Spis treści:
- Czym jest outsourcing księgowy?
- Korzyści outsourcingu usług księgowych
- Koszty outsourcingu księgowego
- Kto powinien rozważyć outsourcing księgowości?
Outsourcing księgowy to popularne rozwiązanie, które pozwala firmom skoncentrować się na kluczowych działaniach, powierzając prowadzenie księgowości zewnętrznym specjalistom. W artykule omawiamy, czym jest outsourcing księgowy, jakie korzyści przynosi, jakie są koszty oraz które firmy powinny szczególnie rozważyć to rozwiązanie.
Outsourcing usług księgowych w firmie – co to jest?
Księgowość jest jednym z zadań, które każda firma musi ogarniać. Nie ma jednak obowiązku zatrudniania własnej księgowej. Może korzystać z usług zewnętrznej firmy księgowej.
Outsourcing księgowy polega na zleceniu zadań finansowo księgowych zewnętrznym fachowcom. Oczywiście firma świadcząca outsourcing księgowości musi na tym zarobić, ale zazwyczaj wychodzi to i tak taniej niż zatrudnianie fachowca na wyłączność.
Korzyści dla firmy a outsourcing finansowo-księgowy
Na rynku jest wiele firm, które oferują outsourcing księgowy. Jest pomiędzy nimi spora konkurencja. Między innymi dlatego wykorzystanie outsourcingu księgowego jest opłacalne.
Minimalizacja kosztów
Profesjonalna obsługa księgowa firmy jest droga. Konieczne jest zatrudnienie fachowca albo fachowców, którzy tani nie są. Główny księgowy musi uzyskać uprawnienia co nie jest proste. Jest jedną z najważniejszych osób w firmie i ciąży na nim ogromna odpowiedzialność.
Księgowy musi się cały czas dokształcać a w polskich warunkach reagować na błyskawiczne i czasem bezsensowne zmiany w prawie powodujące rewolucję rozliczeń podatkowych. Żeby nie wsadzić firmy na minę musi uczestniczyć w szkoleniach, które dodatkowo kosztują.
Stanowisko pracy księgowego, to już dawno nie jest ogromna księga i ołówek kopiowy. Teraz do prowadzenia księgowości konieczny jest zakup przez firmę profesjonalnego oprogramowania komputerowego oraz jego stała aktualizacja.
To tylko niektóre powody, dla których outsourcing usług księgowych jest opłacalny i coraz bardziej popularny.
Oszczędność czasu
Na outsourcingu księgowym można zaoszczędzić cenny czas. To działa trochę na tej zasadzie jak biuro serwisowane. Ty zajmujesz się tylko tym na czym się znasz, a sprawy finansowe należą do zewnętrznej firmy księgowej.
Wsparcie profesjonalistów
Outsourcing księgowy polega przekazaniu wszystkich spraw podatkowo-księgowych profesjonalistom. Zwalnia to prowadzącego firmę od interesowania się wszelkimi zmianami w podatkach. Takie rzeczy należą do zewnętrznej obsługi księgowej. Oni za to odpowiadają i nawet jeśli pojawią się tak niedopracowane i rewolucyjne zmiany w prawie jak w przeszłości “polski ład” to martwi się tym firma świadcząca outsourcing księgowości.
Zaletą zewnętrznej księgowości jest w tym przypadku fakt, że to do firm świadczących usługi księgowe należy pokrycie kosztów szkoleń prowadzonych przez fachowców z najwyższej półki często powiązanych z administracją podatkową. Dzięki outsourcingowi przedsiębiorstwa składają się na opłacenie kosztów takich szkoleń.
Ile kosztuje outsourcing księgowy dla różnych organizacji?
Przekazanie usług księgowych na zewnątrz firmy oczywiście kosztuje. Ceny są różne i zależą od wielu czynników. Generalnie najczęstsza suma, za jaką firmy oferują outsourcing księgowy to około 500 złotych. Ale to nie wszystkie koszty. Dużo zależy od skali i lokalizacji. Niektóre banki oferują przekazanie usług księgowych za darmo w zamian za założenie u nich firmowego konta.
Obsługi księgowej przedsiębiorstwa podejmują się różne podmioty. Od tego też zależy kwota, jaką trzeba przeznaczyć na outsourcing zadań księgowych. Jak już wspomnieliśmy prowadzenie księgowości przez niektóre banki bywa bezpłatne. Powierzenie prowadzenia księgowości firmie z Warszawy będzie droższe niż outsourcing zadań księgowych do firmy z małej miejscowości.
Takie rozróżnienie nadal występuje, choć wykonywanie obsługi księgowej przedsiębiorstwa może być w pełni uniezależnione od miejsca, gdzie znajduje się zleceniodawca i zleceniobiorca. Najlepszym tego dowodem jest fakt, że usługi outsourcing księgowy podejmują się firmy z drugiego końca świata.
Sporo działających w Polsce dużych koncernów korzysta z zewnętrznej obsługi księgowej w Indiach. Z kolei również w Polsce nie brak firm świadczących usługi księgowe dla podmiotów z innych kontynentów. Powierzenie prowadzenia księgowości podmiotowi z drugiego końca świata jest możliwe dzięki digitalizacji usług.
Koszt profesjonalnych usług księgowych jest zależny też od formy prawnej prowadzonego biznesu. Inny będzie dla jednoosobowej działalności gospodarczej a inny dla spółki z o.o. czy spółki akcyjnej. Zależy też od liczby wystawianych faktur.
Co składa się na koszty usługi?
Cennik profesjonalnych usług księgowych firmy z Warszawy składa się z opłaty głównej zależnej od zakresu świadczonych usług. Są tu dwie stawki podstawowe: za pełną księgowość i za księgę przychodów i rozchodów.
Dalsza część cennika firmy świadczącej outsourcing księgowości to wyliczanka liczby operacji księgowych w każdym miesiącu w zależności od rodzaju usługi na przykład: ryczałt od przychodów ewidencjonowanych, obsługa Podatkowej Księgi Przychodów i Rozchodów czy obsługa płatnika VAT.
Jakie firmy powinny rozważyć zewnętrzną księgowość?
Od jakości usług księgowych nierzadko zależy los firmy. W przypadku małej jednoosobowej działalności gospodarczej można się pokusić o prowadzenie księgowości samodzielnie. Chociaż nawet w takim przypadku warto zatrudnić, chociaż niewielkie biuro rachunkowe.
Jednak bardziej skomplikowana prawnie forma prowadzenia biznesu powinna wykorzystać outsourcing księgowy. Nawet mała spółka z o.o. musi prowadzić pełną księgowość. a w takim przypadku lepiej zdać się na profesjonalistów. Oszczędności kosztów księgowości mogą w najgorszym scenariuszu pogrążyć firmę.
