Spis treści
Udane spotkanie biznesowe to nie tylko kwestia odpowiednich uczestników i planu, ale także właściwej organizacji przestrzeni. Wybór odpowiedniej sali może znacząco wpłynąć na atmosferę i efektywność spotkania. W artykule omówimy kluczowe aspekty, które warto wziąć pod uwagę podczas przygotowania sali konferencyjnej, aby zapewnić komfort uczestnikom i ułatwić realizację celów biznesowych.
Zasady dobrego spotkania biznesowego
Spotkanie biznesowe to taka wisienka na torcie. Kończy ono zazwyczaj pewien etap prac, który właśnie na spotkaniu zostanie podsumowany, wyciągnięte wnioski i ewentualnie wyznaczone następne kroki. Dlatego kluczowe jest dobre przygotowanie spotkania biznesowego.
Przygotowanie
Przygotowanie spotkania biznesowego trzeba zacząć od ustalenia listy uczestników i czasu. Warto zacząć od ustalenia terminu z najwyżej stojącymi w hierarchii firmy osobami. Zazwyczaj mają one najbardziej zapełnione kalendarze i trudno tam coś wcisnąć. Oczywiście trzeba do skorelować z terminarzami osób kluczowych dla projektu.
Zaproszenie na spotkanie biznesowe
Organizacja spotkań służbowych nie jest łatwa. Po wstępnym ustaleniu terminów z szefostwem i kluczowymi osobami wysyła się zaproszenie do zewnętrznego partnera czy partnerów spotkania biznesowego. Na tym etapie wewnętrzne ustalenia mogą lec w gruzach. Oni też mają swoje terminarze. Im więcej partnerów tym trudniej ustalić termin. Po skoordynowaniu terminów najważniejszych uczestników osoby mniej ważne dla projektu dostają zaproszenie, które mogą już tylko zaakceptować, albo nie, ewentualnie wysłać kogoś w zastępstwie.
Wybór miejsca spotkania służbowego
Wiele firm ma swoje własne sale konferencyjne. Jednak w przypadku spotkań z podmiotami zewnętrznymi lepsze może się okazać wynajęcie sali konferencyjnej na neutralnym gruncie. Wynajem sali konferencyjnej Warszawa nie jest trudne. Wybór jest spory. Dobrze, jeśli sala znajduje się w centrum Warszawy. Tu najłatwiej dotrzeć z różnych punktów miasta.
Punktualność
Spóźnienie się na spotkanie biznesowe jest zasadniczo objawem braku dobrego wychowania i może zostać odebrane jako wyraz lekceważenia. Spóźnienie nie powinno się zdarzyć. No chyba, że jest elementem taktyki i chęci pokazania swojej wyższości i właśnie lekceważenia partnera. Ale może to być broń obosieczna, bo druga strona może zrozumieć to jako wyraz braku prawdziwych argumentów przetargowych i słabości.
Uczestnicy spotkania powinni na nie przybyć kwadrans wcześniej. Daje to czas na rozebranie się, przywitanie z innymi uczestnikami, zamówienie kawy czy herbaty, jeśli jest przewidziana i zajęcie miejsca.
Przygotowanie sali konferencyjnej do spotkania służbowego
Zaczynamy wyboru miejsca spotkania biznesowego. Istotny jest nie tylko punkt na mapie miasta, ale też standard sali konferencyjnej i budynku, w którym się znajduje.
Odpowiedni rozmiar sali
Sale konferencyjne na wynajem w opisie mają podane, ile osób, przy jakim ustawieniu się w nich mieści. Ustawienie wybieramy zależnie od charakteru spotkania i liczby podmiotów. Zamawiając salę konferencyjną warto zostawić pewien margines miejsca. Może się bowiem okazać, że ktoś zabierze ze sobą eksperta czy inną osobę i nie zgłosi tego, albo zgłosi w ostatniej chwili. Po co komu nerwowe robienie zmian w ostatniej chwili.
Aranżacja sali konferencyjnej, czyli udane pierwsze wrażenie
Jak to ujął Andrzej Sapkowski „nigdy nie ma się drugiej okazji, żeby zrobić pierwsze wrażenie”. Dlatego warto dopracować każdy szczegół przygotowując salę konferencyjną do spotkania. Sala konferencyjna i jej aranżacja jest w dużym stopniu niemożliwa do zmienienia. Są tam stałe elementy jak chociażby dekoracje ścian, meble. Dlatego już na etapie wybierania miejsca spotkania biznesowego trzeba zdecydować jakiego typu wystrój będzie odpowiedni dla nas i naszych gości. W wybranym miejscu aranżacja sali konferencyjnej będzie ograniczona do ustawiania zastanych elementów.
Wyposażenie — sprawny sprzęt multimedialny
Prezentacje, filmy to coś bez czego nie obejdzie się dzisiaj prawie żadne spotkanie. W salce na kilka osób sprzęt multimedialny można ograniczyć do telewizora łączącego się z Internetem. W większym obiekcie konieczne jest nagłośnienie sali konferencyjnej. Musi się tam też znaleźć odpowiedniej wielkości, czytelny z każdego miejsca ekran.
Przed rozpoczęciem spotkania prowadzący je musi się nauczyć obsługi zainstalowanych urządzeń.
Obsługa sali konferencyjnej
To jedno z zadań obsługi sali konferencyjnej. To ona musi przed spotkaniem nauczyć prowadzącego czy osobę wyznaczoną przez najemcę, jak obsługiwać zamontowany sprzęt. Oni też muszą wyregulować urządzenia tak, żeby nie było sprzężeń a ekran był dostatecznej i nie za dużej jasności. Później ich rola ograniczy się do włączenia sprzętu i pozostawania w pogotowiu na wszelki wypadek. Zwykle bowiem spotkania biznesowe są poufne i nikt z zewnątrz nie może w nich uczestniczyć.
Profesjonalny catering biznesowy
Jeśli spotkanie biznesowe ma trwać kilka godzin organizator powinien zapewnić profesjonalny catering biznesowy. Nie ma co wymyślać samemu menu, firmy dostarczające jedzenie proponują wypróbowane zestawy. Zazwyczaj firmy oferujące sale konferencyjne na wynajem współpracują na stałe z dostawcami cateringu także ten element można im zlecić.
Najlepsze sale na spotkanie biznesowe w Warszawie
Jak już pisaliśmy najlepszą lokalizacją na organizację spotkań biznesowych są centra miast. Biznes Spot dysponuje salami konferencyjnymi w samym centrum Warszawy przy Nowogrodzkiej tuż obok Hotelu Marriott. Oferujemy też niewielką salę spotkań na Powiślu przy Wiślanej i drugą przy Placu Powstańców Warszawy.
