How to conduct a change of place of business?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności to decyzja, za którą idą konkretne, niedające się pominąć formalności. Dotyczy to zarówno przedsiębiorców prowadzących jednoosobowe działalności, jak i spółek zarejestrowanych w KRS. W przypadku podmiotów posiadającym umowę spółki należy zwrócić uwagę, czy zmiana adresu firmy nie będzie wiązała się ze zmianą siedziby, a tym samym zmianą umowy spółki. Przeniesienie firmy pod nowy adres – również wirtualny – wymaga zgłoszenia tego faktu w odpowiednim urzędzie. Jak krok po kroku zaktualizować dane, uniknąć błędów i skutecznie wykorzystać zmianę adresu jako szansę na poprawę wizerunku i optymalizację firmowych kosztów? Odpowiadamy!

When and who can change their place of business?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności często wiąże się z nowym etapem rozwoju firmy – reorganizacją modelu pracy, przeprowadzką do większego biura lub – przeciwnie – rezygnacją z tradycyjnej przestrzeni biurowej na rzecz wirtualnego biura. Niezależnie od przyczyny, adres powinien zawsze odpowiadać rzeczywistemu miejscu wykonywania działalności gospodarczej, a przynajmniej działalności statutowej zarządu, takiej jak odbywanie zgromadzeń i podejmowanie uchwał. Nieaktualny adres może bowiem rodzić szereg problemów z doręczeniem korespondencji, błędną właściwością urzędów, a także powodować konsekwencje podatkowe. 

Dane podane w trakcie rejestracji firmy w CEIDG można zmieniać wielokrotnie w ciągu jej prowadzenia. Kto może zmienić miejsce prowadzenia działalności? Prawo to posiada każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG lub KRS posiadający tytuł prawny do lokalu. W praktyce oznacza to, że jest jego właścicielem lub ma zawartą umowę najmu. Aktualizacji dokonuje właściciel JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) lub zarząd spółki – nie później niż w ciągu 7 dni od momentu zmiany.

How to report a change in CEIDG or KRS?

How to report a change of place of business depends on the legal form of the company. Sole proprietors report a change of address using the CEIDG-1 form. An application for a change of data in the CEIDG can be submitted in three ways: 

1. online - through the business.gov.pl portal, logging in with a trusted profile or e-card;
2. in person at any city or municipal office (in which case proof of identity is required: ID card, passport or mDowód);
3. by traditional mail - the completed application should be sent by registered mail, accompanied by a notarized signature.

Changing data in CEIDG is free of charge - the entry will be updated no later than the next business day after the application is submitted. Importantly, when making changes using the CEIDG-1 form, the entrepreneur does not have to submit this information to the tax office, Social Security, KRUS or GUS on his own - the data is submitted automatically. 

W przypadku spółek zmiany dokonuje się poprzez wniosek o zmianę danych w KRS. Można to zrobić na dwa sposoby: 

1. za pomocą Portalu Rejestrów Sądowych (jeśli umowa spółki/akt założycielski zostały sporządzone u notariusza); 
2. za pomocą systemu teleinformatycznego S24 (pod warunkiem, że umowa spółki została zawarta na wzorcu umowy w S24).

Zmiana miejsca prowadzenia działalności przez spółkę cywilną wymaga złożenia osobnego wniosku przez każdego wspólnika. Konieczna jest również aktualizacja danych spółki w rejestrze REGON.

What changes when you update your business address?

A change of place of business affects the operation of the company in many operational and administrative areas. The primary issue is company correspondence: this is because all official letters, administrative decisions and notices will be addressed to the new address. Therefore, if the address in the register is not updated, delivery may be considered effective, even if the entrepreneur has not actually received the mail. 

Przedsiębiorcy powinni mieć na uwadze także fakt, że wraz z modyfikacją miejsca prowadzenia działalności zmianie mógł ulec również urząd skarbowy właściwy dla rozliczeń VAT i PIT. Dla spółek oznacza to ponadto obowiązek aktualizacji danych w zgłoszeniu NIP-8. Należy też pamiętać o CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) oraz bankach.

The new address becomes the official place where a tax inspection could potentially be conducted. Therefore, it must be a truly accessible location - including virtual offices that offer mail handling and access to the premises when needed.

When changing the business address, the entrepreneur must also remember to update the company's details on contracts, bills and invoices, as well as informing his contractors.

Change of address vs. virtual office - is it a good solution?

For many entrepreneurs, a change of business location is a good time to optimize the work model and take advantage of the opportunities offered by a virtual office. This is because this solution allows you to run your business without renting physical premises, while providing your company with a professional image, the convenience of daily business management and full regulatory compliance.

A virtual office in the Biznes Spot is first and foremost: 

• A prestigious business address in the city center;
• Minimizing corporate costs;
• greater privacy;
• Professional administrative support and correspondence handling.

A virtual office is a great choice for relocation for entrepreneurs who want more flexibility - without the stress and excess paperwork. Relocating your business doesn't have to be a problem. With us, it becomes a simple step to growth.