Własna firma a efektywne zarządzanie czasem pracy zdalnej

Praca zdalna wymaga przemyślanej organizacji, aby zapewnić efektywność i odpowiednią kontrolę nad realizacją zadań. Gdy prowadzisz własną firmę, w jednym dniu łączysz pracę dla klientów, zarządzanie zespołem i administrację. Warto więc ustalić priorytety, godziny kontaktu oraz sposób obsługi dokumentów. Poniżej pokazujemy, jak uporządkować czas pracy zdalnej i wykorzystać wsparcie wirtualnego biura tam, gdzie rzeczywiście odciąża firmę.

Dlaczego optymalizacja czasu pracy zdalnej jest ważna dla Twojej firmy?

Praca poza siedzibą nie w każdej firmie będzie wyglądała tak samo. Często pracownicy mają w zakresie obowiązków zadania, które można wykonywać zdalnie, i takie, które lepiej wykonywać na miejscu. Przygotowanie projektu czy analiza danych mogą wymagać innych warunków niż obsługa klienta w placówce lub praca ze sprzętem dostępnym w biurze.

Trzeba tak zorganizować pracę zdalną i ustalić zasady, żeby nie cierpiał ostateczny produkt. Zacznij od wskazania, które czynności wymagają obecności na miejscu, które da się wykonać samodzielnie, a które potrzebują konsultacji. Na tej podstawie wybierz model zdalny lub hybrydowy.

Dla właściciela firmy ważne jest też oddzielenie zadań rozwojowych od bieżącej obsługi działalności. Jeśli przygotowanie oferty regularnie przerywają telefony i poszukiwanie dokumentów, zaplanuj osobne pory na te sprawy. Po zakończeniu dnia łatwiej wtedy sprawdzić, co zostało wykonane, a co wymaga zmiany organizacji.

Organizacja pracy zdalnej krok po kroku

Przygotowanie do wdrożenia pracy zdalnej wymaga opracowania warunków jej wykonywania. W małej firmie zacznij od prostej listy ustaleń: kto odpowiada za zadanie, jaki ma być rezultat, kiedy jest termin i gdzie zapisujecie postęp. Jeżeli część zespołu pracuje w biurze, ustal również grafik obecności.

Szef powinien umieć ocenić jakość i terminowość pracy. Zamiast pytać wielokrotnie w ciągu dnia, czym zajmuje się dana osoba, uzgodnij sposób zgłaszania ukończonych zadań oraz przeszkód. Dostosuj częstotliwość konsultacji do doświadczenia pracownika i samodzielności, której wymaga projekt.

Plan dnia dopasowany do rodzaju zadań

Własny plan pracy zacznij od najważniejszego rezultatu na dany dzień. Zarezerwuj czas na jego wykonanie, a dopiero później rozmieść spotkania, odpowiedzi na wiadomości i administrację. Zostaw też miejsce na nieprzewidziane sprawy oraz przerwy.

Przykładowy podział dnia przedsiębiorcy może wyglądać tak:

· Początek pracy: przegląd pilnych spraw i wybór priorytetu.

· Pierwszy blok skupienia: przygotowanie oferty, projektu lub analizy.

· Okno kontaktu: rozmowy z klientami, odpowiedzi na wiadomości i konsultacje.

· Kolejny blok pracy: realizacja uzgodnionych zadań z uwzględnieniem przerw.

· Zakończenie dnia: dokumenty, zapisanie postępów i przygotowanie następnego kroku na jutro.

To propozycja do dopasowania, a nie gotowy rozkład czasu pracy dla każdego zespołu. Jeżeli klienci potrzebują obsługi przez cały dzień, rozdziel dyżury między osoby. W jednoosobowej działalności wskaż godziny kontaktu i ustal sposób zgłaszania pilnych spraw.

Wyposażenie stanowiska i zasady pracy zdalnej

Stanowisko pracy wykonywanej zdalnie zależy w dużej mierze od warunków lokalowych. Zadbaj o przestrzeń do pracy, oświetlenie, ustawienie ekranu i możliwość prowadzenia rozmów bez ujawniania poufnych informacji. Więcej wskazówek znajdziesz w artykule o tym, jak urządzić wygodne biuro w domu.

Jeśli zatrudniasz pracowników, uwzględnij obowiązki dotyczące narzędzi, kosztów oraz BHP przy pracy zdalnej. Jej zasady określa się w odpowiednim porozumieniu lub regulaminie, a w przewidzianych prawem sytuacjach w indywidualnych ustaleniach. Przed dopuszczeniem do pracy zdalnej pracownik składa oświadczenie potwierdzające bezpieczne i higieniczne warunki w uzgodnionym miejscu. Zasady te dotyczą zatrudnienia pracowniczego; organizację własnej działalności i współpracy B2B ustalaj z uwzględnieniem właściwych umów.

Komunikacja z klientami w wyznaczonych godzinach

Dla wielu firm podstawowe znaczenie ma kontakt z klientami. Przy pracy zdalnej warto jasno ustalić, kto odbiera telefon, kto odpowiada na wiadomości i kto przejmuje sprawy podczas nieobecności danej osoby.

Jednym z rozwiązań wartych przemyślenia jest wyznaczenie określonych pór na kontakty z klientami. W takim modelu konkretne osoby są dostępne pod telefonem lub na spotkaniach w ustalonych godzinach. Pozostali mogą w tym czasie realizować zadania wymagające skupienia.

Taka organizacja czasu pracy będzie w każdej firmie wyglądała inaczej, bo każda firma ma swoje specyficzne potrzeby. Ustal też wyjątki: co jest pilne, jak to zgłosić i kiedy klient może spodziewać się odpowiedzi. Same wyciszone powiadomienia nie zastąpią tych zasad.

Jeden system do pracy zdalnej zamiast rozproszonych ustaleń

System do pracy zdalnej warto oprzeć na wspólnym miejscu zapisywania zadań, kalendarzu i uporządkowanych dokumentach. Nie musi to być jedna aplikacja. Ważne, aby zespół wiedział, gdzie znaleźć aktualną wersję pliku, termin i osobę odpowiedzialną.

Zapisuj ustalenia po spotkaniach przy odpowiednim zadaniu. Dołączaj tam materiały oraz pytania wymagające decyzji. Dzięki temu osoba dołączająca do projektu może odtworzyć kontekst bez przeglądania wielu rozmów.

Ocenianie rezultatów nie jest tym samym co formalny zadaniowy czas pracy. Ten system wymaga przesłanek z art. 140 Kodeksu pracy oraz ustalenia z pracownikiem czasu niezbędnego do wykonania zadań z uwzględnieniem norm czasu pracy. Sama praca z domu nie wprowadza go automatycznie.

Podpis elektroniczny dla oszczędności czasuo pomaga zorganizować pracę zdalną?

Gdy szczegóły współpracy ustalane są zdalnie, warto uporządkować także podpisywanie dokumentów. Kwalifikowany podpis elektroniczny ma skutek prawny równoważny podpisowi własnoręcznemu. Może więc ograniczyć dojazdy związane z podpisywaniem dokumentów, o ile jest odpowiedni do danej czynności.

Nie każdy dokument wymaga tego samego rodzaju podpisu. Przed wdrożeniem sprawdź wymagania dotyczące konkretnej umowy lub procedury i ustal, gdzie przechowujecie podpisane pliki. Różnice wyjaśniamy w poradniku podpis kwalifikowany a podpis elektroniczny.

Jak wirtualne biuro pomaga zorganizować pracę zdalną

Korzystając z wirtualnego biura, możesz oddzielić adres firmy i obsługę przychodzącej poczty od miejsca codziennej pracy. W Biznes Spot zakres usługi zależy od pakietu. Może obejmować odbiór korespondencji i powiadomienia, a także skanowanie lub przekazywanie przesyłek. Rozwiązaniem problemu częstych telefonów może być także obsługa połączeń przez recepcję.

Biuro nie zastępuje jednak zarządzania zespołem. Nadal trzeba ustalić podział obowiązków, terminy oraz osobę odpowiedzialną za dokumenty. Obsługa przesyłki i wykonanie wynikającego z niej zadania to dwa kolejne etapy, które warto ze sobą połączyć.

Adres firmy i miejsce spotkań

Adres jest jednym z elementów wpływających na budowanie wizerunku firmy pracującej zdalnie. Wybieraj go z uwzględnieniem sposobu obsługi poczty, wygody dojazdu i potrzeb związanych ze spotkaniami.

Jeżeli na co dzień pracujesz w domu, a z klientami spotykasz się okazjonalnie, możesz rozważyć sale konferencyjne. Przed rezerwacją sprawdź dostępność, wyposażenie i warunki korzystania. Sam adres w centrum nie przesądza o jakości współpracy z Twoją firmą.

System zarządzania wirtualnym biurem w codziennej pracy firmy

Jeśli szukasz systemu zarządzania wirtualnym biurem, zacznij od określenia potrzeb. Z perspektywy klienta usługi ważny jest obieg informacji: odbiór przesyłki, powiadomienie, dostęp do treści i przekazanie sprawy właściwej osobie. Innych rozwiązań wymaga oprogramowanie przeznaczone dla operatora prowadzącego wirtualne biuro.

W swojej firmie przyjmij prostą procedurę:

1. Wyznacz osobę odbierającą powiadomienia o korespondencji oraz jej zastępcę.

2. Po otrzymaniu pisma przypisz sprawę do właściciela zadania i zapisz termin reakcji.

3. Ustal sposób przekazywania dokumentów księgowości oraz odbioru potrzebnych oryginałów.

4. Zapisuj zakończenie sprawy w uzgodnionym miejscu, aby pozostali znali jej status.

Przy rozproszonym zespole szczególnie warto ustalić, kto może korzystać z dokumentów i jak nadajecie dostęp. Profesjonalna obsługa poczty nie zwalnia firmy z pilnowania terminów ani z własnych zasad ochrony informacji.

Dodatkowe usługi wspierające pracę zdalną

Jeśli firma działa zdalnie, rozważ przekazanie na zewnątrz czynności, które nie są jej podstawową działalnością. Jednym z przykładów jest prowadzenie księgowości. Przed rozpoczęciem współpracy ustal sposób przekazywania dokumentów, terminy i zakres odpowiedzialności.

Podobnie oceń potrzebę zewnętrznego wsparcia IT lub obsługi kadrowej. Wybieraj zakres odpowiadający rzeczywistym potrzebom i sprawdzaj, co obejmuje umowa z konkretnym dostawcą. Delegowanie ma sens wtedy, gdy wiadomo, kto wykonuje zadanie i kto po stronie firmy odbiera jego rezultat.

Uporządkuj czas pracy i wybierz potrzebne wsparcie

Zacznij od planu dnia, jasnych zasad komunikacji i jednego miejsca na zadania. Następnie sprawdź, które sprawy administracyjne nadal odrywają Cię od pracy dla klientów. W ten sposób łatwiej określisz, czy potrzebujesz samego adresu, obsługi korespondencji, sekretariatu czy dodatkowej przestrzeni do spotkań.

Jeśli chcesz omówić takie zaplecze dla firmy działającej zdalnie, skontaktuj się z zespołem Biznes Spot. Opisz sposób pracy i zakres potrzebnej obsługi, aby porównać odpowiednie rozwiązania.

Najczęściej zadawane pytania o organizację pracy zdalnej

Jak wdrożyć nową osobę do zespołu pracującego zdalnie?

Przygotuj plan pierwszych dni z osobą do kontaktu, dostępami i niewielkim zadaniem na start. Pokaż na przykładzie, jak wygląda ukończona praca i kto ją zatwierdza. Zaplanuj krótkie rozmowy po pierwszych zadaniach, aby wyjaśnić wątpliwości, zanim staną się powtarzalnym problemem.

Co ustalić na wypadek awarii internetu lub sprzętu?

Uzgodnij zapasowy kanał zgłaszania awarii, osobę udzielającą pomocy i sposób informowania klientów o opóźnieniu. Określ, jakie zadania można wtedy wykonać bez dostępu do systemu. Jeżeli rozważasz zapasowe łącze albo urządzenie, sprawdź wcześniej, czy pozwala korzystać z firmowych zasobów zgodnie z zasadami bezpieczeństwa.

Kiedy możliwa jest odmowa pracy zdalnej ze względu na organizację pracy?

Zależy to od podstawy wniosku. W przypadku m.in. pracownic w ciąży i rodziców dzieci do ukończenia 4. roku życia (oraz innych grup objętych art. 67¹⁹ § 6 i 7 Kodeksu pracy) , uwzględnienie wniosku jest co do zasady obowiązkiem. Odmowa wymaga niemożności wykonywania pracy zdalnej ze względu na organizację lub rodzaj pracy. Przyczynę trzeba przekazać na papierze lub elektronicznie w ciągu 7 dni roboczych od złożenia wniosku. Samo ogólne powołanie się na wygodę zarządzania nie wyjaśnia konkretnej przeszkody.