Spis treści
Sale konferencyjne muszą być dostosowane do różnych potrzeb użytkowników – od wielkości i układu po wymagania techniczne i prawne. Ich wyposażenie powinno sprzyjać komfortowi oraz skutecznej komunikacji. W artykule omawiamy kluczowe aspekty, na które warto zwrócić uwagę przy wyborze odpowiedniego miejsca na spotkanie.
Rodzaje sal konferencyjnych
Sala konferencyjna ma być dostosowana do potrzeb osób, które się w niej spotykają, a nie odwrotnie. Zazwyczaj takie miejsca są urządzone w taki sposób, że dość łatwo daje się zmienić ich układ. Tak są urządzone sale konferencyjne w Warszawie należące do Biznes Spot. Ale pewne elementy wyposażenia mogą okazać się nie do przeskoczenia.
Sala konferencyjna na spotkanie zarządu dużej firmy ma dodawać powagi jej uczestnikom. Meble mogą być nowoczesne, ale z górnej półki. Może też być wyposażona w antyki, czy stylizowane na antyki meble.
Nie będą się tam dobrze czuli członkowie zespołu startupowego. Na ich spotkania bardziej odpowiednie są pufy, czy nawet skrzynki na owoce.
Większość firm oferujących sale konferencyjne w Warszawie, trzymają się złotego środka między tymi skrajnościami. W końcu zarządy firm zwykle mają swoje pomieszczenia, a startupowcy pewnie pójdą do pubu.
Jaki powinien być układ sali konferencyjnej?
Jest kilka najpopularniejszych układów sal konferencyjnych.
Teatr, widownia
W takim układzie wyposażenie sali konferencyjnej ogranicza się do krzeseł. Wszystkie skierowane w stronę prelegenta. Przy takim ustawieniu na danej powierzchni może się pomieścić najwięcej osób.
Podkowa, U
To ustawienie nadaje się na formalne spotkania, na przykład przedstawicieli dwóch firm. Taki układ ułatwia komunikację. Na szczycie zasiadają osoby prowadzące spotkanie.
Układ konferencyjny
Tu mamy jeden prostokątny, szeroki stół. Taki układ nadaje się na spotkania raczej niewielkiego grona osób.
Klasa
W tym przypadku stoły i krzesła są skierowane w kierunku prowadzącego spotkanie. Taki układ stosuje się, jeśli uczestnikom trzeba zapewnić stoły do notowania albo wykonywana zadań.
Okrągły stół
Rzadko stosowany układ, bo wymaga bardzo dużo miejsca i specjalnych mebli, które dadzą się tak zestawić. Podkreśla równoprawność uczestników spotkania. Stosowany często w kontaktach międzypaństwowych.
Ile m2 przypada na 1 osobę w sali konferencyjnej?
Jeśli chodzi o przestrzeń przypadającą na jedną osobę w sali konferencyjnej, mamy pewne wskazania. Unijne standardy przewidują dwa metry kwadratowe na osobę. To powierzchnia pozwalająca się czuć dość komfortowo, a jednocześnie dająca poczucie uczestnictwa w zgromadzeniu.
Ale nie jest to sztywny wymóg i można uczestników posadzić gęściej, albo luźniej. Dużo tu zależy od sprawności wentylacji a latem klimatyzacji w pomieszczeniu. Powierzchnia na osobę jest też zależna od ustawienia mebli podczas spotkania, o czym była mowa powyżej.
Czy istnieje minimalna wymagana wysokość sali konferencyjnej?
Tę akurat kwestię reguluje prawo. Są normy wysokości pomieszczeń, w których mają przebywać ludzie. Uzależnione są od wielu czynników takich, jak liczba osób, czy pomieszczenie jest na antresoli, do czego jest przeznaczone, czy występują czynniki szkodliwe, itp.…
Wysokość sali konferencyjnej musi wynosić minimum 3 – 3,3 metra. Dopuszczalne jest obniżenie tej wysokości do nie mniej niż 2,5 metra w przypadku zastosowania instalacji nawiewowej lub klimatyzacji. Trzeba jednak w takim przypadku uzyskać zgodę wojewódzkiego inspektora sanitarnego.
Nagłośnienie w salach konferencyjnych — czy jest obowiązkowe?
Wyposażenie sali konferencyjnej musi być takie, żeby spełniała ona swoją rolę miejsca, gdzie ludzie przekazują sobie informacje. Nie ma tutaj sztywnych wymogów.
Jeśli jest to mała sala konferencyjna na kilka osób, nie ma potrzeby instalowania w niej nagłośnienia. Oczywiście jeśli mówimy o sali konferencyjnej na kilkadziesiąt czy kilkaset osób konieczne jest zainstalowanie nagłośnienia. W przypadku gdy uczestnicy spotkania mają zabierać bez ograniczeń głos w dyskusji, warto zainstalować system telekonferencyjny z mikrofonem dostępnym dla każdego uczestnika.
Ale skoro już mowa o wyposażeniu sali konferencyjnej to oprócz nagłośnienia konieczne jest umożliwienie prowadzenia prezentacji czy wyświetlania innych treści. Sala powinna mieć zainstalowany ekran i projektor, bądź telebim. W małych salach może to być telewizor.
Jakie oświetlenie powinna mieć sala konferencyjna?
Podstawowe oświetlenie sali konferencyjnej powinno umożliwiać w każdym jej miejscu swobodne czytanie. To podstawa. Dobrze, jeśli oświetlenie da się płynnie przyciemniać i rozjaśniać. Kolejnym udogodnieniem będzie możliwość podziału sali na strefy, jeśli chodzi o intensywność oświetlenia.
Przy okazji oświetlenia warto wspomnieć jeszcze o oknach. Większość spotkań odbywa się w czasie, gdy jest jasno na dworze. Można założyć, że dzieje się tak nawet zimą. Z tego względu, jeśli sala ma okna, powinna być możliwość skutecznego zasłonięcia ich. Ostre światło słoneczne wpadające przez okna może wręcz uniemożliwić śledzenie prezentacji.
Sala konferencyjna dawno przestała być znanym z poprzedniej epoki dużym pokojem ze stołem na środku i krzesłami. Teraz musi spełniać wiele innych warunków, co wynika z rozwoju branży jak i techniki. Wszystkie sale konferencyjne Biznes Spot spełniają podstawowe kryteria i wymagania. Oferujemy także doskonałe warunki na wynajem sal konferencyjnych oraz wynajem sal szkoleniowych w Warszawie, dostosowane do różnorodnych potrzeb i oczekiwań naszych klientów.
