Kwalifikowany podpis elektroniczny a ePUAP: Różnice, zastosowanie i porównanie z profilem zaufanym

W dobie cyfryzacji coraz więcej spraw urzędowych i biznesowych można załatwić bez wychodzenia z domu – wystarczy odpowiednie narzędzie do podpisywania dokumentów online. Dwa najpopularniejsze rozwiązania w Polsce to profil zaufany (dostępny przez ePUAP) oraz kwalifikowany podpis elektroniczny. Choć na pierwszy rzut oka mogą wydawać się podobne, różnią się zakresem zastosowania, poziomem bezpieczeństwa oraz wymaganiami technicznymi.

W tym artykule wyjaśniamy, czym dokładnie różni się ePUAP od podpisu kwalifikowanego, w jakich sytuacjach każde z tych narzędzi sprawdzi się najlepiej, i jak je zdobyć. Dowiesz się także, które sprawy urzędowe możesz załatwić z poziomu przeglądarki internetowej i kiedy potrzebujesz bardziej zaawansowanego podpisu, np. do rejestracji firmy czy podpisania umowy handlowej. Jeśli prowadzisz działalność gospodarczą lub planujesz załatwiać formalności elektronicznie – ta wiedza pozwoli Ci wybrać właściwe narzędzie i działać sprawnie, zgodnie z przepisami.

CZYM JEST EPUAP?

ePUAP, czyli Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej, to narzędzie umożliwiające załatwianie wielu spraw urzędowych online, bez konieczności osobistej wizyty w urzędzie. Aby móc korzystać z platformy, należy założyć profil zaufany, który pozwala na podpisywanie dokumentów w kontaktach z administracją publiczną.

Do uwierzytelnienia danych i założenia profilu zaufanego można wykorzystać:

• Konto bankowe,
• Osobiste potwierdzenie w punkcie potwierdzającym (np. urząd skarbowy),
• Kwalifikowany podpis elektroniczny.

KWALIFIKOWANY PODPIS ELEKTRONICZNY – CO TO I KTO MOŻE GO MIEĆ?

Kwalifikowany podpis elektroniczny to narzędzie o szerokim zastosowaniu, które umożliwia podpisywanie dokumentów online z gwarancją ich integralności. Dokument podpisany w ten sposób ma taką samą moc prawną jak podpisany własnoręcznie. Co więcej, zapewnia on, że po jego podpisaniu naniesione zmiany będą widoczne.

Ten rodzaj podpisu mogą uzyskać osoby fizyczne oraz przedstawiciele instytucji i firm, w tym członkowie zarządów i osoby upoważnione. Podpis można nabyć od certyfikowanych dostawców, a jego ważność wynosi zazwyczaj od 1 roku do trzech lata. Narzędzie to jest przydatne szczególnie w przypadku zawierania umów, składaniu ofert przetargowych czy podpisywaniu dokumentów biznesowych.

PODPIS KWALIFIKOWANY A PROFIL ZAUFANY — RÓŻNICE I ZASTOSOWANIE

Mimo że profil zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny mogą służyć do podpisywania dokumentów, ich zastosowania są różne.

• Kwalifikowany podpis elektroniczny ma najszersze zastosowanie i można nim podpisać praktycznie każdy dokument elektroniczny, w tym umowy handlowe czy dokumenty urzędowe. Usługa uzyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego jest płatna i wymaga osobistego potwierdzenia tożsamości oraz nabycia odpowiednich narzędzi, takich jak karta czy czytnik USB.
• Profil zaufany jest bezpłatny, ale jego zastosowanie ogranicza się do kontaktów z administracją publiczną, takich jak składanie wniosków przez ePUAP. Jest to narzędzie odpowiednie do spraw urzędowych, które nie wymagają zaawansowanego uwierzytelnienia.

CO MOŻNA ZAŁATWIĆ ZA POMOCĄ PROFILU ZAUFANEGO, CZEGO NIE MOŻNA ZROBIĆ PRZY UŻYCIU KWALIFIKOWANEGO PODPISU?

Profil zaufany umożliwia załatwianie większości spraw urzędowych na platformie ePUAP, takich jak:

• Złożenie wniosku o dowód osobisty,
• Zgłoszenie sprzedaży pojazdu,
• Uzyskanie odpisów aktów stanu cywilnego,
• Sprawy związane z ZUS i NFZ.

Natomiast kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala na znacznie więcej operacji, takich jak:

• Zawieranie umów na odległość,
• Składanie dokumentów do KRS,
• Udział w przetargach elektronicznych.

Profil zaufany nie zastąpi kwalifikowanego podpisu, gdy potrzebujemy zaawansowanej weryfikacji tożsamości i pełnej mocy prawnej dokumentu poza administracją publiczną.

POTWIERDZENIE PROFILU ZAUFANEGO PODPISEM KWALIFIKOWANYM — KIEDY JEST MOŻLIWE?

Aby założyć profil zaufany, można skorzystać z kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wystarczy wypełnić formularz na stronie ePUAP i podpisać go kwalifikowanym podpisem, co umożliwia natychmiastowe potwierdzenie tożsamości bez konieczności wizyty w urzędzie lub potwierdzania przez bank.