10 rzeczy, o których warto pamiętać przy prowadzeniu spółki z o.o.

Spis treści

Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wymaga formalnych działań oraz odpowiedniego zarządzania. Aby sprawnie funkcjonować, spółka musi mieć wyznaczone organy, spełniać obowiązki podatkowe i prawne, a także zapewnić zgodność z przepisami. Warto znać kluczowe aspekty związane z prowadzeniem spółki, aby uniknąć problemów i usprawnić codzienne zarządzanie.

Prowadzenie spółki z o.o. – o czym warto wiedzieć

W momencie rejestracji spółki w Warszawie, Poznaniu, Wrocławiu czy w innym mieście warto mieć z tyłu głowy, że konieczne będzie powołanie organów statutowych spółki, do czego trzeba mieć odpowiednich kandydatów.

Najważniejszym organem spółki z o.o. jest zgromadzenie wspólników, które decyduje o najistotniejszych sprawach. Co najmniej raz w roku zatwierdza ono rok obrotowy i sprawozdania zarządu. W razie potrzeby zwoływane jest częściej.

Kolejnym obowiązkowym organem spółki z o.o. jest zarząd. Zarząd kieruje bieżącą działalnością i reprezentuje spółkę na zewnątrz.

Rada nadzorcza musi być powoływana w spółkach, które mają więcej niż 25 wspólników, a ich kapitał zakładowy jest wyższy niż pół miliona złotych.

1. Osobowość prawna spółki

Spółka z o.o. uzyskuje osobowość prawną w momencie rejestracji w odpowiednim miejscu, czyli w KRS. Wcześniej, w czasie, gdy jest ona spółką z o.o. w organizacji może ona działać i wykonywać swoje zadania, ale nie ma pełnej osobowości prawnej.

2. Wybierz odpowiednią siedzibę spółki i adres

Doświadczenie wielu osób prowadzących firmy w Polsce podpowiada, że najlepsza na siedzibę jest Warszawa. Jest tu tyle firm, że urzędy nie mają czasu na profilaktyczne przekopywanie się przez dokumenty.

Co do samego miejsca rejestracji nieodzowne jest prawo do lokalu, w którym rejestrujemy spółkę. Nie można tego zrobić na przykład w wynajmowanym mieszkaniu bez zgody właściciela lokalu.

Dobrą opcją jest założenie wirtualnego biura w Warszawie, zapewniającego prestiżowy adres w stolicy oraz obsługę korespondencji bez wysokich kosztów wynajmu fizycznej przestrzeni.

3. Wybierz członków organów spółki

Zgromadzenie wspólników nie wymaga wybierania, bo są to po prostu osoby, które założyły spółkę wnosząc do niej wkłady.

Zgromadzenie wspólników wybiera obowiązkowy organ spółki, czyli zarząd. Wybiera ono również radę nadzorczą. Jeśli obowiązku jej powołania nie narzuca odgórnie prawo, można konieczność jej powołania zapisać w statucie.

4. Jak to jest z odpowiedzialnością członków zarządu spółki z o.o.?

Odpowiedzialność członków zarządu spółki nie jest ograniczona tak, jak wspólników do wysokości kapitału zakładowego. Członek zarządu odpowiada wobec spółki za szkodę wyrządzoną swoim czynem lub zaniechaniem sprzecznym z prawem lub postanowieniami umowy spółki, chyba że nie ponosi winy.

5. Prowadzenie księgowości spółki z o.o. – zawarcie umowy oraz zgłoszenie do podatku VAT

Spółka z o.o. musi prowadzić tak zwaną pełną księgowość. Nie może prowadzić rozliczeń w postaci ryczałtu ewidencjonowanego, karty podatkowej albo książki przychodów i rozchodów. W praktyce oznacza to konieczność zawarcia umowy z biurem księgowym.

Zgłoszenia do podatku VAT trzeba dokonać przed wykonaniem pierwszej opodatkowanej czynności. Nie ma obowiązku zgłaszania się do opodatkowania do uzyskania określonej wartości sprzedaży, chyba że w danym rodzaju działalności prawo stanowi inaczej.

6. ZUS w spółce z o.o. – zadbaj o zgłoszenie

Wspólnicy w spółce z o.o. nie podlegają obowiązkowemu ubezpieczeniu społecznemu. Podlegają mu osoby zatrudnione przez spółkę. Wyjątkiem jest jednoosobowa spółka z o.o. Jej jedyny wspólnik/właściciel musi płacić ZUS.

7. Podatki w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością – jak je opłacać?

Jeżeli spółka z o.o. ma zysk musi najpierw zapłacić podatek od osób prawnych – CIT w wysokości 19 lub 9 procent. Po opłaceniu CIT spółka może wypłacić zysk wspólnikom. Oni zapłacą od tego podatek PT, który obowiązana jest pobrać spółka.

8. Pieniądze i płatności w spółce z o.o. – ich obrót i forma

W transakcjach między firmami można płacić gotówką lub bezgotówkowo. Jest jednak ograniczenie. Przy transakcjach o wartości powyżej 15 tysięcy złotych brutto powstaje obowiązek zapłaty bezgotówkowej.

9. Przy zatrudnianiu pracowników pamiętaj o odpowiedniej umowie i dokumentach

Zatrudniając pracownika, przede wszystkim trzeba z nim podpisać umowę o pracę. Następnym obowiązkiem jest wysłanie go na badania do lekarza medycyny pracy oraz na szkolenie BHP. Pracodawca musi też zgłosić pracownika do ZUS.