Jak przeprowadzić zmianę miejsca prowadzenia działalności?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności to decyzja, za którą idą konkretne, niedające się pominąć formalności. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności, jak i spółek zarejestrowanych w KRS. W przypadku podmiotów posiadającym umowę spółki należy zwrócić uwagę, czy zmiana adresu firmy nie będzie wiązała się ze zmianą siedziby, a tym samym zmianą umowy spółki. Przeniesienie firmy pod nowy adres – również wirtualny – wymaga zgłoszenia tego faktu w odpowiednim urzędzie. Jak krok po kroku zaktualizować dane, uniknąć błędów i skutecznie wykorzystać zmianę adresu jako szansę na poprawę wizerunku i optymalizację firmowych kosztów? Odpowiadamy!

Kiedy i kto może zmienić miejsce prowadzenia działalności?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności często wiąże się z nowym etapem rozwoju firmy – reorganizacją modelu pracy, przeprowadzką do większego biura lub – przeciwnie – rezygnacją z tradycyjnej przestrzeni biurowej na rzecz wirtualnego biura. Niezależnie od przyczyny, adres powinien zawsze odpowiadać rzeczywistemu miejscu wykonywania działalności gospodarczej, a przynajmniej działalności statutowej zarządu, takiej jak odbywanie zgromadzeń i podejmowanie uchwał. Nieaktualny adres może bowiem rodzić szereg problemów z doręczeniem korespondencji, błędną właściwością urzędów, a także powodować konsekwencje podatkowe. 

Dane podane w trakcie rejestracji firmy w CEIDG można zmieniać wielokrotnie w ciągu jej prowadzenia. Kto może zmienić miejsce prowadzenia działalności? Prawo to posiada każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG lub KRS posiadający tytuł prawny do lokalu. W praktyce oznacza to, że jest jego właścicielem lub ma zawartą umowę najmu. Aktualizacji dokonuje właściciel JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) lub zarząd spółki – nie później niż w ciągu 7 dni od momentu zmiany.

Jak zgłosić zmianę w CEIDG lub KRS?

Sposób zgłoszenia zmiany miejsca prowadzenia działalności zależy od formy prawnej firmy. Przedsiębiorcy prowadzących jednooosbową działalność gospodarczą zgłaszają zmianę adresu za pomocą formularza CEIDG-1. Wniosek o zmianę danych w CEIDG można złożyć na trzy sposoby: 

1. online – za pośrednictwem portalu biznes.gov.pl, logując się profilem zaufanym lub e-dowodem;
2. osobiście w dowolnym urzędzie miasta lub gminy (wówczas niezbędny jest dowód tożsamości: dowód osobisty, paszport lub mDowód);
3. tradycyjną pocztą – wypełniony wniosek należy nadać listem poleconym, wraz z własnoręcznym podpisem potwierdzonym notarialnie.

Zmiana danych w CEIDG jest bezpłatna – wpis zostanie zaktualizowany najpóźniej w kolejnym dniu roboczym po złożeniu wniosku. Co ważne, wprowadzając zmiany za pomocą formularza CEIDG-1, przedsiębiorca nie musi samodzielnie przekazywać tej informacji do urzędu skarbowego, ZUS, KRUS czy GUS – dane są przekazywane automatycznie. 

W przypadku spółek zmiany dokonuje się poprzez wniosek o zmianę danych w KRS. Można to zrobić na dwa sposoby: 

1. za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (jeśli umowa spółki/akt założycielski zostały sporządzone u notariusza); 
2. za pomocą systemu teleinformatycznego S24 (pod warunkiem, że umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy w S24).

Zmiana miejsca prowadzenia działalności przez spółkę cywilną wymaga złożenia osobnego wniosku przez każdego wspólnika. Konieczna jest również aktualizacja danych spółki w rejestrze REGON.

Co się zmienia po aktualizacji adresu działalności?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności wpływa na funkcjonowanie firmy w wielu obszarach operacyjnych i administracyjnych. Kwestię podstawową stanowi firmowa korespondencja: wszystkie pisma urzędowe, decyzje administracyjne i zawiadomienia będą bowiem kierowane na nowy adres. Jeśli zatem adres w rejestrze nie zostanie zaktualizowany, doręczenie może zostać uznane za skuteczne, nawet jeśli przedsiębiorca w rzeczywistości nie odebrał przesyłki. 

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze także fakt, że wraz z modyfikacją miejsca prowadzenia działalności zmianie mógł ulec również urząd skarbowy właściwy dla rozliczeń VAT i PIT. Dla spółek oznacza to ponadto obowiązek aktualizacji danych w zgłoszeniu NIP-8. Należy też pamiętać o CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) oraz bankach.

Nowy adres staje się oficjalnym miejscem, gdzie potencjalnie może zostać przeprowadzona kontrola skarbowa. Dlatego musi być to lokal rzeczywiście dostępny – również w przypadku wirtualnych biur, które oferują obsługę korespondencji i dostęp do pomieszczeń w razie potrzeby.

Zmieniając adres prowadzenia działalności, przedsiębiorca musi też pamiętać o aktualizacji danych firmy na umowach, rachunkach i fakturach, a także poinformowaniu o tym fakcie swoich kontrahentów.

Zmiana adresu a wirtualne biuro – czy to dobre rozwiązanie?

Dla wielu przedsiębiorców zmiana miejsca działalności to dobry moment, by zoptymalizować model pracy i skorzystać z możliwości, jakie daje wirtualne biuro. To rozwiązanie pozwala bowiem prowadzić działalność bez konieczności wynajmu fizycznego lokalu, jednocześnie zapewniając firmie profesjonalny wizerunek, wygodę codziennego zarządzania biznesem i pełną zgodność z przepisami.

Wirtualne biuro w Biznes Spot to przede wszystkim: 

• prestiżowy adres firmy w centrum miasta;
• minimalizacja kosztów firmowych;
• większa prywatność;
• profesjonalne wsparcie administracyjne i obsługa korespondencji.

Wirtualne biuro to świetny wybór przy zmianie miejsca działalności dla przedsiębiorców, którym zależy na większej elastyczności – bez stresu i nadmiaru papierologii. Zmiana miejsca działalności nie musi być problemem. Z nami staje się prostym krokiem do rozwoju.