What does a virtual office correspondence service consist of?

Virtual offices are playing an increasingly important role in the business world, especially for companies that do not need a traditional office. One of the key elements of this service is correspondence handling, which allows entrepreneurs to manage documents and shipments efficiently, without the need to rent a permanent office.

Legality of a virtual office

Sprawa legalności rejestrowania działalności w wirtualnym biurze ciągnęła się dość długo. Różne urzędy czepiały się do różnych szczegółów. Ostatecznie wszelkie niejasności zdecydowanie wyjaśnił Naczelny Sąd Administracyjny w wyroku w sprawie II FSK 3549/13 z 2014 roku. [2]

Urzędy skarbowe podnosiły między innymi problem, czy we wskazanym we wniosku o rejestrację miejscu są rzeczywiście wykonywane czynności zarządcze firmy. W uzasadnieniu NSA napisał między innymi: „należy podkreślić, że organ podatkowy w ramach postępowania o nadanie NIP nie jest uprawniony do badania czy budynek (lokal) spełnia warunki do wykonywania w nim czynności zarządczych i/lub działalności gospodarczej”. I to skończyło sprawę.

A recent difficulty that has arisen regarding the registration of companies in a virtual office has been the right to the premises. A company running a virtual office must have a legal right to the premises where it runs it, and must be legally able to sublet it as a virtual address. That is, the person setting up business in such a place must have a document confirming the right to the address, which he must get from the company running the service.

Who a virtual office is for

Wirtualny adres firmy to doskonałe rozwiązanie między innymi dla startujących dopiero biznesów. Ale jest to też dobre rozwiązanie dla osób wykonujących wolne zawody, specjalistów niepotrzebujących miejsca do przyjmowania klientów. W takich przypadkach e-biuro może udostępnić prestiżowy adres dla prowadzenia działalności.

Zarejestrowanie firmy w wirtualnym biurze obniża też znacząco horrendalnie wysoki w Polsce próg wejścia we własny biznes. Firma, która nie ma jeszcze ani jednego klienta, nie zarobiła nawet złotówki, musi skądś wziąć pieniądze na opłacenie ZUS.

Wynajęcie powierzchni biurowej jest w dużych miastach bardzo drogie. Jeśli charakter działalności firmy nie wymaga siedzenia za biurkiem, to szkoda wydawać na to pieniądze. W wirtualnym biurze też możesz wynająć pokój czy salę konferencyjną do pracy, ale zapłacisz tylko za czas, przez jaki rzeczywiście będziesz korzystał z pomieszczeń.

Nie bez znaczenia jest adres prowadzenia firmy. Warszawa jest dobrze postrzegana jako miejsce prowadzenia biznesu. Co za tym idzie, wirtualne biuro w Warszawie jest dobrym rozwiązaniem. I jeszcze jeden szczegół. Prestiżowy adres firmy nie może zawierać numeru lokalu. Inaczej brzmi Marszałkowska 111a m 567, a inaczej Nowogrodzka 56a. Niby oba adresy w centrum miasta, a jednak…

Handling correspondence in a virtual office

Wirtualne biura oferują nie tylko adres do rejestracji firmy, ale też szereg usług dodatkowych. Można zażyczyć sobie stacjonarnego numeru telefonu odbieranego przez profesjonalną obsługę. Oczywiście jest to numer przypisany tylko do Twojej firmy, który możesz wydrukować na wizytówkach. Zależnie od zlecenia sekretariat może na przykład łączyć z właścicielem firmy, zapisywać kto dzwonił albo przekazywać ustaloną wiadomość.

Wirtualne biuro zapewnia też obsługę korespondencji. To jedna z podstawowych jego działalności. Korespondencja jest przyjmowana, a co się dalej z nią dzieje, zależy od umowy z szefem firmy. Cała obsługa może się kończyć na powiadomieniu adresata o odebraniu przesyłki. List może zostać otwarty i po zeskanowaniu przesłany mailem. Przesyłki mogą też być dostarczane we wskazane przez adresata miejsce.

Pod terminem „obsługa korespondencji” kryje się też wysyłanie i odbieranie faxów, kserowanie, odbieranie zwrotów korespondencji, drukowanie. Usługi można kupować cyklicznie w pakietach albo opłacać jednorazowo.

Regularna obsługa korespondencji jest o tyle ważna, że urzędy dają zwykle niewiele czasu na reakcję, a brak odpowiedniej reakcji może firmę dużo kosztować, albo przynajmniej wpędzić w kłopoty.