How to conduct a change of place of business?

Zmianę adresu firmy trzeba zgłosić w CEIDG albo KRS oraz zaktualizować dane wykorzystywane w korespondencji, dokumentach i rozliczeniach. W przypadku spółki zmiana miejscowości będącej jej siedzibą może dodatkowo wymagać zmiany umowy spółki. W artykule pokazujemy, jak przeprowadzić cały proces, których formalności dopilnować i kiedy warto przenieść firmę do wirtualnego biura.

When and who can change their place of business?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności często wiąże się z nowym etapem rozwoju firmy – reorganizacją modelu pracy, przeprowadzką do większego biura lub – przeciwnie – rezygnacją z tradycyjnej przestrzeni biurowej na rzecz wirtualnego biura. Niezależnie od przyczyny, adres powinien zawsze odpowiadać rzeczywistemu miejscu wykonywania działalności gospodarczej, a przynajmniej działalności statutowej zarządu, takiej jak odbywanie zgromadzeń i podejmowanie uchwał. Nieaktualny adres może bowiem rodzić szereg problemów z doręczeniem korespondencji, błędną właściwością urzędów, a także powodować konsekwencje podatkowe. 

Dane podane w trakcie rejestracji firmy w CEIDG można zmieniać wielokrotnie w ciągu jej prowadzenia. Kto może zmienić miejsce prowadzenia działalności? Prawo to posiada każdy przedsiębiorca zarejestrowany w CEIDG lub KRS posiadający tytuł prawny do lokalu. W praktyce oznacza to, że jest jego właścicielem lub ma zawartą umowę najmu. Aktualizacji dokonuje właściciel JDG (jednoosobowej działalności gospodarczej) lub zarząd spółki – nie później niż w ciągu 7 dni od momentu zmiany.

How to report a change in CEIDG or KRS?

Sposób zgłoszenia zmiany miejsca prowadzenia działalności zależy od formy prawnej firmy. Przedsiębiorcy prowadzących jednooosbową działalność gospodarczą zgłaszają zmianę adresu za pomocą formularza CEIDG-1. Wniosek o zmianę danych w CEIDG można złożyć na trzy sposoby: 

1. online - through the business.gov.pl portal, logging in with a trusted profile or e-card;
2. in person at any city or municipal office (in which case proof of identity is required: ID card, passport or mDowód);
3. by traditional mail - the completed application should be sent by registered mail, accompanied by a notarized signature.

Changing data in CEIDG is free of charge - the entry will be updated no later than the next business day after the application is submitted. Importantly, when making changes using the CEIDG-1 form, the entrepreneur does not have to submit this information to the tax office, Social Security, KRUS or GUS on his own - the data is submitted automatically. 

In the case of companies, changes are made by submitting a request for data modification to the National Court Register (KRS). This can be done in two ways: 

1. via the Court Register Portal (if the articles of association/memorandum of association were drawn up by a notary public); 
2. using the S24 ICT system (provided that the articles of association were concluded using the model agreement in S24).

A change in the place of business of a civil law partnership requires each partner to submit a separate application. It is also necessary to update the company's data in the REGON register.

What changes when you update your business address?

Zmiana miejsca prowadzenia działalności wpływa na funkcjonowanie firmy w wielu obszarach operacyjnych i administracyjnych. Kwestię podstawową stanowi firmowa korespondencja: wszystkie pisma urzędowe, decyzje administracyjne i zawiadomienia będą bowiem kierowane na nowy adres. Jeśli zatem adres w rejestrze nie zostanie zaktualizowany, doręczenie może zostać uznane za skuteczne, nawet jeśli przedsiębiorca w rzeczywistości nie odebrał przesyłki. 

Entrepreneurs should also bear in mind that, along with the change of business location, the tax office responsible for VAT and PIT settlements may also have changed. For companies, this also means an obligation to update their data in the NIP-8 declaration. The CRBR (Central Register of Beneficial Owners) and banks should also be taken into account.

Nowy adres staje się oficjalnym miejscem, gdzie potencjalnie może zostać przeprowadzona kontrola skarbowa. Dlatego musi być to lokal rzeczywiście dostępny – również w przypadku wirtualnych biur, które oferują obsługę korespondencji i dostęp do pomieszczeń w razie potrzeby.

When changing the business address, the entrepreneur must also remember to update the company's details on contracts, bills and invoices, as well as informing his contractors.

Change of address vs. virtual office - is it a good solution?

For many entrepreneurs, a change of business location is a good time to optimize the work model and take advantage of the opportunities offered by a virtual office. This is because this solution allows you to run your business without renting physical premises, while providing your company with a professional image, the convenience of daily business management and full regulatory compliance.

A virtual office in the Biznes Spot is first and foremost: 

• A prestigious business address in the city center;
• minimalizacja kosztów firmowych;
• większa prywatność dzięki oddzieleniu adresu firmowego od domowego;
• Professional administrative support and correspondence handling.

A virtual office is a great choice for relocation for entrepreneurs who want more flexibility - without the stress and excess paperwork. Relocating your business doesn't have to be a problem. With us, it becomes a simple step to growth.