Spis treści
Wirtualne biura odgrywają coraz większą rolę w świecie biznesu, szczególnie dla firm, które nie potrzebują tradycyjnej siedziby. Jednym z kluczowych elementów tej usługi jest obsługa korespondencji, która pozwala przedsiębiorcom efektywnie zarządzać dokumentami i przesyłkami, bez potrzeby wynajmowania stałego biura.
Legalność wirtualnego biura
Sprawa legalności rejestrowania działalności w wirtualnym biurze ciągnęła się dość długo. Różne urzędy czepiały się do różnych szczegółów. Ostatecznie wszelkie niejasności zdecydowanie wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku w sprawie II FSK 3549/13 z 2014 roku. [2]
Urzędy skarbowe podnosiły między innymi problem, czy we wskazanym we wniosku o rejestrację miejscu są rzeczywiście wykonywane czynności zarządcze firmy. W uzasadnieniu NSA napisał między innymi: „należy podkreślić, że organ podatkowy w ramach postępowania o nadanie NIP nie jest uprawniony do badania czy budynek (lokal) spełnia warunki do wykonywania w nim czynności zarządczych i/lub działalności gospodarczej”. I to skończyło sprawę.
Ostatnie trudności, jakie się pojawiły w sprawie rejestracji firm w wirtualnym biurze, dotyczyły prawa do lokalu. Firma prowadząca wirtualne biuro musi mieć legalne prawo do lokalu, w którym je prowadzi i musi mieć prawną możliwość podnajmowania go jako wirtualnego adresu. Czyli zakładający działalność w takim miejscu musi mieć dokument potwierdzający prawo do adresu, który to dokument musi dostać z firmy prowadzącej usługę.
Dla kogo jest wirtualne biuro
Wirtualny adres firmy to doskonałe rozwiązanie między innymi dla startujących dopiero biznesów. Ale jest to też dobre rozwiązanie dla osób wykonujących wolne zawody, specjalistów niepotrzebujących miejsca do przyjmowania klientów. W takich przypadkach e-biuro może udostępnić prestiżowy adres dla prowadzenia działalności.
Zarejestrowanie firmy w wirtualnym biurze obniża też znacząco horrendalnie wysoki w Polsce próg wejścia we własny biznes. Firma, która nie ma jeszcze ani jednego klienta, nie zarobiła nawet złotówki, musi skądś wziąć pieniądze na opłacenie ZUS.
Wynajęcie powierzchni biurowej jest w dużych miastach bardzo drogie. Jeśli charakter działalności firmy nie wymaga siedzenia za biurkiem, to szkoda wydawać na to pieniądze. W wirtualnym biurze też możesz wynająć pokój czy salę konferencyjną do pracy, ale zapłacisz tylko za czas, przez jaki rzeczywiście będziesz korzystał z pomieszczeń.
Nie bez znaczenia jest adres prowadzenia firmy. Warszawa jest dobrze postrzegana jako miejsce prowadzenia biznesu. Co za tym idzie, wirtualne biuro w Warszawie jest dobrym rozwiązaniem. I jeszcze jeden szczegół. Prestiżowy adres firmy nie może zawierać numeru lokalu. Inaczej brzmi Marszałkowska 111a m 567, a inaczej Nowogrodzka 56a. Niby oba adresy w centrum miasta, a jednak…
Obsługa korespondencji w wirtualnym biurze
Wirtualne biura oferują nie tylko adres do rejestracji firmy, ale też szereg usług dodatkowych. Można zażyczyć sobie stacjonarnego numeru telefonu odbieranego przez profesjonalną obsługę. Oczywiście jest to numer przypisany tylko do Twojej firmy, który możesz wydrukować na wizytówkach. Zależnie od zlecenia sekretariat może na przykład łączyć z właścicielem firmy, zapisywać kto dzwonił albo przekazywać ustaloną wiadomość.
Wirtualne biuro zapewnia też obsługę korespondencji. To jedna z podstawowych jego działalności. Korespondencja jest przyjmowana, a co się dalej z nią dzieje, zależy od umowy z szefem firmy. Cała obsługa może się kończyć na powiadomieniu adresata o odebraniu przesyłki. List może zostać otwarty i po zeskanowaniu przesłany mailem. Przesyłki mogą też być dostarczane we wskazane przez adresata miejsce.
Pod terminem „obsługa korespondencji” kryje się też wysyłanie i odbieranie faxów, kserowanie, odbieranie zwrotów korespondencji, drukowanie. Usługi można kupować cyklicznie w pakietach albo opłacać jednorazowo.
Regularna obsługa korespondencji jest o tyle ważna, że urzędy dają zwykle niewiele czasu na reakcję, a brak odpowiedniej reakcji może firmę dużo kosztować, albo przynajmniej wpędzić w kłopoty.
