What does a virtual office correspondence service consist of?

Virtual offices are playing an increasingly important role in the business world, especially for companies that do not need a traditional office. One of the key elements of this service is correspondence handling, which allows entrepreneurs to manage documents and shipments efficiently, without the need to rent a permanent office.

Legality of a virtual office

The issue of the legality of registering business activity in a virtual office dragged on for quite some time. Various authorities nitpicked at different details. Ultimately, all ambiguities were definitively clarified by the Supreme Administrative Court in its judgment II FSK 3549/13 of 2014. [2]

Urzędy skarbowe podnosiły między innymi problem, czy we wskazanym we wniosku o rejestrację miejscu są rzeczywiście wykonywane czynności zarządcze firmy. W uzasadnieniu NSA napisał między innymi: „należy podkreślić, że organ podatkowy w ramach postępowania o nadanie NIP nie jest uprawniony do badania czy budynek (lokal) spełnia warunki do wykonywania w nim czynności zarządczych i/lub działalności gospodarczej”. I to skończyło sprawę.

A recent difficulty that has arisen regarding the registration of companies in a virtual office has been the right to the premises. A company running a virtual office must have a legal right to the premises where it runs it, and must be legally able to sublet it as a virtual address. That is, the person setting up business in such a place must have a document confirming the right to the address, which he must get from the company running the service.

Who a virtual office is for

Wirtualny adres firmy to doskonałe rozwiązanie między innymi dla startujących dopiero biznesów. Ale jest to też dobre rozwiązanie dla osób wykonujących wolne zawody, specjalistów niepotrzebujących miejsca do przyjmowania klientów. W takich przypadkach e-biuro może udostępnić prestiżowy adres dla prowadzenia działalności. Prowadzisz firmę samodzielnie? Sprawdź, jak wybrać wirtualne biuro dla osoby prowadzącej JDG.

Registering a company in a virtual office also significantly lowers the horrendously high threshold for starting your own business in Poland. A company that does not yet have a single customer and has not earned a single zloty must find the money to pay social security contributions (ZUS) from somewhere.

Renting office space is very expensive in large cities. If the nature of your business does not require you to sit behind a desk, it is a waste of money. In a virtual office, you can also rent a room or conference room for work, but you only pay for the time you actually use the space.

Nie bez znaczenia jest adres prowadzenia firmy. Warszawa jest dobrze postrzegana jako miejsce prowadzenia biznesu. Co za tym idzie, wirtualne biuro w Warszawie jest dobrym rozwiązaniem. I jeszcze jeden szczegół. Prestiżowy adres firmy nie może zawierać numeru lokalu. Inaczej brzmi Marszałkowska 111a m 567, a inaczej Nowogrodzka 56a. Niby oba adresy w centrum miasta, a jednak…

Handling correspondence in a virtual office

Wirtualne biura oferują nie tylko adres do rejestracji firmy, ale też szereg usług dodatkowych. Można zażyczyć sobie stacjonarnego numeru telefonu odbieranego przez profesjonalną obsługę. Oczywiście jest to numer przypisany tylko do Twojej firmy, który możesz wydrukować na wizytówkach. Zależnie od zlecenia sekretariat może na przykład łączyć z właścicielem firmy, zapisywać kto dzwonił albo przekazywać ustaloną wiadomość.

A virtual office also provides correspondence services. This is one of its core activities. Correspondence is received, and what happens next depends on the agreement with the company's manager. The entire service may end with notifying the addressee that the shipment has been received. The letter may be opened and scanned and then sent by email. Shipments may also be delivered to a location specified by the addressee.

The term "correspondence service" also includes sending and receiving faxes, photocopying, receiving returned correspondence, and printing. Services can be purchased periodically in packages or paid for on a one-time basis.

Regular correspondence handling is important because government agencies usually give little time to respond, and failure to respond appropriately can cost a company a lot of money, or at least get it into trouble.