Spis treści
Podpis kwalifikowany i elektroniczny zyskują na popularności w kontaktach biznesowych i urzędowych. Szczególnie po pandemii COVID-19 coraz więcej osób korzysta z możliwości podpisywania dokumentów na odległość, oszczędzając czas i redukując papierową biurokrację. Dowiedz się, jakie są różnice między nimi i jak można je wykorzystać w codziennej działalności.
Co daje podpis elektroniczny
E-podpis pozwala zaoszczędzić czas. Zamiast chodzić po instytucjach i stać w kolejkach
można sprawy załatwić online. Można dzięki niemu zawierać niektóre umowy, jak umowy o
dzieło. Oczywiście wymagana jest tutaj zgoda obu stron. Dzięki niemu produkujemy mniej
dokumentów w wersji papierowej co oszczędza lasy, spalamy mniej benzyny. Jest to zatem
rozwiązanie proekologiczne.
Podpis elektroniczny a kwalifikowany podpis elektroniczny
Załatwiając sprawy w urzędach wielu z nas spotkało się z możliwością załatwienia
formalności online z wykorzystaniem profilu zaufanego. Polega to na tym, że na stronie
urzędu wybieramy taką opcję poświadczenia tożsamości, następnie wyświetlają się linki do
banków, wybieramy swój bank i logujemy się tam. Strona urzędu dostaje zwrotnie z naszego
banku potwierdzenie danych osobowych.
Problem w tym, że taki e-podpis działa tylko w niektórych urzędach i przy załatwianiu
niektórych spraw. Żeby to działało dany urząd musi mieć podpisaną umowę z danym
bankiem na potwierdzanie tożsamości. Niektóre banki w ogóle nie oferują takiego sposobu
weryfikacji.
Kwalifikowany podpis elektroniczny jest równoznaczny z podpisem osobistym. Można
dzięki niemu załatwiać właściwie wszystkie sprawy w kontaktach z urzędami i nie tylko.
Możliwości kwalifikowanego podpisu cyfrowego
Kwalifikowany podpis cyfrowy jest najbardziej zaawansowaną wersją podpisu
elektronicznego. Jest uznawany w Unii Europejskiej i w dużej części państw na świecie.
Można dzięki niemu zawierać na odległość wszelkie umowy na terenie Unii Europejskiej. Na
terenie Polski z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu cyfrowego można między innymi:
- zawierać umowy cywilno-prawne,
- składać deklaracje podatkowe w urzędach skarbowych,
- brać udział w aukcjach i przetargach,
- potwierdzać tożsamość w urzędach,
- składać wnioski w sądach,
- podpisywać i składać deklaracje w systemie Płatnik,
- przesyłać faktury elektroniczne,
- składać sprawozdania finansowe do KRS.
Jak uzyskać podpis kwalifikowany
Certyfikowany podpis elektroniczny jest płatny. Wykupuje się go na określony kilkuletni
okres. Można go uzyskać w formie pamięci USB z odpowiednim oprogramowaniem –
Certum Mini. Druga forma to aplikacja na telefon SimplySign. Podpis zapisany w pamięci
USB jest bardziej popularny, bo taką formę wybierają zazwyczaj firmy dla swoich
pracowników. Nad takim podpisem łatwiej zapanować, bo można go pracownikowi
rezygnującemu z pracy zwyczaje odebrać jak służbowy laptop.
Do uzyskania podpisu kwalifikowanego konieczna jest weryfikacja osoby, której ma służyć.
Do wyboru są trzy metody potwierdzenia tożsamości:
- w miejscu wybranym przez klienta,
- w siedzibie Biznes Spot,
- online.
Podpis kwalifikowany online
Dwie pierwsze metody są oczywiste, polegają na porównaniu dokumentów z osobą. Metoda online, choć najwygodniejsza wymaga trochę zachodu.
Klient łączy się z firmą sprzedającą podpis na Skype lub Teams. Tam pokazuje swój
dokument tożsamości i twarz. Osoba na drugim końcu łącza robi zrzuty ekranu i porównuje
zdjęcie w dokumencie z twarzą jego posiadacza. Następnie klient jest proszony o dokonanie
przelewu na kwotę jednego złotego (oczywiście do zwrotu) na rachunek firmy. To dodatkowo
potwierdza jego tożsamość.
E-podpis zapewne ma przyszłość w coraz bardziej cyfrowym świecie. Jak znikną papierowe
dokumenty pozostanie jedyną metodą podpisania się.
