Zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa to jedno z podstawowych zadań kierownictwa. Każdą firmę mogą bowiem pogrążyć zbyt wysokie koszty. Optymalizacja kosztów w firmie powinna być procesem stałym cały czas towarzyszącym jej prowadzeniu.
Definicja optymalizacji kosztów to według Encyklopedii Zarządzania długoterminowe działanie polegające na ustalaniu optymalnej wysokości kosztów, którego celem jest zwiększenie efektywności, zmniejszenie kosztów jednostkowych, poprawa jakości i poziomu obsługi, ale też minimalizowanie ryzyka.
Niektóre z tych celów wydają się być sprzeczne ze sobą. Dlatego między innymi proces optymalizacji kosztów jest zadaniem trudnym a planowanie optymalizacji kosztów może zająć dużo czasu. I warto pamiętać, że definicja optymalizacji kosztów zakłada, że jest to proces długotrwały a właściwie permanentny.
Optymalizacja kosztów – przykłady obniżenia kosztów za pomocą biura serwisowanego
Dostępne są różne metody optymalizacji kosztów. Często stosowaną metodą jest zwalnianie doświadczonej załogi i zatrudnianie młodych, niewiele potrafiących pracowników, albo zmniejszanie liczby zatrudnionych. Optymalizacja firmowa może też polegać na wypychaniu pracowników z etatów na umowy cywilnoprawne. Korzyści z optymalizacji odbywającej się kosztem pracowników prowadzą często do utraty pozycji rynkowe.
Optymalizacja kosztów w firmie odbywa się często przez zmianę dostawców potrzebnych produktów, ich rodzajów czy jakości. Taka polityka też może spowodować, że korzyści z optymalizacji zostaną zniwelowane przez straty na rynku.
Fakt na czym polega optymalizacja kosztów ma kluczowe znaczenie dla firmy. Może bowiem cofać ją w rozwoju a może pchnąć na szerokie wody. Przykładem przynoszącej korzyści optymalizacji kosztów jest wdrożenie nowych innowacyjnych metod realizacji celów firmy. Z kolei przykładem możliwości optymalizacji kosztów neutralnej bądź pozytywnej dla pozycji firmy jest outsourcing kosztów przez zmianę miejsca prowadzenia biznesu, czyli rezygnacja z własnej siedziby na rzecz biura serwisowanego.
Ready-to-use, czyli wyposażenie przestrzeni
Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa przez wybranie na siedzibę biura serwisowanego będzie korzystniejsza jeśli zostanie podjęta już na początku działalności. Firma nie ponosi bowiem niepotrzebnych kosztów początkowych. Ale można można się na to zdecydować również później.
Urządzanie własnej siedziby firmy wymaga poniesienia kosztów materiałów i urządzeń niezbędnych do pracy. Poza tym pomieszczenia trzeba od zera urządzić: pomalować, położyć wykładziny, pociągnąć sieć komputerową, etc.
Oszczędne zarządzanie kosztami przedsiębiorstwa można zacząć już na początku przez wynajęcie biura serwisowanego zamiast budowania własnej siedziby. Optymalizacja kosztów dotyczy wtedy całej infrastruktury niezbędnej do działalności firmy bez inwestowania we własną przestrzeń.
Optymalizacja kosztów dotyczy nie tylko samego zagospodarowania przestrzeni, ale również części wyposażenia biurowego. Zbędne stają się wydatki na drukarkę, ekspres do kawy, niszczarkę dokumentów itp. To wszystko już czeka gotowe do użytku.
Aranżacje nowoczesnych biur serwisowanych pozwalają na doskonałe dostosowanie gotowych do użycia przestrzeni do specyfiki każdej firmy.
Współdzielenie i ograniczenie kosztów stałych
Istotne obszary ograniczania kosztów znaleźć można w przestrzeniach i i urządzeniach, które nie są użytkowane bez przerwy. Wynajem biura serwisowanego pozwala zoptymalizować koszty działalności firmy dzięki współdzieleniu części powierzchni takich jak sale konferencyjne, kącik socjalny itp. Współdzielić można również drukarkę, niszczarkę i inne urządzenia jak ekspres do kawy.
Optymalizacja firmowa w przypadku biura serwisowanego polega też na wspólnym, z innymi firmami opłacaniu niektórych usług takich jak obsługa sekretarska, sprzątanie, prace konserwatorskie, itp.
Proces optymalizacji kosztów a korzyści wynajmu biura serwisowanego
Strategie optymalizacji kosztów inaczej wyglądają w dużej spółce giełdowej a inaczej w firmie kilkuosobowej. W dużej spółce planowanie optymalizacji kosztów, optymalizacja budżetu jest długotrwałym procesem i składa się na niego wiele cięć i przesunięć finansowych. Przy dużej skali optymalizacja finansowa wynajmu powierzchni biurowej ma niewielkie znaczenie.
Odwrotnie w małych firmach. Tutaj strategie optymalizacji kosztów mogą się w dużym stopniu opierać na oszczędnościach w wynajmie biura.
Elastyczne pakiety – możliwości optymalizacji kosztów według indywidualnych potrzeb
Optymalizacja kosztów przedsiębiorstwa przez wynajem biura serwisowanego jest bardzo elastyczna. Zależnie od potrzeb outsourcing kosztów może tutaj mieć różny zakres. Można się ograniczyć do samego wynajmu pokoi do pracy. Można wykupić pełen pakiet i korzystać w pełnym zakresie z sekretariatu, sali konferencyjnej, kawy, herbaty i jeszcze prosić o zakup kwiatów czy odebranie prania.
W małej firmie optymalizacja kosztów może przybrać bardzo różne oblicza a dzięki optymalizacji kosztów biurowych można uniknąć cięć w innych obszarach.
Skuteczna optymalizacja kosztów dla rozwijającej się firmy
Do tego, że trzeba optymalizować koszty nie trzeba chyba przekonywać nikogo kto zajmuje się biznesem. Szczególnie ważne jest obniżanie kosztów w przypadku nowych, dopiero startujących firm.
Biuro serwisowane jest bardzo dobrym rozwiązaniem pozwalającym na obniżanie kosztów. Pozwala na bardzo elastyczne metody optymalizacji kosztów. Korzystając z takiego rozwiązania można na początek wynająć tylko jeden pokój do pracy a w miarę rozszerzania działalności wynajmować coraz większą powierzchnię. To oczywiście tylko przykład na to jak optymalizacja finansowa może być realizowana w rozwijającej się firmie.
Efektywna optymalizacja kosztów jest możliwa również w przypadku niepowodzenia przedsięwzięcia. Umowę z biurem serwisowanym rozwiązuje się stosunkowo szybko i nie trzeba płacić za niepotrzebne już pomieszczenia.
Efektywność pracownika a dogodna lokalizacja
Obniżenie kosztów to nie jedyna korzyść z wynajmu biura serwisowanego. Za te same pieniądze co własne biuro można wynająć biuro serwisowane w dużo dogodniejszym miejscu.
Lepszy dostęp do komunikacji miejskiej pozwala pracownikom zmniejszyć koszty dojazdu do pracy. Ma to też znaczenie, jeśli pracownicy muszą jeździć do klientów. Dojazd zajmuje im mniej czasu co znowu pozwala zmniejszyć koszty.
Nie bez znaczenia może być fakt, że blisko są knajpki nastawione na klientów wyskakujących z pracy na lunch.
Biuro serwisowane, czyli biuro optymalizacji kosztów Twojej firmy
Podsumujmy, w małej firmie optymalizacja kosztów może się odbyć w dużej mierze dzięki rezygnacji z urządzania własnego biura na rzecz wynajmu biura serwisowanego. Taki ruch pozwala skutecznie optymalizować koszty, bo w gotowym biurze można pozwolić sobie na elastyczne warunki wynajmu.
Efektywna optymalizacja kosztów w biurze serwisowanym polega też na pokrywaniu przez kilka firm wydatków na administrację. Służy temu również współdzielenie sal konferencyjnych, kącika socjalnego i innych obszarów.
No i ostatnie choć nie najmniej ważne. Urządzanie własnego biura wymaga podpisania z właścicielem budynku umowy na kilka lat oraz zakupu mebli, zawarcia umowy z dostawcą internetu itp. To oznacza duże koszty początkowe na starcie biznesu. Wynajęcie biura serwisowanego pozwala skutecznie optymalizować koszty. A dzięki optymalizacji kosztów zostają pieniądze na inne rzeczy.
