Amending the articles of association – how to do it and when does it take effect?

When is it necessary to amend the articles of association of a limited liability company?

The articles of association are the basic document establishing a company. There are situations when it becomes necessary to amend the articles of association. There are many such situations, and it is impossible to list them all.

The articles of association must be amended in the event of an increase or decrease in the share capital, a change in the amount of the partners' shares, or the withdrawal of a partner or the entry of a new partner into the company. It is also necessary to amend the articles of association of a limited liability company in the event of a change of name, business activity, or changes in the management board or supervisory board. An amendment to the articles of association is also necessary in the event of a relocation, i.e., a change in the company's registered office.

As I have pointed out, these are only some of the situations in which the articles of association must be amended.

Amending the articles of association of a limited liability company – required steps

Zmiana umowy spółki jest sformalizowaną procedurą, bo umowa spółki jest swego rodzaju konstytucją. Jeżeli zmianie umowy spółki musi towarzyszyć zmiana statutu spółki to procedura zaczyna się od odpowiedniej uchwały wspólników lub zarządu. Następnie trzeba opracować projekt zmiany umowy spółki i poddać go pod głosowanie zgromadzenia wspólników. Po podpisaniu nowej umowy zmienioną umowę spółki należy zarejestrować w Krajowym Rejestrze Sądowym. Szerzej omawiamy zasady wypłaty dywidendy w spółce w osobnym poradniku. Tak to po krótce wygląda.

How can the articles of association of a limited liability company be amended?

However, the amendment of the articles of association will vary depending on the complexity of the agreement and the statutes.

Amending the articles of association of S24 – a convenient online method

In S24, you can only amend a company agreement that has been registered in this system. After logging into the system, select the appropriate form related to the amendment you want to make, fill it in, attach the required documents (text of the amended agreement, shareholders' resolution, etc.). Then sign and submit the form. Once the form has been approved by the S24 system, you must pay the required fee. The amendment to the articles of association will be reviewed, which may take some time.

Amendment to the articles of association – notary public and shareholders' resolutions

If the company was registered in the traditional, paper-based manner, with the assistance of a notary public, then any amendments to the articles of association must be made in the same way. Amending the articles of association of a limited liability company in the traditional manner begins with expressing such intent, i.e., adopting a resolution by the competent body, such as the supervisory board or the shareholders' meeting. Based on this resolution, new articles of association must be prepared. Amendments to the articles of association must be approved by the competent body, such as the shareholders' meeting. The next step is to visit a notary public to sign a notarial deed containing the amendments to the articles of association. All that remains is to submit the new articles of association to the registry court, enter the changes in the documents, and notify the relevant authorities and partners.

When does the amendment to the articles of association take effect?

Amendments to the articles of association must be registered in the National Court Register. This register is public, which means that the amendments are announced and, consequently, become effective at that moment. An exception may be a situation where the amended articles of association specify a specific date on which the amendments come into force.

Important deadlines when amending the articles of association of a limited liability company.

Przy zmianie umowy spółki ważne jest zarejestrowanie nowej umowy spółki w KRS. Szerzej omawiamy praktyczne zasady prowadzenia spółki z o.o. w osobnym poradniku. Co do zasady powinno się to zrobić w ciągu siedmiu dni od podjęcia uchwały zarządu czy zgromadzenia wspólników. Na pewno na zgłoszenie zmiany umowy spółki nie można czekać w nieskończoność. Po sześciu miesiącach od podjęcia uchwały w sprawie zmiany umowy spółki, jeśli nie dokonano jej rejestracji w KRS zmiana staje się nieskuteczna, nie wywołuje skutków prawnych, czyli jakby jej nie było.

Does a change to the articles of association need to be reported to the tax office?

Co do zasady zmiany umowy spółki z o.o. jak również innego rodzaju spółek, jeśli są zgłoszone w KRS nie trzeba zgłaszać, bo są automatycznie przekazywane urzędowi skarbowemu, ZUS i GUS. Jeśli potrzebujesz praktycznego wsparcia, sprawdź wsparcie w rejestracji i zmianach spółki. Jednak, jeśli zmiany treści umowy spółki z o.o. czy innej obejmują obszary nie ujawniane w KRS spółka musi sama zgłosić je do urzędu skarbowego. Ma na to siedem dni od zaistnienia zmiany.

Biznes Spot oferuje dostosowanie gotowej spółki po zakupie. Szerzej omawiamy wybór przedmiotu działalności przy zakupie gotowej spółki w osobnym poradniku. Jednocześnie zapewniamy pełne doradztwo albo pomoc w sprawie dalszego formalnego postępowania z kupioną od nas spółką.

What does changing a company name involve – practical instructions

The name of the company is one of the mandatory elements of the articles of association. Therefore, the procedure for amending the articles of association to change the name of the company is one of the most important.

The process of changing a company name begins with a meeting of the management board or shareholders and the adoption of a resolution on the change. In most companies, adopting a resolution is sufficient and a notarial deed is not necessary. The change must be reported to the National Court Register and other company documents must be updated.

Biznes Spot provides advice and assistance if you are confused by Polish regulations. Contact us.