Określenia – siedziba oraz adres spółki bardzo często używane są wymiennie. Jednak w sensie prawnym są to dwa różne pojęcia. Siedziba spółki to miejscowość, a więc miasto czy wieś, w której mieści się zarząd. Adres spółki to najczęściej doprecyzowanie miejsca siedziby, czyli na przykład ulica, numer domu i lokalu.
CZYM JEST SIEDZIBA SPÓŁKI Z O.O.?
Siedziba spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest to miejsce, gdzie prowadzi ona w sensie prawnym swoją działalność. Określenie siedziby jest konieczne przy rejestracji spółki, czyli musi widnieć w KRS i być wymieniona w statucie.
Przy rejestracji spółki w Warszawie, Krakowie, Olsztynie czy innym mieście czy miejscowości trzeba wskazać siedzibę. Przeniesienie siedziby spółki musi być każdorazowo zgłoszone.
Czy spółka musi mieć siedzibę?
Zawarcie umowy spółki wymaga określenia jej siedziby. Zarejestrowanie siedziby spółki jest konieczne dla podjęcia wszelkich dalszych kroków. Potem, jeśli pierwotna decyzja jest z jakichś względów niedogodna zawsze możliwe jest przeniesienie siedziby spółki. Aby zmienić siedzibę spółki trzeba oczywiście dokonać zmiany umowy spółki.
Czy spółka z o.o. może mieć więcej niż jedną siedzibę?
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością według polskiego Kodeksu Spółek Handlowych może mieć tylko jedno miejsce wskazane jako siedziba. To miejsce, gdzie są dokumenty spółki i gdzie znajduje się zarząd spółki. Ustanowienie siedziby spółki jest obowiązkowe. Określenie siedziby spółki nie oznacza miejsca wykonywania działalności.
Spółka może mieć swoje ekspozytury, w których odbywa się działalność firmowa. Taki oddział spółki może być mniej lub bardziej samodzielny.
Siedziba spółki z o.o. w mieszkaniu udziałowca – czy to możliwe?
Ustanowienie siedziby spółki w domu czy w mieszkaniu prywatnym jest zasadniczo zgodne z polskim prawem. Może to być na przykład mieszkanie jednego z członków zarządu czy wspólników.
Formalności a użyczenie adresu pod siedzibę spółki
Użyczenie adresu pod siedzibę spółki musi być uregulowane formalnie. Czyli właściciel mieszkania czy domu musi oficjalnie wynająć bądź udostępnić określoną powierzchnie w lokalu. Przy czym korzystniejsze jest wynajęcie, bo jest odpłatne. Spółka płaci właścicielowi lokalu za wynajmowana powierzchnię i są to jej koszty. Korzysta wynajmujący i pośrednio spółka. W przypadku bezpłatnego użyczenia tej powierzchni będzie to przychód spółki od którego trzeba zapłacić podatek. Nikt nie korzysta.
Siedziba spółki w prywatnym mieszkaniu – wyzwania
Wydaje się naturalne, że wspólnik chce na siedzibę swojej spółki wykorzystać własne mieszkanie. Jednak nie zawsze mieszkanie można wykorzystać jako siedzibę. Kluczowe jest tutaj posiadanie tytułu prawnego do lokalu łącznie z prawem do jego podnajęcia. Nie może to być raczej na przykład mieszkanie kwaterunkowe.
Problemy z siedzibą w mieszkaniu mogą też wynikać z prawa budowlanego, ochrony środowiska, bezpieczeństwa i higieny pracy, itp. Wszystkie te aspekty warto przeanalizować przed podjęciem decyzji o rejestracji.
Gdzie jeszcze można zarejestrować siedzibę spółki?
Posiadanie siedziby jest w przypadku spółki z o.o. obowiązkowe. Jest za to duża dowolność w wyborze miejsca na siedzibę. Spółka zarejestrowana może być w wynajętych pomieszczeniach biurowych.
Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może też zostać zarejestrowana w biurze wirtualnym. Jest to bardzo wygodna opcja z wielu przyczyn. Oznacza między innymi niskie koszty a jednocześnie można dzięki temu pochwalić się prestiżowym adresem. Posiadanie siedziby w centrum miasta a nie na peryferiach może mieć znaczenie dla przyszłej działalności.
Przedmiot działalności a określenie siedziby spółki
Polskie przepisy nie regulują w żaden sposób zależności między siedzibą firmy a rodzajem jej działalności. Oczywiście fajne jak przedmiot działalności siedziba firmy mają ze sobą coś wspólnego. Na przykład spółka handlująca węglem ma nie tylko miejsce działalności, ale i siedzibę na Śląsku. Z kolei, skoro miejsce prowadzenia działalności spółki rybackiej to Bałtyk, to logiczne, że siedziba spółki jest na wybrzeżu.
PROCES ZMIANY SIEDZIBY SPÓŁKI
Zmiana siedziby spółki z o.o. wymaga przeprowadzenia formalnej procedury tylko trochę prostszej niż samo założenie spółki. Procedura rozpoczyna się od zwołania zgromadzenia wspólników, które musi podjąć uchwałę o zmianie miejsca działania wraz z ustaleniem nowej siedziby spółki. W przypadku spółki, której umowa była zawierana u notariusza zmianę siedziby trzeba też przeprowadzić u notariusza. Jeśli spółka była rejestrowana w S24 zmianę umowy można przeprowadzić w tym serwisie.
Zgłoszenie wniosku o zmianę siedziby do KRS
Zmiana siedziby spółki wymaga ujawnienia w KRS. W przypadku zmiany siedziby zmienia się też adres spółki. Do wniosku o wpis do KRS trzeba załączyć protokół notarialny ze zgromadzenia wspólników, tekst jednolity umowy spółki oraz uchwałę zarządu o zmianie adresu.
ADRES A SIEDZIBA SPÓŁKI Z O.O. – NA CZYM POLEGA RÓŻNICA?
Siedziba spółki to miejscowość, w której zarejestrowana jest spółka, w której ma siedzibę jej organ zarządzający. Może to być miasto jak Warszawa czy Poznań albo wieś Pomiechówek czy Wilga. Siedzibę spółki określa w umowie spółki zgromadzenie wspólników.
Adres spółki jest doprecyzowaniem siedziby i jest to konkretny adres jak Marszałkowska 3/5. Adres spółki jest określany w uchwale zarządu.
JAK WYGLĄDA ZMIANA ADRESU FIRMY?
Formalna zmiana adresu spółki jest łatwiejsza niż zmiana siedziby. Wystarczy do tego uchwała zarządu firmy ustanawiająca nowy adres.
Gdzie zgłosić zmianę adresu firmy?
Wymagane jest zgłoszenie zmiany adresu w KRS. Do wniosku trzeba dołączyć uchwałę zarządu. W przypadku spółek zakładanych w S24 zmian można dokonać w tym serwisie.
JAK ZMIENIĆ ADRES SPÓŁKI W S24?
Aby zmienić adres rejestracji spółki S24 należy po zalogowaniu wybrać wniosek „zmiana danych w rejestrze przedsiębiorców” i wypełnić go podając nowy adres. Należy dołączyć dokumenty potwierdzające prawo do nowego adresu oraz dokonać wpłaty za zmianę danych.
Oznaczenie adresu korespondencyjnego – gdzie powinna trafiać poczta?
Adres do korespondencji można sobie wybrać niezależnie od miejsca siedziby. Można też na poczcie przynależnej do miejsca, gdzie jest siedziba poprosić o przekierowanie poczty pod dowolny adres. Ale listy polecone z urzędów i tak trafią na pocztę przynależną do miejsca, które wpisane zostało w formularz KRS-w3 i które ma w swoich zasobach sąd rejestrowy.
WIRTUALNE BIURO – CZY MOŻE BYĆ SIEDZIBĄ FIRMY?
Przedsiębiorcy prowadzący działalność w różnych formach prawnych: jednoosobową działalność gospodarczą, spółkę z o.o. czy spółkę cywilną mogą rejestrować firmę pod adresem wirtualnego biura. Nie ma tu żadnych przeciwwskazań. Różne urzędy próbowały przez lata utrudniać życie podważając legalność takich miejsc rejestracji, ale wszystkie zastrzeżenia zostały już dawno i wielokrotnie wyjaśnione przez sądy.
Pomimo tego wirtualne biuro Warszawa może być lepszym adresem niż w jakiejś małej miejscowości. To problem świadomości prawnej urzędników. Ci warszawscy są wielokrotnie przećwiczeni i znają aktualny stan prawny. W miejscowościach, gdzie nie rejestruje się tylu firm co w dużych miastach urzędnik może mieć wątpliwości i sprawy się mogą przeciągać.
ZAŁÓŻ SPÓŁKĘ
Biznes spot – centrum wsparcia biznesu może załatwić wszystkie formalności za Ciebie. Założymy Twoją spółkę, taką jak będziesz chciał.
