How to set up a virtual office?

Zakładanie firmy wymaga wyboru odpowiedniego adresu, który musi być formalnie zatwierdzony. Wirtualne biuro to wygodne rozwiązanie dla wielu przedsiębiorców, umożliwiające korzystanie z prestiżowego adresu i dodatkowych usług.

How to prepare for starting a business - tips for beginners

Zakładanie firmy trzeba zacząć od kilku sprawdzeń i decyzji. Po pierwsze warto sprawdzić, czy na to, co chcemy robić nie potrzebujemy koncesji, zezwolenia lub wpisu do rejestru działalności regulowanej.

Dalej trzeba zdecydować, w jakiej formie prawnej będziemy prowadzili firmę. Czy jednoosobowa działalność gospodarcza, czy spółka.

Warto też, zanim przystąpimy do formalności wymyślić nazwę firmy. Dobrze, jeśli jest to nazwa rozpoznawalna i coś znaczy, a nie kolejny Darex, Marex, czy Świat alkoholi.

Trzeba też wybrać odpowiednie kody PKD, zwłaszcza główny. Może się opłacić gruntowne przemyślenie tego, zwłaszcza wobec ostatnich doświadczeń wielu przedsiębiorców w czasie pandemii. To czy można prowadzić biznes, czy trzeba go zamknąć, zależało do kodu PKD. To samo dotyczyło odszkodowań za przestoje od Skarbu Państwa.

Well, and you need to choose where to register your company. You can register it at home, in a rented or specially bought room, but you can also set up a virtual office.

Why are more and more entrepreneurs opting for a virtual office?

Setting up a virtual office is exactly the most convenient solution. We apply to a company that runs such offices, sign a contract and we can already register a company at its address.

Podpisując umowę, zyskujemy bowiem prawo do wykorzystania jej adresu, czyli prawo do lokalu. Żaden urząd nie może się przyczepić.

Zyskujemy też, o ile wybierzemy odpowiednią firmę, możliwość zlecenia założenia naszego wirtualnego biura. Oczywiście możemy sami założyć swoją firmę, ale fachowcy zrobią to szybciej i sprawniej.

What to follow when choosing a place to set up a virtual office?

Factors to consider when looking for a virtual office

A prestigious address for your business

Pierwsze, na co warto zwrócić uwagę to adres. Nie powinien być to lokal w bloku. Wszelkie adresy typu „ulica Jakaśtam 7 m 14” odpadają. Przecież pod tym adresem będzie zarejestrowana nasza firma, będziemy go wszędzie podawać, będzie naszą wizytówką. Chyba nie chcemy samym, adresem dawać do zrozumienia, że nie prowadzimy poważnego biznesu, tylko chałupnictwo.

Adres powinien zawierać tylko numer domu. No i powinien to być adres prestiżowy, w centrum miasta, a nie na peryferiach.

Individual approach to the customer

Jest wiele firm, które zakładają wirtualne biura. Na rynku operują giganci, u których pod jednym adresem jest zarejestrowanych tysiące firm. Trudno w takim przypadku liczyć na indywidualną obsługę.

Dzwoniąc, musimy się liczyć z tym, że zaczynamy od tłumaczenia kim jesteśmy. A dodatkowo, w takim kołchozie łatwiej o ludzki błąd, który może nas kosztować spore pieniądze. Lepszym rozwiązaniem wydaje się niewielka butikowa firma.

Additional services for companies

What else should we pay attention to when choosing a company for our virtual office? On additional services. Is it possible to set up a dedicated phone line, is there a conference room, does the company keep you informed about correspondence, does it scan it or send back originals, how often....

Oczywiście indywidualne potrzeby każdej firmy są inne, ale warto już na wstępie, zakładając wirtualne biuro sprawdzić, czy dostaniemy wszystko, co nam może z czasem być potrzebne.

Registering a virtual office with Biznes Spot - an easy and quick process in just a few steps

Registering a company in a virtual office Biznes Spot is quick and easy. It can be done entirely online, in, let's call it a mixed way, or stationary.

The online registration process is as follows:

1. Należy przesłać dane do Biznes Spot takie jak NIP, REGON, KRS, dane osoby rejestrującej, telefon i mail kontaktowy, wybrany pakiet obsługi firmy.
2. In response, Biznes Spot will send a draft agreement;
3. Jeśli wszystko jest ok, Biznes Spot wystawia fakturę proforma za usługę oraz rachunek za kaucję w wysokości jednomiesięcznej usługi;
4. Both parties must use a qualified signature for the final signing of the contract.

In case the registrant of the company in the virtual office does not have a qualified signature, he can print out the agreement, sign it and send it to Biznes Spot. It will be sent back to him after signing.

It is also possible to handle all paperwork stationary by coming to one of the Biznes Spot offices. We recommend making an appointment in advance. All the paperwork for registration in a virtual office can be done in one day.