Table of contents
Choosing a business headquarters is not just a formality, but also a decision that affects the image, cost and convenience of doing business. For many entrepreneurs - especially those who don't need a physical office - it becomes crucial to find an address that not only complies with regulations, but is also beneficial for business. Don't have an office, but need to provide a business address? Wondering what to put in CEIDG, on an invoice or in a contract? In this article, we dispel the most common doubts, explain the differences between a company headquarters and a place of business, and show you how to choose the best solution.
What is a corporate headquarters and how does it relate to other addresses?
W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) nie ma formalnego obowiązku wskazywania siedziby firmy jako konkretnej miejscowości. Właściciele JDG muszą zgłosić do CEIDG przede wszystkim adres do doręczeń, czyli miejsce odbioru korespondencji dotyczącej działalności.
Jeśli działalność jest prowadzona w stałym miejscu, do CEIDG należy również zgłosić adres stałego miejsca prowadzenia działalności, który może być określony poprzez adres (nazwa ulicy, numer budynku, mieszkania). Gdy – oprócz głównego miejsca prowadzenia działalności – firma ma dodatkowe stałe miejsca działania (filie, oddziały), wszystkie powinny zostać zgłoszone do CEIDG. Z kolei w sytuacji braku stałego miejsca prowadzenia działalności, gdy np. odbywa się ona w sposób mobilny, przedsiębiorca nie musi podawać stałego adresu. Wystarczy we wniosku do CEIDG zaznaczyć opcję „brak stałego miejsca wykonywania działalności”, wskazując jedynie adres do doręczeń.
Nieco inaczej wygląda to w przypadku spółek prawa handlowego. W tym przypadku konieczne jest bowiem wskazanie siedziby spółki, czyli miejscowości, w której ma siedzibę organ zarządzający (np. Warszawa). Natomiast adres spółki wskazuje lokalizację budynku lub lokalu. To zatem konkretny adres w danej miejscowości (ulica, numer budynku/lokalu, kod pocztowy, np. ul. Nowogrodzka 56, 00-695 Warszawa).
Can all company addresses be the same?
Many entrepreneurs also wonder whether the registered office, place of business and delivery address can coincide? Such a situation is possible and often encountered, for example, among self-employed people working remotely from home.
Nie jest to jednak konieczność – siedziba i miejsce wykonywania działalności mogą być różne. Przykład: prowadząc działalność mobilną bez stałego biura, możesz korzystać z wirtualnego biura w Warszawie jako formalnej siedziby firmy i adresu do doręczeń, mimo że faktyczne usługi realizujesz głównie zdalnie z innej miejscowości.
What address should go on the invoice and into CEIDG/KRS?
The address on the invoice should be consistent with the data provided in the VAT-R identification application submitted to the tax office:
- if you do not have a permanent place of business - on the invoice you give your residential address;
- if you run a business in a certain place - you enter the address of this premises in CEIDG as the place of business;
- if you run a company registered in the National Court Register - provide the address of the company's registered office.
Virtual office as company headquarters - is it legal?
Wynajem siedziby w wirtualnym biurze to w pełni bezpieczne i legalne rozwiązanie, z którego korzysta dziś wielu przedsiębiorców. Choć jeszcze kilka lat temu Urząd Skarbowy podchodził do tego typu adresów z pewną ostrożnością, sytuacja została jednoznacznie wyjaśniona. W 2014 r. Naczelny Sąd Administracyjny potwierdził, że prowadzenie działalności przy użyciu wirtualnego biura jest zgodne z prawem, a czynności zarządcze mogą być wykonywane niezależnie od fizycznej obecności w danym miejscu (sygn. II FSK 3549/13).
Thus, a seat in a virtual office can be registered in CEIDG or KRS without the risk of being questioned by authorities. For clients Biznes Spot is not only a secure, but also a convenient and financially viable solution that provides:
- address in a prestigious location;
- professional handling of correspondence;
- flexibility of operation without the cost of renting a traditional office.
A virtual office is therefore a practical choice for anyone who cares about a professional image and the convenience of daily operations.
Headquartered at home or rented?
When choosing a business address, you have several options:
- domicile - the simplest and cheapest solution; however, it requires disclosing your private residential address in publicly available databases and registries, which may reduce the credibility and image value of the company, adversely affecting your privacy;
- traditional office premises - an option for companies that need a permanent place to work. However, it involves high rental costs, a long-term contract and higher commitments;
- Virtual offices - the growing popularity of this solution is the result of greater flexibility and cost savings. Eagerly chosen by smaller companies, start-ups and freelancers who want to gain a professional address without having to maintain an office.
A virtual office is the golden mean for many entrepreneurs: it does not generate high costs, provides a professional address, flexibility and full regulatory compliance. It's ideal when you don't need physical office space, but want a representative location and peace of mind when dealing with the authorities.
If you are considering such a model, check out the Biznes Spot virtual office. Contact us - we can help you choose the best option for your business!
