Spis treści
Termin wirtualne biuro jak i sama tego typu usługa ma w Polsce długą historię. Stale jednak jest to usługa stosunkowo mało znana. A warto ją poznać, bo zwłaszcza dla startujących we własnym biznesie, wirtualne biuro jest doskonałą propozycją.
Prawo a wirtualne biuro
Wirtualne biuro jest to miejsce gdzie zarejestrujesz firmę. To tutaj będzie przychodziła cała Twoja korespondencja urzędowa. Na ten adres będą wystawiane faktury. Nie ma obowiązku, żebyś tam przesiadywał. To Twoja skrytka pocztowa z obsługą. Jeśli zlecisz taka usługę pracownicy wirtualnego biura poinformują Cię o nadejściu korespondencji, zeskanują pismo i wyślą Ci mailem. Można też tam założyć dedykowaną linie telefoniczną, którą pracownik będzie odbierał w imieniu firmy.
Wirtualne biuro jest w pełni legalne. Przy jego wyborze trzeba tylko koniecznie sprawdzić jedną rzecz. Czy firma prowadząca wirtualne biuro ma prawo do podnajmowania lokalu. Firmę, bowiem można zarejestrować tylko pod adresem, do którego mamy tytuł prawny. Czyli musimy podpisać umowę podnajmu i musi być ona pozbawiona wad prawnych.
Zdarzało się, że urzędy skarbowe kwestionowały prawo do rejestracji firmy w wirtualnym biurze. Pretekstem było to, że zarząd spółki się nie spotykał pod tym adresem. Ważne, zatem, żeby była na miejscu niewielka sala konferencyjna, w której mogą odbywać się takie spotkania.
Dla kogo jest wirtualne biuro
Wirtualne biuro bardzo dobre rozwiązanie dla wszystkich, firm które nie muszą mieć rzeczywistego lokalu do prowadzenia działalności. Czyli nie gromadzą żadnych dóbr.
Będzie to dobre rozwiązanie na przykład dla freelancera, copywritera, czyli osób wykonujących pracę zdalną. W rzeczywistości pracują i tak w różnych miejscach, często u klientów, współpracowników, czy w kawiarniach.
Jest to też dobre rozwiązanie dla startupów czy małych, nowych firm. Nigdy nie wiadomo, co z takiego biznesu wyjdzie, a przynajmniej z likwidacją nie ma problemów.
Wirtualne biuro może być też dobrym rozwiązaniem dla dużej firmy zakładającej na przykład spółki córki czy też przedstawicielstwa handlowe w innych miastach. Można od razu liczyć na obsługę, bez zatrudniania obsługi biurowej.
Wirtualne biuro a kontrola skarbowa
Urzędy skarbowe miały problem z wirtualnymi biurami. Zdarzało się, że odmawiały nadanie numeru NIP firmom z działalnością zarejestrowaną w wirtualnym biurze. Teraz nie powinno być z tym problemów. W odpowiedzi na interpelację poselską Ministerstwo Finansów stwierdziło, że przepisy nie wyodrębniają w żaden sposób wirtualnych biur.
Kontrola skarbowa w przypadku wirtualnego biura powinna w zasadzie przebiegać tak samo jak w przypadku tradycyjnej siedziby firmy. Urząd wysyła pismo o planowanej kontroli. Zazwyczaj z numerem telefonu urzędnika, z którym można się umówić na konkretny termin. Podczas rozmowy należy poinformować urzędnika gdzie znajduje się dokumentacja księgowa firmy. Może przecież leżeć w oficjalnej siedzibie, a równie dobrze w biurze rachunkowym. Kontrola będzie się odbywała w miejscu przechowywania tej dokumentacji.
Zalety wirtualnego biura
Wirtualne biuro jest tanim i prostym sposobem znalezienia miejsca na rejestrację firmy. Na pewno jest to tańsze niż wynajęcie fizycznej powierzchni biurowej, zwłaszcza, gdy jej nie potrzebujemy. W razie, gdy firma prowadzi fizyczną działalność na przykład na obrzeżach miasta może mieć oficjalny adres w prestiżowym miejscu.
Wirtualne biuro jest też lepszym rozwiązaniem niż rejestracja firmy w domu. W tym ostatnim przypadku korespondencję będziemy dostawać do mieszkania i może się okazać, że nieświadomy wagi pisma domownik wyrzuci ważny urzędowy dokument.
Wirtualne biuro pozwala też przenieść się z działalnością do innego miasta. Ma to sens wtedy, gdy urząd skarbowy w rodzimej miejscowości ma złą opinię. A bywają takie przypadki.
Lokalizacje wirtualnych biur
W przypadku wirtualnego biura warto zwrócić uwagę na lokalizację i na sam adres. W lokalizacji chodzi o to, żeby łatwo tam było dojechać na przykład po korespondencję. Sam adres powinien być pozbawiony takich elementów jak numer lokalu. A to dlatego, że jeśli nawet jest to elegancki biurowiec, to numer lokalu źle wygląda na wizytówce. Może sugerować, że firma znajduje się w mieszkaniu.
Wirtualne biuro Biznes Spot ma w Warszawie dwa prestiżowe adresy do rejestracji firmy. W samym centrum, przy Placu Powstańców Warszawy 2 i na klimatycznym Powiślu przy Wiślanej 8.
Koszt wirtualnego biura
Koszt wirtualnego biura zawsze jest zależny od zakresu usług, jakich oczekuje firma. Najprostszy i najtańszy jest pakiet „Adres dla mojej firmy”. Obejmuje on: adres do rejestracji i korespondencji, odbiór, przechowywanie i rejestrację korespondencji. Jego koszt to 924 złotych rocznie, czyli 77 złotych miesięcznie.
Jeśli do tego dodamy powiadomienia mailowe o korespondencji to cena rośnie do 1044 złotych rocznie. Przy opłacie za rok z góry daje to 87 złotych miesięcznie. Ale przy płaceniu comiesięcznym cena wynosi 139 złotych.. W pakiecie godzina wynajmu sali konferencyjnej miesięcznie.
Pakiet „Siedziba mojej firmy” obejmuje dodatkowo skanowanie i wysyłkę do 100 stron dokumentów miesięcznie. Opłata za rok z góry wynosi, 1548 co daje 129 złotych miesięcznie. Przy comiesięcznym regulowaniu należności cena wynosi 195 złotych. W pakiecie są dwie godziny sali konferencyjnej w miesiącu.
W kolejnym pakiecie dochodzi odsyłanie, co tydzień korespondencji pod wskazany adres oraz fax. Taka usługa kosztuje 2148 złotych przy opłacie za rok z góry, czyli 179 miesięcznie. Przy regulowaniu, co miesiąc cena wynosi 259 złotych. W cenie trzy godziny sali konferencyjnej miesięcznie.
Kolejny pakiet nazywa się „Wirtualne biuro”. Do powyższych usług dochodzi tutaj dedykowana linia telefoniczna z obsługą recepcjonistki. Koszt to 2844 złotych rocznie, czyli 237 miesięcznie. Przy płaceniu w ratach miesięcznych koszt wzrasta do 395 złotych miesięcznie. W cenie są cztery godziny sali konferencyjnej w miesiącu.
Wirtualne biuro to naprawdę dobre rozwiązanie.
