Wirtualne biuro a urząd skarbowy – najważniejsze informacje

Rejestracja firmy w wirtualnym biurze staje się coraz popularniejsza, jednak nie zawsze jest to proces wolny od wyzwań. Choć wirtualne biuro jest legalnym rozwiązaniem, urzędy skarbowe mogą stwarzać trudności, szczególnie w kwestii nadania NIP czy uznania adresu rejestracji. W artykule omawiamy najważniejsze kwestie prawne, problemy związane z rejestracją oraz wskazówki, jak uniknąć trudności, zwłaszcza w kontekście lokalizacji biura.

Wirtualne biuro a urząd skarbowy – kłopoty

W początkach działania wirtualnych biur w Polsce urzędy skarbowe rzucały kłody pod nogi przedsiębiorcom chcącym zarejestrować działalność w takim miejscu. Motywowano to różnie, ale najczęściej odmowę nadania NIP uzasadniono „brakiem wskazania w zgłoszeniu identyfikacyjnym numeru konkretnego lokalu w budynku oraz brakiem wykonywania pod wskazanym adresem siedziby Spółki funkcji zarządczych”.

Wirtualne biuro jest legalne

Nigdzie w przepisach nie było i nie ma słowa o tym, że forma musi być zarejestrowana w miejscu, gdzie wykonywane są czynności zarządcze albo że musi być jakiś numer na drzwiach. Zresztą w dobie Internetu nawet sam właściciel firmy może mieć problem z ustaleniem, gdzie wykonał daną czynność zarządczą.

Przepisy o VAT wymieniają sytuacje, w których można odmówić rejestracji płatnika:

• dane podane w zgłoszeniu rejestracyjnym są niezgodne z prawdą,
  
• podmiot ten nie istnieje,
  
• mimo podjętych udokumentowanych prób nie ma możliwości skontaktowania się z tym podmiotem albo jego pełnomocnikiem,
  
• podmiot albo jego pełnomocnik nie stawiają się na wezwania naczelnika urzędu skarbowego,
  
• z posiadanych informacji wynika, że podatnik może prowadzić działania z zamiarem wykorzystania działalności banków w rozumieniu art. 119zg pkt 1 Ordynacji podatkowej lub spółdzielczych kas oszczędnościowo-kredytowych do celów mających związek z wyłudzeniami skarbowymi w rozumieniu art. 119zg pkt 9 Ordynacji podatkowej,
  
• wobec tego podmiotu sąd orzekł, na podstawie odrębnych przepisów, zakaz prowadzenia działalności gospodarczej.
  

Zostawmy ewidentne próby oszustwa jak rejestracja jako płatnika VAT nieistniejącego podmiotu. Jak napisano powyżej powodem odmowy rejestracji firmy w wirtualnym biurze bywało domniemanie, że firma tam nie działa. Mogłoby to odpowiadać przesłance, że dane podane w zgłoszeniu są nieprawdziwe. Ale nie mogą być nieprawdziwe, bo każda porządna firma prowadząca wirtualne biuro podpisuje z klientami rejestrującymi tam działalność umowę o prawie do lokalu. Tak jest na pewno w Biznes Spot. A zatem firma właśnie tam działa. A nigdzie nie jest powiedziane w jakim zakresie ma działać pod podanym adresem.

Takie rozumienie zostało poparte wyrokiem Naczelnego Sądu Administracyjnego, który w dość głośnej sprawie II FSK 3549/13 orzekł, że brak wskazania konkretnego lokalu, gdzie zarejestrowana jest firma nie jest powodem do odmowy uznania tego faktu. Ale w uzasadnieniu wyroku dodał: „Co więcej w obecnych realiach obrotu gospodarczego, przy uwzględnieniu współczesnych technologii, czynności zarządcze i działalność gospodarcza są i mogą być prowadzone w dowolnym miejscu, także przy wykorzystaniu tzw. biur wirtualnych czy biur coworking (dzielonych).”

Wirtualne biuro Warszawa

Jak wiedzą chyba wszyscy prowadzący firmy w Polsce co urząd to inne prawo. Dlatego nie jest bez znaczenia, gdzie zarejestrujemy firmę. W wirtualnym biurze w małej miejscowości mogą być problemy, jeśli szlaki nie zostały jeszcze przetarte. Biuro wirtualne w Warszawie nie jest dla tutejszych urzędników jakimś wynalazkiem i tutaj wszystkie formalności będzie najłatwiej przeprowadzić.

Zapraszamy do Biznes Spot, wirtualnego biura Warszawa Śródmieście w trzech lokalizacjach: Nowogrodzka 56a, Plac Powstańców Warszawy 2 i Wiślana 8.