Qualifizierte elektronische Signatur vs. ePUAP: Unterschiede, Anwendung und Vergleich mit dem vertrauenswürdigen Profil

W dobie cyfryzacji coraz więcej spraw urzędowych i biznesowych można załatwić bez wychodzenia z domu – wystarczy odpowiednie narzędzie do podpisywania dokumentów online. Dwa najpopularniejsze rozwiązania w Polsce to profil zaufany (dostępny przez ePUAP) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, różnią się zakresem zastosowania, poziomem bezpieczeństwa oraz wymaganiami technicznymi.

W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie różni się ePUAP od podpisu kwalifikowanego, w jakich sytuacjach każde z tych narzędzi sprawdzi się najlepiej, i jak je zdobyć. Dowiesz się także, które sprawy urzędowe możesz załatwić z poziomu przeglądarki internetowej i kiedy potrzebujesz bardziej zaawansowanego podpisu, np. do rejestracji firmy czy podpisania umowy handlowej. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub planujesz załatwiać formalności elektronicznie – ta wiedza pozwoli Ci wybrać właściwe narzędzie i działać sprawnie, zgodnie z przepisami.

WAS IST EPUAP?

ePUAP, d. h. die elektronische Plattform für öffentliche Verwaltungsdienste, ist ein Instrument, mit dem Sie viele behördliche Angelegenheiten online erledigen können, ohne persönlich ein Amt aufsuchen zu müssen. Um die Plattform nutzen zu können, müssen Sie ein vertrauenswürdiges Profil einrichten, mit dem Sie Dokumente unterschreiben können, wenn Sie mit der öffentlichen Verwaltung zu tun haben.

Um Ihre Daten zu authentifizieren und ein vertrauenswürdiges Profil einzurichten, können Sie verwenden:

• Bankverbindung,
• Persönliche Bestätigung bei einer Bestätigungsstelle (z. B. Finanzamt),
• Qualifizierte elektronische Signatur.

QUALIFIZIERTE ELEKTRONISCHE SIGNATUR - WAS IST DAS UND WER KANN SIE HABEN?

Eine qualifizierte elektronische Signatur ist ein weit verbreitetes Instrument, mit dem Dokumente online mit garantierter Integrität unterzeichnet werden können. Ein auf diese Weise unterzeichnetes Dokument hat die gleiche Rechtskraft wie eine handschriftliche Unterschrift. Darüber hinaus wird sichergestellt, dass Änderungen an einem Dokument nach seiner Unterzeichnung sichtbar sind.

Diese Art von Signatur kann von Einzelpersonen und Vertretern von Institutionen und Unternehmen, einschließlich Vorstandsmitgliedern und bevollmächtigten Personen, erworben werden. Die Signatur kann bei zertifizierten Anbietern erworben werden und ist in der Regel ein bis drei Jahre lang gültig. Dieses Instrument ist besonders nützlich für den Abschluss von Verträgen, die Einreichung von Angeboten oder die Unterzeichnung von Geschäftsdokumenten.

QUALIFIZIERTE SIGNATUR UND VERTRAUENSWÜRDIGES PROFIL - UNTERSCHIEDE UND ANWENDUNGEN

Obwohl ein vertrauenswürdiges Profil und eine qualifizierte elektronische Signatur zur Unterzeichnung von Dokumenten verwendet werden können, sind ihre Verwendungszwecke unterschiedlich.

• Die qualifizierte elektronische Signatur ist die am weitesten verbreitete und kann zur Unterzeichnung praktisch aller elektronischen Dokumente verwendet werden, einschließlich Handelsverträgen oder offiziellen Dokumenten. Die Dienstleistung zur Erlangung einer qualifizierten elektronischen Signatur ist kostenpflichtig und erfordert einen persönlichen Identitätsnachweis und den Erwerb geeigneter Hilfsmittel wie eine Karte oder ein USB-Lesegerät.
• Das vertrauenswürdige Profil ist kostenlos, aber seine Verwendung ist auf Kontakte mit der öffentlichen Verwaltung beschränkt, wie z. B. die Einreichung von Anträgen über ePUAP. Es ist ein geeignetes Werkzeug für offizielle Angelegenheiten, die keine erweiterte Authentifizierung erfordern.

WAS KANN MAN MIT EINEM VERTRAUENSWÜRDIGEN PROFIL TUN, WAS MAN MIT EINER QUALIFIZIERTEN SIGNATUR NICHT TUN KANN?

Mit dem vertrauenswürdigen Profil können die meisten amtlichen Angelegenheiten über die ePUAP-Plattform abgewickelt werden, z. B:

• Beantragung eines Personalausweises,
• Benachrichtigung über den Fahrzeugverkauf,
• Beschaffung von Kopien von Personenstandsunterlagen,
• Angelegenheiten der Sozialversicherung und des nationalen Gesundheitsfonds.

Eine qualifizierte elektronische Signatur hingegen erlaubt viel mehr Vorgänge, wie z. B.:

• Vertragsabschluss aus der Ferne,
• Einreichung von Dokumenten beim KRS,
• Teilnahme an elektronischen Ausschreibungen.

Das vertrauenswürdige Profil ist kein Ersatz für eine qualifizierte Signatur, wenn wir eine fortgeschrittene Identitätsüberprüfung und volle Rechtsgültigkeit des Dokuments außerhalb der öffentlichen Verwaltung benötigen.

BESTÄTIGUNG EINES VERTRAUENSWÜRDIGEN PROFILS MIT EINER QUALIFIZIERTEN SIGNATUR - WANN IST DAS MÖGLICH?

Um ein vertrauenswürdiges Profil einzurichten, können Sie eine qualifizierte elektronische Signatur verwenden. Dazu müssen Sie lediglich ein Formular auf der ePUAP-Website ausfüllen und mit einer qualifizierten Signatur unterschreiben, mit der Sie Ihre Identität sofort bestätigen können, ohne ein Büro aufsuchen oder sich von einer Bank bestätigen lassen zu müssen.