Spis treści
Wybór siedziby firmy to nie tylko formalność, ale też decyzja mająca wpływ na wizerunek, koszty i wygodę prowadzenia działalności. Dla wielu przedsiębiorców – zwłaszcza tych niepotrzebujących fizycznego biura – kluczowe staje się znalezienie adresu, który będzie nie tylko zgodny z przepisami, ale też korzystny biznesowo. Nie masz biura, a musisz podać adres firmy? Zastanawiasz się, co wpisać w CEIDG, na fakturze czy w umowie? W tym artykule rozwiewamy najczęstsze wątpliwości, tłumaczymy różnice między siedzibą firmy a miejscem prowadzenia działalności i pokazujemy, jak wybrać najlepsze rozwiązanie.
Czym jest siedziba firmy i jak się ma do innych adresów?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) nie ma formalnego obowiązku wskazywania siedziby firmy jako konkretnej miejscowości. Właściciele JDG muszą zgłosić do CEIDG przede wszystkim adres do doręczeń, czyli miejsce odbioru korespondencji dotyczącej działalności.
Jeśli działalność jest prowadzona w stałym miejscu, do CEIDG należy również zgłosić adres stałego miejsca prowadzenia działalności, który może być określony poprzez adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania). Gdy – oprócz głównego miejsca prowadzenia działalności – firma ma dodatkowe stałe miejsca działania (filie, oddziały), wszystkie powinny zostać zgłoszone do CEIDG. Z kolei w sytuacji braku stałego miejsca prowadzenia działalności, gdy np. odbywa się ona w sposób mobilny, przedsiębiorca nie musi podawać stałego adresu. Wystarczy we wniosku do CEIDG zaznaczyć opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności”, wskazując jedynie adres do doręczeń.
Nieco inaczej wygląda to w przypadku spółek prawa handlowego. W tym przypadku konieczne jest bowiem wskazanie siedziby spółki, czyli miejscowości, w której ma siedzibę organ zarządzający (np. Warszawa). Natomiast adres spółki wskazuje lokalizację budynku lub lokalu. To zatem konkretny adres w danej miejscowości (ulica, numer budynku/lokalu, kod pocztowy, np. ul. Nowogrodzka 56, 00-695 Warszawa).
Czy wszystkie adresy firmy mogą być takie same?
Wielu przedsiębiorców zastanawia się też, czy siedziba, miejsce wykonywania działalności i adres do doręczeń mogą się pokrywać? Taka sytuacja jest możliwa i często spotykana np. wśród osób samozatrudnionych pracujących zdalnie z domu.
Nie jest to jednak konieczność – siedziba i miejsce wykonywania działalności mogą być różne. Przykład: prowadząc działalność mobilną bez stałego biura, możesz korzystać z wirtualnego biura w Warszawie jako formalnej siedziby firmy i adresu do doręczeń, mimo że faktyczne usługi realizujesz głównie zdalnie z innej miejscowości.
Jaki adres powinien trafić na fakturę i do CEIDG/KRS?
Adres na fakturze powinien być zgodny z danymi podanymi w zgłoszeniu identyfikacyjnym VAT-R złożonym w urzędzie skarbowym:
- jeśli nie masz stałego miejsca prowadzenia działalności – na fakturze podajesz adres zamieszkania;
- jeśli prowadzisz firmę w określonym miejscu – wpisujesz do CEIDG adres tego lokalu jako miejsce wykonywania działalności;
- jeśli prowadzisz spółkę wpisaną do KRS – podajesz adres siedziby spółki.
Wirtualne biuro jako siedziba firmy – czy to zgodne z prawem?
Wynajem siedziby w wirtualnym biurze to w pełni bezpieczne i legalne rozwiązanie, z którego korzysta dziś wielu przedsiębiorców. Choć jeszcze kilka lat temu Urząd Skarbowy podchodził do tego typu adresów z pewną ostrożnością, sytuacja została jednoznacznie wyjaśniona. W 2014 r. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że prowadzenie działalności przy użyciu wirtualnego biura jest zgodne z prawem, a czynności zarządcze mogą być wykonywane niezależnie od fizycznej obecności w danym miejscu (sygn. II FSK 3549/13).
Dzięki temu siedziba w wirtualnym biurze może być wpisana do CEIDG lub KRS bez ryzyka kwestionowania przez urzędy. Dla klientów Biznes Spot to nie tylko bezpieczne, ale również wygodne i opłacalne finansowo rozwiązanie, które zapewnia:
- adres w prestiżowej lokalizacji;
- profesjonalną obsługę korespondencji;
- elastyczność działania bez kosztów najmu tradycyjnego biura.
Wirtualne biuro to zatem praktyczny wybór dla wszystkich osób, którym zależy na profesjonalnym wizerunku i wygodzie codziennego działania.
Siedziba firmy w domu czy na wynajmie?
Wybierając adres firmy, masz kilka opcji:
- siedziba w miejscu zamieszkania – najprostsze i najtańsze rozwiązanie; wymaga jednak ujawnienia prywatnego adresu zamieszkania w ogólnodostępnych bazach i rejestrach, co może obniżać wiarygodność i wartość wizerunkową firmy, niekorzystnie wpływając na Twoją prywatność;
- tradycyjny lokal biurowy – opcja dla firm, które potrzebują stałego miejsca do pracy. Wiąże się jednak z wysokimi kosztami najmu, długoterminową umową i większymi zobowiązaniami;
- wirtualne biura – rosnąca popularność tego rozwiązania to efekt większej elastyczności i oszczędności. Chętnie wybierane przez mniejsze firmy, start-upy i freelancerów, którzy chcą zyskać profesjonalny adres bez konieczności utrzymywania biura.
Wirtualne biuro to dla wielu przedsiębiorców złoty środek: nie generuje wysokich kosztów, zapewnia profesjonalny adres, elastyczność i pełną zgodność z przepisami. Idealne rozwiązanie, gdy nie potrzebujesz fizycznej przestrzeni biurowej, ale zależy Ci na reprezentatywnej lokalizacji i spokoju w kontaktach z urzędami.
Jeśli rozważasz taki model, sprawdź, jak działa wirtualne biuro Biznes Spot. Skontaktuj się z nami – pomożemy Ci dobrać najlepszą opcję dla Twojej firmy!
