Kwalifikowany podpis elektroniczny – co to jest i jak go uzyskać?

Kwalifikowany podpis elektroniczny ma taką samą moc prawną jak podpis odręczny. Można nim zawierać umowy na odległość i załatwiać firmowe formalności bez drukowania dokumentów. Nie jest jednak potrzebny do każdej sprawy urzędowej. Wyjaśniamy, jak go uzyskać, do czego służy i czym różnią się dostępne rozwiązania.

Co to jest kwalifikowany podpis elektroniczny?

Kwalifikowany podpis elektroniczny służy do podpisywania dokumentów w wersji elektronicznej. Jest oparty na kwalifikowanym certyfikacie i składany za pomocą kwalifikowanego urządzenia. Korzysta z niego konkretna osoba – także wtedy, gdy podpisuje dokument w imieniu firmy.

Dzięki rozporządzeniu eIDAS taki podpis jest równoważny podpisowi odręcznemu. W Polsce art. 78¹ Kodeksu cywilnego pozwala w ten sposób zachować formę elektroniczną, równoważną pisemnej. Trzeba jednak pamiętać, że podpis kwalifikowany nie zastępuje aktu notarialnego ani innych szczególnych formalności.

Podpis kwalifikowany w firmie

Używając podpisu kwalifikowanego w Polsce, można między innymi:

• zawierać umowy na odległość;

• podpisywać deklaracje podatkowe;

• podpisywać i wysyłać dokumenty w systemach ZUS, w tym w programie Płatnik;

• podpisywać sprawozdania finansowe i dokumenty składane do KRS.

Nie zawsze trzeba korzystać właśnie z podpisu kwalifikowanego. Sprawozdanie finansowe można podpisać także podpisem zaufanym lub osobistym. Przy części deklaracji podatkowych wystarczą dane autoryzujące. Warto więc sprawdzić wymagania konkretnej sprawy.

Podpis jest przypisany do osoby, a nie do firmy. Sam certyfikat nie daje uprawnienia do reprezentowania spółki ani nie zastępuje pełnomocnictwa. Samo podpisanie pliku również nie oznacza złożenia go w urzędzie – dokument trzeba jeszcze wysłać przez właściwy system.

Podpis kwalifikowany a zwykły podpis elektroniczny i profil zaufany

Nie każdy podpis elektroniczny jest kwalifikowany. Podpis zaawansowany spełnia dodatkowe wymagania dotyczące identyfikacji podpisującego i wykrywania zmian w dokumencie. Kwalifikowany wymaga jeszcze kwalifikowanego certyfikatu i urządzenia do składania podpisu.

Zwykły podpis elektroniczny również może mieć znaczenie prawne i być dowodem. Nie zastępuje jednak podpisu odręcznego na takich samych zasadach jak kwalifikowany. Więcej wyjaśniamy w artykule o różnicach między podpisem kwalifikowanym a elektronicznym.

Profil zaufany pozwala składać podpis zaufany, używany przede wszystkim w kontaktach z polskimi urzędami. ePUAP jest natomiast platformą usług publicznych. Podpis zaufany nie jest podpisem kwalifikowanym. Szczegóły omawiamy w poradniku podpis kwalifikowany a ePUAP i profil zaufany.

Jak uzyskać kwalifikowany podpis elektroniczny krok po kroku?

1. Sprawdź, do czego potrzebujesz podpisu. Ustal, jakie dokumenty będziesz podpisywać i z jakich systemów korzystasz.

2. Wybierz dostawcę i rodzaj podpisu. Porównaj chmurę z kartą i czytnikiem. Sprawdź okres ważności oraz pełną cenę usługi.

3. Złóż zamówienie. Przygotuj dane i dokument tożsamości zgodnie z wymaganiami operatora.

4. Potwierdź tożsamość. Możesz zrobić to w punkcie, podczas wizyty operatora lub zdalnie, jeśli dostawca udostępnia taką możliwość. Sam zakup przez internet nie zastępuje weryfikacji.

5. Aktywuj certyfikat. Zainstaluj potrzebne aplikacje lub oprogramowanie do obsługi karty.

6. Podpisz pierwszy dokument i sprawdź podpis. Upewnij się, że odbiorca może go odczytać i zweryfikować.

W Biznes Spot tożsamość można potwierdzić w punkcie, u klienta lub online. Przed zamówieniem warto uzgodnić sposób weryfikacji i termin.

Jaki podpis elektroniczny wybrać: SimplySign czy Certum Mini?

W obu przypadkach otrzymujesz rozwiązanie do składania podpisu kwalifikowanego. Różnica polega przede wszystkim na tym, czy korzystasz z chmury, czy z karty i czytnika.

SimplySign qualified signature

SimplySign działa w chmurze, więc nie trzeba nosić ze sobą karty ani czytnika. Po aktywacji usługi korzystasz z aplikacji na telefonie. Generuje ona kod potrzebny do zalogowania się do usługi.

Na komputerze potrzebne jest również odpowiednie oprogramowanie, np. SimplySign Desktop i proCertum SmartSign. Możliwość załatwienia całej sprawy na telefonie zależy od systemu, do którego wysyłasz dokument.

Podpis elektroniczny Certum Mini

Certum Mini to karta kryptograficzna z niewielkim czytnikiem USB. Z wyglądu może przypominać pendrive, ale nie jest zwykłą pamięcią z plikami. Aby podpisać dokument, podłączasz czytnik z kartą do komputera i korzystasz z programu do podpisywania oraz kodu PIN. Przed zakupem sprawdź zgodność zestawu z komputerem. Dostępne rozwiązania znajdziesz w ofercie podpisów kwalifikowanych.

Jeśli często pracujesz poza biurem, podpis w chmurze może być wygodniejszy — telefon zwykle masz przy sobie. Przy stałym stanowisku równie dobrze może sprawdzić się karta z czytnikiem. Najważniejsze, żeby wybrane rozwiązanie działało z używanymi przez Ciebie programami i systemami.

Koszt i ważność podpisu kwalifikowanego

Cena podpisu zależy od wybranego rozwiązania, okresu ważności certyfikatu i sposobu potwierdzenia tożsamości. Przed zakupem sprawdź, co obejmuje podana kwota i czy weryfikacja jest płatna osobno.

Certyfikat jest wydawany na określony czas. Jeśli chcesz nadal podpisywać dokumenty, pamiętaj o jego odnowieniu. Przy dokumentach przechowywanych przez wiele lat warto też zadbać o możliwość późniejszego sprawdzenia podpisu.

Zacznij od wskazania dokumentów i systemów, z których korzystasz. Pomożemy Ci porównać SimplySign i Certum Mini oraz ustalić sposób potwierdzenia tożsamości i koszt usługi. Sprawdź ofertę podpisów kwalifikowanych lub skontaktuj się z Biznes Spot.

Jak bezpiecznie korzystać z podpisu kwalifikowanego?

Przed podpisaniem przeczytaj dokument i upewnij się, że to jego właściwa wersja. Nie udostępniaj PIN-u, danych logowania ani kodów z aplikacji. Chroń telefon i komputer, a potrzebne programy pobieraj ze stron dostawcy.

Po podpisaniu zachowaj plik i sprawdź poprawność podpisu. Jeśli treść wymaga zmiany, przygotuj nową wersję do podpisania. Gdy podejrzewasz, że ktoś uzyskał dostęp do Twojej karty lub konta, skontaktuj się z dostawcą, żeby zabezpieczyć usługę i w razie potrzeby unieważnić certyfikat.

Dodatkowe pytania o podpis kwalifikowany

Czym jest certyfikat kwalifikowany?

To elektroniczne poświadczenie, które pozwala sprawdzić, kto podpisał dokument. Wydaje je kwalifikowany dostawca po potwierdzeniu tożsamości. Zawiera dane podpisującego, dane potrzebne do weryfikacji podpisu i okres ważności. Korzystać z niego może tylko osoba, której został przypisany.

Czym różnią się certyfikat, podpis i kod autoryzacyjny?

Certyfikat pozwala zweryfikować podpisującego. Podpis jest składany pod konkretnym dokumentem. Kod z aplikacji służy natomiast do logowania lub autoryzacji. Samo wpisanie kodu nie oznacza jeszcze, że dokument został podpisany.

Czy podpis kwalifikowany jest uznawany za granicą?

Tak. Podpis kwalifikowany oparty na certyfikacie wydanym w jednym państwie Unii Europejskiej jest uznawany jako kwalifikowany także w pozostałych państwach członkowskich. Nadal trzeba spełnić wymagania dotyczące danej czynności i formatu dokumentu. Poza UE zasady uznawania należy sprawdzić osobno.

Czy podpis kwalifikowany zawsze jest płatny?

Nie. W mObywatelu można bezpłatnie podpisać pięć dokumentów miesięcznie w sprawach prywatnych, niezwiązanych z działalnością zawodową. Potrzebne są m.in. e-dowód, mDowód i telefon z NFC. To osobna możliwość podpisywania dokumentów prywatnych, a nie abonament do obsługi firmowych formalności.

Jak wygląda kwalifikowany podpis elektroniczny na dokumencie?

W PDF podpis może być widocznym polem z danymi podpisującego albo pozostawać niewidoczny. Wklejony obraz podpisu nie jest podpisem kwalifikowanym. Aby sprawdzić podpis, otwórz panel podpisów, np. w Adobe Acrobat, i zweryfikuj certyfikat, dane osoby oraz to, czy podpisana treść nie została zmieniona. Zachowaj plik elektroniczny – wydruk ani „drukowanie do PDF” nie zachowują podpisu. Jeżeli podpis zapisano osobno, odbiorca potrzebuje obu plików.