usiłują odczytać tytuły książek. Jednocześnie trochę może być głupio, jeżeli się okaże, że trzech uczestników spotkania ma takie same książki.
Tło, jakie zapewnia sala konferencyjna jest neutralne, nierozpraszające. Jest to zwykle ściana, czasem z jakimś obrazkiem.

Liczy się profesjonalizm połączenia

Sala konferencyjna z wyposażeniem do wideokonferencji ma wypróbowane i odpowiednio skonfigurowane narzędzia do łączenia z wieloma osobami. W razie jakichś problemów technicznych pomoże obsługa. Zwróci też uwagę na właściwe zabezpieczenia samej wideokonferencji. Korzystając z takiego połączenia jest mało prawdopodobne, że ktoś niepowołany podłączy się i będzie zakłócał spotkanie.
A tak się zdarzyło podczas wideokonferencji komisji smoleńskiej Antoniego Macierewicza. Podłączały się do niej różne osoby, w tym jedna o nicku Władimir Putin.

Na to trzeba zwracać uwagę zawsze

Niezależnie od tego czy konferencje prowadzimy z sali konferencyjnej, czy z domu niektórych zasad trzeba przestrzegać zawsze.
Musimy być kompletnie ubrani, bo złe nie śpi. Trzeba sobie zapewnić kawę, wodę czy herbatę. Przy wynajmie sali konferencyjnej przypomni nam o tym obsługa. Dobrze jest się przejść, zaczerpnąć świeżego powietrza. Pięć minut przed planowanym startem trzeba być na miejscu i otworzyć łącze.
Na koniec trochę krępująca sprawa. Trzeba skorzystać z toalety. Tak dla pewności. Żeby nie znaleźć się w sytuacji pewnej kobiety, która podczas wideokonferencji poszła z telefonem do toalety. Nie wyłączyła ani dźwięku, ani obrazu. Szczęśliwie dla niej, jakość obrazu była bardzo słaba.
Przykłady wpadek wideokonferencyjnych za „Polityką”.