Praca zdalna różni się od pracy w biurze co wiąże się z wieloma problemami. Jednymi z podstawowych są skupienie w pracy, zapewnienie odpowiedniego stanowiska pracy, bezpieczeństwo informacji. Często sam pracujący musi sobie narzucić zasady wykonywania, plan, kontrolować godziny pracy i dbać o wydajność.
Dlaczego optymalizacja czasu pracy zdalnej jest ważna dla Twojej firmy?
Jest niewiele branż, w których praca może się w całości odbywać zdalnie. To te dziedziny, gdzie cały produkt da się przekazać przez internet w formie cyfrowego pliku. Przychodzą tu na myśl redakcje, firmy informatyczne, konsultingowe, ubezpieczeniowe czy banki. Ale w każdym z tych przypadków będzie bardzo trudne przejście na pracę zdalną całkowitą. W każdym przypadku będą konieczne spotkania, burze mózgów, konsultacje. Ale można to załatwiać na teamsach.
Trzeba tak zorganizować pracę zdalną, ustalić zasady, żeby w rezultacie nie cierpiał ostateczny produkt. Może się okazać konieczne opracowanie regulaminu pracy zdalnej, żeby wszyscy wiedzieli jak się w tym poruszać i kiedy pracują zdalnie, a kiedy w biurze. Decyzja o przyjęciu jako długofalowego modelu pracy hybrydowej stała się po pandemii bardzo popularna.
Organizacja pracy zdalnej krok po kroku
Przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej wymaga opracowania warunków jej wykonywania. Możliwe, że będzie konieczne ustalenie grafiku, żeby nie wszyscy jednocześnie pracowali poda firmą. No i podstawową kwestią dla wprowadzenia pracy zdalnej jest dobry szef. To znaczy taki, który jest w stanie ocenić pracę pracowników na podstawie efektów a nie tylko czasu pracy.
Słabe szefostwo a co za tym idzie słabe rozeznanie pracodawcy w ocenie wydajności załogi było jedną z przyczyn, dla których firmy państwowe w czasie lockdownu w dużo mniejszym stopniu niż prywatne zezwalały na pracę zdalną. Ale oczywiście w prywatnych firmach praca poza siedzibą też czasem polega na jej markowaniu, jeśli kierownictwo nie wie co robi załoga.
Praca zdalna – plan dnia dla skuteczniejszej organizacji
Przy pracy poza biurem konieczne są narzędzia regulujące pracę zdalną zespołu. Przydatny może tu być plan pracy pracowników zdalnych. Może okazać się konieczny regulamin świadczenia pracy zdalnej.
Często pracownicy mają w zakresie obowiązków zadania, które można wykonywać zdalnie i takie, które lepiej wykonywać na miejscu. W takich przypadkach aż się prosi wykorzystanie pracy zdalnej do tych pierwszych zadań.
Fakt jak przebiega praca zdalna wynika w dużej mierze z jakości zespołu i jego motywacji do pracy. Pracownicy zdalni są trudni do upilnowania, nawet dla dobrze zorientowanego szefa. Efektywna praca zdalna wymaga czegoś jeszcze. Może ty być system zadaniowy, może różnego rodzaju nagrody…
Wyposażenie stanowiska, czyli organizacja miejsca pracy zdalnej
Stanowisko pracy wykonywanej zdalnie zależy w przeważającej mierze od warunków lokalowych pracownika. Niemniej jednak pracodawca też powinien zadbać o wykonywanie pracy zdalnej zgodnie z zasadami bezpieczeństwa. Trzeba bowiem pamiętać, że według przepisów praca zdalna nie zwalnia pracodawcy od odpowiedzialności za pracownika. A zatem bezpieczeństwo pracy i zasady higienicznego wykonywania pracy cały czas obowiązują. Organizując pracę zdalną pracodawca ma obowiązek odebrać od pracownika oświadczenie, że ma on wystarczające warunki do pracy.
Komunikacja z klientami w wyznaczonych godzinach
Dla wielu firm podstawowe znaczenie ma kontakt z klientami. W przypadku gdy praca wykonywana jest w sposób tradycyjny nie ma z tym problemu. Wszyscy są na miejscu. Jeśli firma zdecyduje się na organizację pracy hybrydowej albo wyłącznie na pracę zdalną wtedy pojawia się problem komunikacji z klientami.
Jednym z rozwiązań wartych przemyślenia jest przyjęcie modelu stosowanego przez wiele urzędów. Taka organizacja czasu pracy, w której na kontakty z klientami wyznaczone są określone pory. Zasady organizacji pracy zakładają w takim przypadku, że określone osoby będą dostępne w określonych porach pod telefonem, albo fizycznie w pracy.
Taka organizacja czasu pracy będzie w każdej firmie wyglądała inaczej, bo każda firma ma swoje specyficzne potrzeby.
Podpis elektroniczny dla oszczędności czasu
Czas pracy jest wartością samą w sobie. Każdy pracodawca jest zobowiązany do przestrzegania określonego wymiaru czasu pracy pracowników. Strata czasu w pracy jest stratą pieniędzy.
W dobie internetu i różnych narzędzi, których musieliśmy się nauczyć w pandemii nie jest problemem ustalenie wszystkich szczegółów zdalnie. Gdy jednak dochodzi do podpisania umowy do niedawna trzeba było się spotkać fizycznie i podpisać dokumenty.
Tu kłania się podpis elektroniczny. Kwalifikowany podpis elektroniczny w ostatnich latach bardzo się rozpowszechnił. Pozwala podpisać dokumenty na odległość bez kłopotliwych i czasochłonnych dojazdów. Warto wyposażyć pracowników w takie narzędzie.
Jak wirtualne biuro pomaga zorganizować pracę zdalną?
Zakładając firmę w wirtualnym biurze możemy pracować wszędzie. Można powiedzieć, że jesteśmy odmiejscowieni. Biuro odbierze korespondencję, zeskanuje ją i udostępni na platformie, odeśle oryginały pod wskazany adres. Szef może pracować w Puszczy Białowieskiej. Stanowiska pracy zdalnej zespołu mogą być w Zakopanem, na Mazurach, czy w każdym innym dowolnym miejscu.
Zapewnienie sobie warunków pracy, organizacji stanowiska pracy można zostawić zespołowi. Szefowi pozostaje konieczność zapewnienia pracownikowi zdalnemu narzędzi pracy, ustanowienie zasad pracy i kontrola pracy. Zasady organizacji mogą być dowolne a ustalenie zadaniowego czasu pracy spowoduje, że załoga będzie sama dbała o wydajność.
Na dobrą sprawę sporo firm po wysłaniu pracowników do domów z powodu pandemii już teraz stosuje podobny system pracy.
Budowanie zaufania klientów na podstawie prestiżowego adresu
Wirtualne biura zazwyczaj mieszczą się w centrach miast. W przypadku rejestracji firmy w takim miejscu w KRS czy CEIDG widnieje właśnie taki adres a nie z peryferii miasta. Widząc, że firma jest zarejestrowana w prestiżowym miejscu odruchowo darzymy ją większym zaufaniem.
Eliminacja rozpraszaczy komunikacyjnych
Wirtualne biuro zapewnia nie tylko sprawną i profesjonalną obsługę przychodzącej korespondencji. Może też zapewnić spokój w pracy. Problemem w wielu firmach są nieistotne z punktu widzenia biznesu telefony.
Rozwiązaniem tego problemu może być dedykowana linia telefoniczna odbierana przez pracownika wirtualnego biura. Jeśli zostanie dobrze i dokładnie poinstruowany jakiego typu telefony do kogo przekierowywać a jakich w ogóle nie łączyć to wydajność pracowników może się podnieść. Nic niepotrzebnego nie będzie ich rozpraszać.
Bezpieczne przechowywanie istotnej korespondencji
Wirtualne biuro zapewnia profesjonalną obsługę. Tam nie ma prawa nic zginąć. Natomiast w przypadku pracy zdalnej całego zespołu utrzymanie porządku w papierach może nie być łatwe, jeśli nie niemożliwe. Zwłaszcza przy takiej rozproszonej strukturze jaką powyżej zarysowano.
Bezpieczeństwo korespondencji, ochrona danych pracowników to obszary które lepiej powierzyć profesjonalistom.
Dodatkowe usługi wspierające wdrożenie pracy zdalnej
Wykorzystanie pracy zdalnej jest dla wielu firm bardzo kuszące. Sprzyja elastycznej organizacji pracy, łatwa jest w takim przypadku zmiana miejsca pracy. Większość pracowników też chwali sobie pracę zdalną.
W przypadku gdy firma decyduje się na pracę zdalną całkowitą ważne jest, żeby maksymalną ilość obowiązków, które nie są jej podstawową działalnością delegować na zewnątrz.
Pierwsze co przychodzi tu na myśl to prowadzenie księgowości. Dokumentacja księgowa ma zasadnicze znaczenie dla firmy, bo urzędy skarbowe raczej nie uznają tłumaczenia w rodzaju zapomniałem, zgubiłem, zapodziało się. Nie bez znaczenia dla wyboru outsourcingu jest też ochrona danych. To samo dotyczy HR, czyli prowadzenia spraw pracowniczych. Bardzo często firmy oferują księgowość i HR w pakiecie. Organizując pracę warto o takie usługi pytać w wirtualnym biurze, bo może to być “druga noga” jego działalności. Aaa… i jeszcze wysyłanie korespondencji to też robią wirtualne biura.
Wsparcie techniczne i IT to kolejne usługi, które można i należy zlecić zewnętrznej firmie.
A gdy już mamy takie warunki bezpiecznego wykonywania pracy zdalnej pozostaje skupienie się na istocie własnej pracy.
