Optymalizacja kosztów w firmie – dlaczego warto skorzystać z biura serwisowanego?

Gdy analizujesz miesięczne wydatki firmy, sam czynsz za biuro jest tylko jedną z pozycji. Do kosztu powierzchni dochodzą wyposażenie, internet, sprzątanie, obsługa administracyjna, sale spotkań czy przestrzeń, która przez część tygodnia pozostaje niewykorzystana.

Optymalizacja kosztów w firmie nie musi oznaczać prostego cięcia wydatków. Chodzi raczej o takie zorganizowanie zaplecza, aby firma płaciła za zasoby, których rzeczywiście potrzebuje. W przypadku kosztów biurowych jedną z możliwości jest zastąpienie tradycyjnego najmu biurem serwisowanym, a w firmach działających głównie zdalnie — wirtualnym biurem.

Na czym polega optymalizacja kosztów w firmie?

Optymalizacja kosztów oznacza analizę wydatków i zmianę sposobu korzystania z zasobów tak, aby firma nie finansowała tego, czego faktycznie nie potrzebuje. Nie zawsze chodzi więc o wybór najtańszej dostępnej opcji.

Strategie optymalizacji kosztów inaczej wyglądają w dużej spółce giełdowej a inaczej w firmie kilkuosobowej. Przy kontroli przychodów i kosztów spółki pomocna jest pełna księgowość prowadzona przez doświadczone biuro. W dużej spółce planowanie optymalizacji kosztów, optymalizacja budżetu jest długotrwałym procesem i składa się na niego wiele cięć i przesunięć finansowych.

Dobrym przykładem jest biuro. Lokal z niższym czynszem może ostatecznie okazać się droższy, jeżeli trzeba go wyposażyć, przygotować do pracy, podpisać osobne umowy na internet i inne usługi oraz utrzymywać powierzchnię, która przez część czasu pozostaje pusta.

Dlatego przy analizie kosztów warto patrzeć szerzej — na całkowity koszt korzystania z przestrzeni w określonym czasie. Więcej o różnych pozycjach pojawiających się w budżecie przedsiębiorcy opisujemy również w artykule o kosztach założenia firmy i prowadzenia działalności gospodarczej.

Gdzie ucieka kapitał? Tradycyjny wynajem a koszty firmy

Przy tradycyjnym najmie koszt biura nie kończy się na kwocie widocznej w umowie jako czynsz. Przed rozpoczęciem pracy trzeba często ponieść również wydatki potrzebne do przygotowania samej przestrzeni.

W zależności od lokalu mogą do nich należeć:

• kaucja i inne koszty związane z rozpoczęciem najmu;
• wykończenie lub dostosowanie pomieszczeń;
• zakup biurek, foteli, szaf i wyposażenia kuchni;
• drukarka, niszczarka i pozostałe urządzenia biurowe;
• konfiguracja internetu i infrastruktury IT;
• sprzątanie i bieżące utrzymanie;
• obsługa recepcji lub sekretariatu;
• koszty powierzchni niewykorzystywanej przez cały czas.

Właśnie dlatego porównywanie wyłącznie miesięcznego czynszu może prowadzić do błędnych wniosków.

Warto również zwrócić uwagę na długość zobowiązania. Im trudniej dopasować powierzchnię do zmian liczby pracowników, tym większe ryzyko, że firma będzie przez wiele miesięcy finansowała metraż wynajęty wcześniej „na zapas”. Przy tradycyjnej umowie znaczenie mają również zasady jej przedłużania, wypowiedzenia i rozliczania dodatkowych opłat. Szerzej omawiamy to w poradniku: umowa najmu biura — na co zwrócić szczególną uwagę?

Wirtualne biuro czy biuro serwisowane – które rozwiązanie lepiej odpowiada na potrzeby firmy?

Jeżeli potrzebujesz fizycznego miejsca do codziennej pracy, bardziej naturalnym wyborem będzie biuro serwisowane. Jeśli firma działa głównie zdalnie i potrzebuje przede wszystkim adresu oraz obsługi korespondencji, warto rozważyć wirtualne biuro.

Oba modele pozwalają ograniczyć część kosztów związanych z samodzielnym utrzymywaniem tradycyjnej powierzchni, ale rozwiązują inne problemy.

Model	Do czego służy przede wszystkim?	Za co nie musisz organizować zaplecza samodzielnie?	Dla kogo może być odpowiedni?
Wirtualne biuro	adres rejestrowy i korespondencyjny oraz obsługa poczty	stała powierzchnia biurowa i własna recepcja	firmy zdalne, freelancerzy, JDG, część spółek
Biuro serwisowane	regularna praca zespołu w gotowym gabinecie lub biurze	wyposażenie, część infrastruktury i obsługi biura	małe zespoły, firmy projektowe, rozwijające się przedsiębiorstwa
Sala na godziny	spotkania, rekrutacje, prezentacje i szkolenia	utrzymywanie własnej dużej sali przez cały miesiąc	firmy korzystające z przestrzeni okazjonalnie

Wirtualne biuro – gdy firma nie potrzebuje stałej przestrzeni

Wirtualne biuro pozwala korzystać z adresu firmy i obsługi korespondencji bez wynajmowania gabinetu do codziennej pracy. W Biznes Spot zakres zależy od wybranego pakietu — od samego adresu i odbioru korespondencji po bardziej rozbudowaną obsługę.

Taki model może być szczególnie użyteczny dla przedsiębiorców pracujących u klientów, z domu, w podróży lub w rozproszonych zespołach. Oddzielenie adresu firmowego od prywatnego pozwala również ograniczyć konieczność posługiwania się adresem mieszkania w kontaktach biznesowych.

Jeśli chcesz dokładniej poznać zasady działania tej usługi, zobacz kompendium wiedzy o wirtualnym biurze.

Biuro serwisowane – fizyczna przestrzeń bez urządzania jej od zera

Biuro serwisowane to gotowa przestrzeń do pracy z wyposażeniem i zapleczem potrzebnym do codziennego funkcjonowania. Firma może więc rozpocząć pracę bez samodzielnego kupowania mebli, organizowania recepcji czy kompletowania podstawowych urządzeń biurowych.

To właśnie ten element był jedną z najważniejszych zalet opisywanych już w pierwotnej wersji tego artykułu: zamiast inwestować w urządzenie własnego lokalu, przedsiębiorca korzysta z infrastruktury, która już istnieje.

Zakres usług zawsze warto jednak sprawdzić przed podpisaniem umowy. „Serwisowane” nie oznacza automatycznie, że każda dodatkowa usługa jest nieograniczona i zawarta w jednej cenie.

3 obszary, w których elastyczne biuro wspiera optymalizację kosztów

1. Ograniczasz część wydatków potrzebnych na start

Urządzanie własnej siedziby oznacza nie tylko znalezienie lokalu. Trzeba przygotować go do pracy i kupić wyposażenie: biurka, fotele, szafy, drukarkę, wyposażenie kuchni czy podstawową infrastrukturę techniczną.

W biurze serwisowanym duża część tego zaplecza jest już dostępna. Dzięki temu firma nie musi angażować na początku tak dużej części środków w przygotowanie przestrzeni.

Nie oznacza to automatycznie, że model serwisowany zawsze będzie tańszy. Pozwala jednak uniknąć części wydatków inwestycyjnych i szybciej rozpocząć pracę.

2. Współdzielisz infrastrukturę i obsługę administracyjną

Nie wszystkie elementy biura są wykorzystywane przez osiem godzin dziennie. Dobrym przykładem są sala konferencyjna, drukarka, niszczarka, kuchnia czy zaplecze recepcyjne.

W modelu serwisowanym koszty utrzymania takiej infrastruktury są rozłożone pomiędzy więcej użytkowników. Firma nie musi więc samodzielnie tworzyć zaplecza, którego potrzebuje tylko od czasu do czasu.

Podobnie działa obsługa recepcji. Zamiast organizować oddzielne stanowisko wyłącznie do witania gości czy obsługi bieżących spraw biurowych, przedsiębiorca może korzystać z infrastruktury operatora w zakresie przewidzianym w umowie.

3. Dopasowujesz przestrzeń do aktualnej skali działalności

Jednym z największych problemów tradycyjnego biura jest konieczność przewidywania, jak duży zespół firma będzie miała za rok lub dwa.

W modelu elastycznym łatwiej ograniczyć wynajmowanie przestrzeni „na zapas”. Mały zespół może zacząć od niewielkiego biura, a w miarę rozwoju szukać większego gabinetu lub dodatkowych stanowisk.

Podobnie w przypadku spotkań. Jeżeli sala konferencyjna jest potrzebna kilka razy w miesiącu, bardziej racjonalne może być jej wynajmowanie na godziny niż utrzymywanie dużego pomieszczenia przez cały miesiąc.

Lokalizacja biura także ma wymiar kosztowy

W pierwotnej wersji artykułu zwracaliśmy uwagę na znaczenie dogodnej lokalizacji. Ten argument nadal jest aktualny, ale warto spojrzeć na niego nie tylko przez pryzmat wygody.

Długi dojazd oznacza czas pracowników i osób zarządzających firmą. Lokalizacja ma znaczenie również wtedy, gdy zespół regularnie spotyka się z klientami lub przemieszcza pomiędzy biurem a innymi punktami w mieście.

Dlatego przy porównywaniu ofert nie warto analizować wyłącznie ceny za metr czy stanowisko. Istotne mogą być również:

• dostęp do transportu publicznego;
• czas dojazdu zespołu;
• możliwość organizacji spotkań na miejscu;
• dostęp do sal tylko wtedy, gdy są potrzebne;
• łatwość dotarcia klientów i kontrahentów.

Dla jakich firm tradycyjne biuro nie zawsze jest potrzebne?

Nie każda firma potrzebuje tego samego modelu przestrzeni. To właśnie dlatego optymalizacja kosztów biurowych powinna zaczynać się od sposobu pracy, a nie od samego cennika.

Startupy, konsultanci i freelancerzy

Osoba pracująca głównie przy komputerze lub u klientów może nie wykorzystywać własnego lokalu przez większość tygodnia. Utrzymywanie stałej powierzchni tylko po to, żeby mieć adres firmy i miejsce na sporadyczne spotkanie, nie zawsze będzie racjonalne.

W takim przypadku można połączyć wirtualny adres z salą spotkań wynajmowaną wtedy, gdy rzeczywiście jest potrzebna.

Dodatkową kwestią jest prywatność. Przedsiębiorca może nie chcieć posługiwać się adresem mieszkania w publicznie dostępnych danych firmy. Różnice między tymi rozwiązaniami opisujemy szerzej w materiale adres prywatny czy wirtualne biuro.

Spółki i firmy pracujące hybrydowo

W przypadku zespołu pojawiającego się w biurze tylko w wybrane dni warto policzyć faktyczne wykorzystanie powierzchni. Utrzymywanie dużego lokalu przez cały miesiąc może nie mieć uzasadnienia, jeśli większość pracy odbywa się zdalnie.

Przy takim modelu znaczenie ma również organizacja pracy zdalnej w firmie.

Możliwy jest wtedy model pośredni: adres i obsługa korespondencji w ramach wirtualnego biura, dostęp do sal spotkań oraz — gdy zespół potrzebuje regularnej przestrzeni — biuro serwisowane.

W kwestiach rejestrowych trzeba zawsze zadbać o odpowiednią umowę i prawo do korzystania ze wskazanego adresu. W przypadku jednoosobowej działalności przedsiębiorca zgłaszający adres do CEIDG musi posiadać do niego tytuł prawny.

Optymalizacja kosztów w Biznes Spot – od adresu po fizyczne biuro

Biznes Spot działa jako centrum wsparcia biznesu, dlatego firma może korzystać z różnych elementów zaplecza zależnie od aktualnych potrzeb. Oferta obejmuje trzy lokalizacje w warszawskim Śródmieściu:

• pl. Powstańców Warszawy 2;
• ul. Nowogrodzką 56a;
• ul. Wiślaną 8.

Podstawowe pakiety adresowe zaczynają się od 59 zł miesięcznie przy płatności za 12 miesięcy. Cena i zakres obsługi różnią się jednak w zależności od lokalizacji, pakietu i sposobu rozliczenia, dlatego przed wyborem warto porównać nie tylko cenę, ale też faktycznie potrzebne usługi.

Potrzeba firmy	Rozwiązanie
adres do rejestracji i korespondencji	wirtualne biuro
regularne miejsce pracy dla zespołu	biuro serwisowane
spotkania tylko kilka razy w miesiącu	sala konferencyjna wynajmowana na godziny
uporządkowanie finansów i rozliczeń	usługi księgowe
wsparcie przy zakładaniu lub prowadzeniu firmy	doradztwo i usługi biznesowe

Dzięki temu przedsiębiorca nie musi od razu budować pełnego zaplecza we własnym zakresie. Może dobierać kolejne elementy wraz ze zmianą sposobu działania firmy.

FAQ – optymalizacja kosztów biurowych

Czy biuro serwisowane zawsze jest tańsze od tradycyjnego?

Nie. Wynik zależy między innymi od wielkości zespołu, okresu najmu, standardu lokalu i zakresu dodatkowych usług. Biuro serwisowane jest szczególnie warte porównania wtedy, gdy istotne są niskie nakłady początkowe, gotowa infrastruktura i możliwość łatwiejszego dopasowania powierzchni do aktualnych potrzeb.

Jak poprawnie porównać koszt dwóch modeli biura?

Nie porównuj wyłącznie czynszu. Zsumuj wydatki na cały analizowany okres: kaucję, przygotowanie lokalu, wyposażenie, internet, sprzątanie, administrację, wyposażenie wspólne, sale spotkań oraz koszt niewykorzystanej powierzchni. Dopiero taki rachunek pokazuje realną różnicę pomiędzy modelami.

Czy wirtualnego biura można użyć jako adresu firmy?

Tak, wirtualne biuro może zapewniać adres wykorzystywany do rejestracji działalności, o ile zakres zawartej umowy daje przedsiębiorcy odpowiednie prawo do korzystania z tego adresu. W przypadku CEIDG przedsiębiorca musi posiadać tytuł prawny do adresu, który zgłasza. Warto również sprawdzić zakres obsługi korespondencji oraz zasady dotyczące konkretnych formalności. Więcej informacji znajdziesz w artykule wirtualne biuro a urząd skarbowy.

Zamiast ciąć koszty, dopasuj je do sposobu działania firmy

Skuteczna optymalizacja kosztów nie powinna polegać na szukaniu oszczędności za wszelką cenę. Lepszym punktem wyjścia jest pytanie: za jakie zasoby firma płaci, mimo że nie wykorzystuje ich w pełni?

W przypadku biura odpowiedzią może być rezygnacja z części stałych zobowiązań na rzecz bardziej elastycznego modelu. Firma potrzebująca codziennej przestrzeni może rozważyć biuro serwisowane. Przedsiębiorca pracujący zdalnie — wirtualny adres i salę spotkań używaną tylko wtedy, gdy jest potrzebna.