Rejestracja i zakładanie spółki w Warszawie – profesjonalna pomoc krok po kroku
Rejestracja i zakładanie spółki w Warszawie to proces wymagający znajomości przepisów, doświadczenia oraz dokładności w przygotowaniu dokumentów.
Biznes Spot oferuje profesjonalne wsparcie w zakresie rejestracji spółek kapitałowych i osobowych – zarówno w systemie S24, jak i w e-formularzach KRS z wykorzystaniem umowy spółki w formie aktu notarialnego. Nasz zespół praktyków przygotuje wszystkie niezbędne dokumenty, złoży wniosek do KRS i pomoże w dopełnieniu obowiązków wobec urzędu skarbowego, ZUS i CRBR. Dzięki temu przedsiębiorcy mogą rozpocząć działalność bez ryzyka błędów formalnych i opóźnień.”
Jak przebiega rejestracja spółki w Warszawie?
1. Wybierz formę spółki – pomożemy Ci dobrać odpowiednią formę prawną (np. spółka z o.o., prosta spółka akcyjna, spółka komandytowa).
2. Przygotuj dane i dokumenty – opracowujemy komplet dokumentów niezbędnych do rejestracji spółki w KRS.
3. Podpisz umowę spółki – online w systemie S24 lub u notariusza, w zależności od wybranego sposobu rejestracji.
4. Złożenie wniosku w KRS – przygotujemy wszystkie formularze i załączniki, które następnie wysyłamy online. Monitorujemy proces rejestracji.
5. Formalności po rejestracji – pomagamy w zgłoszeniu spółki do urzędu skarbowego, ZUS i Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR).
Jakie obowiązki ma spółka po rejestracji?
Po zarejestrowaniu spółki zarząd jest zobowiązany dokonać dodatkowych obowiązków
- Zgłoszenie spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych (CRBR)
- Otworzenie rachunku w polskim banku
- Zgłoszenie spółki do urzędu skarbowego:
- Dostarczenie umowy najmu lokalu
- Podanie numerów rachunków bankowych
- Zgłoszenie spółki do VAT i ew. do VAT UE, jeśli spółka zamierza być płatnikiem VAT
- Złożenie deklaracji PCC-3 i opłacenie podatku, jeśli spółka była rejestrowana online
- Zgłoszenie spółki do ZUS
- Uzyskanie numeru EORI, jeśli spółka będzie importować produkty
- Wyrobienie podpisu kwalifikowanego przez cudzoziemców
Jakie dokumenty i dane są potrzebne do rejestracji spółki z o.o.?
Aby założyć spółkę w Polsce niezbędne są:
- Dowód tożsamości (paszport lub dowód osobisty) – w przypadku osób prywatnych
- Wyciąg z odpowiedniego rejestru ze wskazaniem osób uprawnionych do reprezentacji – w przypadku korporacji
- Kwalifikowany podpis elektroniczny posiadany przez każdego wspólnika i zarząd lub wystawienie pełnomocnictwa dla naszej firmy – w przypadku obcokrajowców
Jakie są podstawowe dane spółki z o.o.?
| Liczba wspólników | 1 wspólnik lub więcej |
| Kapitał zakładowy | min. 5 000 zł w gotówce lub wniesione jako aport (wymagana umowa w formie aktu notarialnego) |
| Minimalna wartość 1 udziału | 50 zł |
| Sposób założenia spółki | akt notarialny lub online poprzez rządowy portal |
| Czas rejestracji | rejestracja online przez S24: 2-4 tygodnie z udziałem notariusza: 3-6 tygodni |
| Wspólnicy | każda osoba lub korporacja może zostać wspólnikiem |
| Zarząd | każdy Polak lub cudzoziemiec, bez przeszłości kryminalnej w zakresie przestępstw biznesowych |
| Odpowiedzialność wspólników | wspólnicy nie odpowiadają za zobowiązania |
| Odpowiedzialność zarządu | zarząd nie ponosi odpowiedzialności pod warunkiem zgłoszenia upadłości spółki w odpowiednim czasie |
| Raportowanie | obowiązek złożenia każdego roku sprawozdania finansowego |
| VAT | 23% stawka standardowa 0%, 5% i 8% – stawki preferencyjne na wybrane artykuły i usługi |
| Podatek dochodowy | 9% – mały podatnik z przychodem poniżej 2 mln EUR 19% – podatek liniowy dla średnich i dużych płatników |
Ile kosztuje rejestracja spółki – z czego składają się koszty?
Koszty rejestracji spółki składają się z kilku komponentów i zależą od przyjętej metody rejestracji. Najtańsza jest rejestracja w S24 z minimalnym kapitałem 5000 zł. Cena w takim wypadku wynosi od 1000 zł, włącznie z opłatą w KRS 350 zł.
Koszty rosną jeśli:
- umowa spółki wymaga konsultacji prawnych; ceny zależą od stawek kancelarii oraz czasu niezbędnego do opracowania umowy
- umowa spółki jest zawierana w obecności notariusza, na koszt ma wpływ liczba wypisów oraz liczba stron samej umowy; w przypadku wspólników nieznających języka polskiego niezbędna jest obecność tłumacza przysięgłego
- kapitał zakładowy jest wyższy od minimalnego; nim wyższy kapitał tym wyższy podatek od czynności cywilno-prawnych, który wynosi 0,5%
- wniosek jest składany przez e-formularze KRS w Portalu Rejestrów Sądowych, w 2025 r. opłata wynosi 600 zł.
Jeśli wspólnicy i zarząd są cudzoziemcami należy uwzględnić dodatkowo koszt uzyskania przez nich polskiego numeru pesel oraz kwalifikowanych podpisów elektronicznych.
FAQ – NAJCZĘŚCIEJ ZADAWANE PYTANIA
Zakładanie firm
Czym jest KRS i jak wygląda wpis spółki?
Krajowy Rejestr Sądowy to publiczny rejestr przedsiębiorców. Spółka powstaje z chwilą wpisu do KRS; zostaje nadany jej numer KRS, NIP oraz Regon, KRS ujawnia m.in. nazwę firmy, siedzibę, PKD, skład zarządu.
Czy spółka z o.o. może mieć jednego wspólnika?
Tak. Spółka z o.o. może być jednoosobowa; wymaga to kilku odrębnych formalności korporacyjnych (np. oświadczenia jedynego wspólnika).
Czy spółkę można zarejestrować zdalnie, bez osobistej obecności w Polsce?
Tak, w trybie S24 przy użyciu Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego; alternatywnie pełnomocnictwo i rejestracja u notariusza.
Jaki podpis jest potrzebny do rejestracji spółki (profil zaufany czy podpis kwalifikowany)?
W S24 każdy podpisujący używa Profilu Zaufanego lub podpisu kwalifikowanego. Przy akcie notarialnym podpisy składa się u notariusza; dalsze wnioski składamy elektronicznie.
Czy cudzoziemiec może być wspólnikiem lub członkiem zarządu spółki w Polsce?
Tak. Obywatele spoza Polski mogą posiadać udziały i zasiadać w zarządzie; wymagane są dokumenty tożsamości i właściwe podpisy elektroniczne lub pełnomocnictwa.
Czy cudzoziemiec może założyć spółkę z o.o. w Polsce i jakie są warunki?
Tak. Potrzebne są dane wspólników/zarządu, adres siedziby w Polsce i podpisy elektroniczne (lub rejestracja notarialna). Pomagamy w całej procedurze.
Jaki jest minimalny kapitał zakładowy w spółce z o.o. i jak można go wnieść?
Minimum to 5 000 zł. W S24 wkłady są pieniężne; wkłady niepieniężne (aporty) wymagają umowy w formie aktu notarialnego.
Czy spółka z o.o. musi mieć rachunek bankowy i kiedy go otworzyć?
Tak, rachunek jest praktycznie niezbędny do rozliczeń i zgłoszeń (NIP-8, VAT-R). Zakładamy go po uzyskaniu numerów KRS/NIP/REGON oraz wpisu w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych.
Ile trwa rejestracja spółki w Warszawie?
Zależnie od trybu i obciążenia sądu: S24 zwykle szybciej; notarialnie dłużej. Realnie od kilku do kilkunastu–kilkudziesięciu dni. Jeśli nie chcesz czekać i potrzebujesz rozpocząć działalność od zaraz, sprawdź naszą ofertę gotowych spółek na sprzedaż.
Czym różni się rejestracja S24 od rejestracji z wykorzystaniem notariusza?
W obu przypadkach wniosek składany jest online. S24 wykorzystuje wzorzec umowy (mniej elastyczny, tylko wkłady pieniężne), ale jest szybszy i tańszy. Umowa w formie aktu notarialnego daje pełną swobodę zapisów umowy, kosztem czasu i taksy. Wniosek jest składany poprzez e-formularze KRS w Portalu Rejestrów Sądowych.
Kiedy mogę wystawić pierwszą fakturę – czy spółka w organizacji może działać?
Spółka w organizacji powstaje po podpisaniu umowy i może zaciągać zobowiązania; praktyczne fakturowanie planuje się jednak dopiero po rejestracji w Urzędzie Skarbowym, szczególnie jeśli spółka miałabym być płatnikiem VAT.
Co to jest aport w spółce z o.o. i jak go wnieść?
Aport to wkład niepieniężny, który może być wniesiony przez wspólników w zamian za udziały w spółce. Może to być np. nieruchomość, maszyna, licencja czy inne aktywa. Aby wnieść aport, musi on zostać wyceniony i odpowiednio udokumentowany w umowie spółki zawartej w obecności notariusza.
Czy pomagacie w rejestracji do VAT i VAT-UE / uzyskaniu EORI?
Biznes Spot rejestruje spółki do VAT i VAT-UE, wypełnia odpowiednie wnioski, które wymagają podpisu zarządu. Po uwidocznieniu spółki na liście płatników VAT (tzw. biała lista) pomagamy również uzyskać numer EORI.
