Jakie są koszty założenia firmy i prowadzenia działalności gospodarczej?

Prowadzenie własnej firmy w Polsce może być satysfakcjonujące i dawać dużą niezależność, ale niesie ze sobą konkretne koszty, które trzeba brać pod uwagę już na etapie planowania działalności. Choć samo założenie firmy – szczególnie w formie jednoosobowej działalności – bywa tanie, to codzienne utrzymanie biznesu generuje stałe opłaty, z których wielu początkujących przedsiębiorców nie zdaje sobie sprawy. Składki ZUS, koszty księgowości, wynajmu lokalu, ewentualne opłaty administracyjne czy podatki – wszystko to razem tworzy miesięczne obciążenie, które firma musi unieść niezależnie od osiąganych przychodów.

W tym artykule przedstawiamy, z jakimi kosztami trzeba się liczyć na starcie i w trakcie prowadzenia działalności, co można legalnie wliczyć w koszty uzyskania przychodu, a także jak zoptymalizować wydatki, m.in. dzięki rejestracji firmy w wirtualnym biurze. Jeśli planujesz otworzyć firmę i chcesz realnie ocenić, ile to będzie kosztować – ten przewodnik pomoże Ci uniknąć finansowych niespodzianek.

KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ

Na koszty prowadzenia działalności gospodarczej wpływa wiele czynników, w tym te uzależnione od branży w jakiej chcesz ją prowadzić. Są też koszty założenia takiej działalności, które zalezą od formy prawnej w jakiej będzie działać firma. I wreszcie są koszty stałe wynikające z samego faktu prowadzenia firmy.

Nie sposób omówić w krótkim tekście różnic w kosztach prowadzenia działalności gospodarczej uzależnionych od branży. Do tego trzeba by być specjalistą w danej dziedzinie, a na temat każdej branży można napisać książkę. Nie ma to sensu, zwłaszcza, że prawo w Polsce potrafi zostać zmienione jednej nocy.

KOSZTY ZAŁOŻENIA FIRMY – OPŁATY PODSTAWOWE

Zacznijmy zatem odpowiedzi na pytanie jakie są koszty założenia działalności gospodarczej. Jednoosobową działalność gospodarczą można założyć prawie bezkosztowo, jak niektórzy twierdzą, nawet w jeden dzień.

Bardziej zaawansowana forma działalności, czyli spółka z ograniczona odpowiedzialnością wymaga już trochę nakładów. Rejestracja spółki wymaga kapitału zakładowego w wysokości minimum pięciu tysięcy złotych. Dodam, że kapitał zakładowy to nie są pieniądze, które muszą leżeć na jakimś koncie. Po powołaniu spółki można nimi obracać.

Drugi koszt, który lepiej ponieść, żeby uniknąć później przykrych niespodzianek to notariusz. Dzięki pomocy fachowca można mieć pewność, że formalne rozpoczęcie działalności gospodarczej odbyło się zgodnie z prawem.

Otworzenie działalności wiąże się z konkretnym adresem, pod którym będzie ona zarejestrowana. Niezbędny jest do tego jakiś lokal, do którego rejestrujący firmę ma prawo. Nie musi to być własny lokal. Może być wynajęty, ale właściciel musi wyrazić na to zgodę.

Nie da się z góry wyliczyć, ile kosztuje własna działalność gospodarcza. Zależy to między innymi od tego o jaką chodzi branżę i skalę. Może się okazać, że konieczne są jakieś opłaty administracyjno-skarbowe albo pozwolenia i licencje. Na przykład przy przekroczeniu pewnej wartości sprzedaży konieczna staje się rejestracja do VAT co oznacza opłatę skarbową w wysokości 170 złotych.

ŁĄCZNE KOSZTY ZAŁOŻENIA DZIAŁALNOŚCI – OBOWIĄZKOWE SKŁADKI ZUS

Koszty utrzymania firmy w Polsce poważnie podwyższają składki ZUS. Składki trzeba płacić niezależnie od tego czy firma coś robi, zarabia czy też nie. To są stałe koszty utrzymania firmy. Czyli ustawodawcy nie interesuje skąd weźmiesz pieniądze na pokrycie kosztów ZUS.

Stawki daniny na ZUS wzrosły w 2024 roku i ponownie w 2025 roku. Minimalna składka ZUS zależy od Przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce narodowej. Na 2025 rok prognozowane przeciętne wynagrodzenie ma wynieść 8673 zł. Zgodnie z prawem 60% tej kwoty stanowi podstawę wyliczenia składek na ubezpieczenia społeczne dla firm. W 2025 roku jest to zatem kwota 5203,80 zł. Daje to następujące składki minimalne:

• emerytalne – 19,52% podstawy wymiaru – 1015,78 zł;

• rentowe – 8% podstawy wymiaru – 416,30 zł;

• wypadkowe – 1,67% podstawy wymiaru – (wysokość składki jest zróżnicowana w zależności od stopnia ryzyka i liczby ubezpieczonych);

• chorobowe (dobrowolne) – 2,45% podstawy wymiaru – 127,49 zł;

• Fundusz Pracy – 2,45% podstawy wymiaru – 127,49 zł.

Razem podstawowe koszty ZUS (bez składki zdrowotnej, z uwzględnieniem dobrowolnej składki chorobowej) wynoszą w 2025 roku 1773,96 zł miesięcznie.

Przewidziana jest też maksymalna stawka ZUS. Wprowadzono ją dlatego, że teoretycznie przedsiębiorca mógłby chcieć płacić niewyobrażalnie wysoki ZUS a potem żądać od państwa niebotycznych świadczeń. Miesięczna podstawa składek nie może przekraczać 250% prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia w gospodarce. Roczna podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe w 2025 roku nie może przekroczyć kwoty 260 190 zł.

Jest jeszcze preferencyjny ZUS. Na takie udogodnienie mogą liczyć osoby planujące rozpoczęcie działalności gospodarczej, które nie prowadziły takowej przez ostatnich 60 miesięcy kalendarzowych. Podstawa wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne dla tych osób w 2025 roku nie może być niższa niż 1399,80 zł (30% kwoty minimalnego wynagrodzenia).

Nie mogą liczyć na preferencyjny ZUS również te osoby, które planują założyć jednoosobową działalność gospodarczą po to żeby wykonywać dla firmy w której pracowały te same obowiązki co na etacie.

Preferencyjne składki ZUS są, tak jak pełne składki ZUS wyliczane na podstawie przewidywań wysokości zarobków w gospodarce.

KOSZTY KSIĘGOWOŚCI

Prowadząc firmę wypada jeszcze mieć księgowość. Księgową sieciówkę można mieć za kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Zdarzają się oferty według których koszty księgowości wynoszą zero złotych. Ale oczywiście nie ma nic za darmo. Takie firmy pobierają opłaty za innego rodzaju usługi, które są w nierozłącznym pakiecie z usługami księgowymi.

Powierzając prowadzenie księgowości indywidualnie wybranemu biuru trzeba zapłacić więcej niż w sieciówce. Jednak doświadczenie uczy, że czasem lepiej płacić za księgowość więcej i mieć zindywidualizowane usługi. Właściciel pewnej firmy, robiąc zakupy w markecie został poproszony przez żonę o zakup podpasek. Wziął z półki, wrzucił do wózka i zapomniał. Skarbówka wysłała zapytanie, co podpaski robią na fakturze VAT. Przytomna księgowa napisała wyjaśnienie, że w biurze są zabytkowe meble, a podpaski najlepiej się sprawdzają do ich polerowania.

Oczywiście usługi księgowe można wliczyć w koszty działalności i odliczyć od podatku dochodowego.

KOSZT WYNAJMU LOKALU

Bieżące koszty prowadzenia firmy podnosi jeszcze konieczny w wielu przypadkach wydatek na wynajęcie lokalu. Oczywiście można zarejestrować w swoim mieszkaniu, ale to słaby, z wielu powodów pomysł.

A więc trzeba znaleźć i wynająć odpowiedni lokal. Zakładając, że na małą działalność biurową wystarczy 10 metrów kwadratowych w Warszawie trzeba zapłacić od 1000 złotych w górę. W Lublinie jest mniej więcej połowę taniej.

KOSZTY PROWADZENIA DZIAŁALNOŚCI GOSPODARCZEJ W PORÓWNANIU DO PRACY NA ETACIE

Prowadzenie działalności gospodarczej a praca na etacie to są dwa różne światy. Praca na etacie oznacza, że sprawę kosztów można pominąć. I tak nie ma się na to właściwie wpływu. Praktycznie rzecz biorąc, żadnych znaczących kosztów nie można odpisać.

Trochę inaczej wygląda to przy pracy zdalnej. Duża część zatrudnionych z powodu pandemii z dnia na dzień zaczęła pracować zdalnie. Nie było wtedy żadnych przepisów regulujących taką pracę. Rządowi się jednak nie spieszyło z uchwaleniem nowelizacji kodeksu pracy i nowe prawo weszło w życie dopiero w 2023 roku. Pracujący zdalnie nie może liczyć na dużo. Upadł pomysł by przy pracy zdalnej należało się pracownikowi dofinansowanie części czynszu. Kolejny pomysł, by refundować koszty wody czy ogrzewania też nie przeszedł. W rezultacie koszty zatrudnienia pracowników wykonujących zadania zdalnie wzrosły nieznacznie.

Znowelizowany kodeks pracy przewiduje wyłącznie, że pracodawca musi zapewnić pracownikowi narzędzia i materiały niezbędne do pracy oraz zapewnić ich konserwację. Ma też zwracać pracownikowi koszt zużytego do pracy zdalnej prądu oraz koszt niezbędnych usług telekomunikacyjnych.

Nie są to duże przywileje, ale koszty zatrudnienia pracowników w Polsce są i tak oceniane jako bardzo duże w porównaniu z innymi krajami.

CO MOŻNA WLICZYĆ W KOSZTY?

Trochę inaczej sprawa się ma, jeśli masz firmę. Tu przysługują odliczenia. Jakie koszty prowadzenia działalności gospodarczej można odliczyć?

Odliczasz a właściwie wpisujesz jako koszt wszystko co jest niezbędne do prowadzenia firmy. A więc środki transportu: samochód, rower, hulajnogę elektryczną – to wszystko możesz wrzucić jako koszt prowadzenia firmy.

Z samochodem i paliwem do niego sprawa jest trochę bardziej skomplikowana, ale i tak zwykle dużą część udaje się wrzucić w koszty. W koszty możesz też wrzucić na przykład wiertarkę czy młotek. Nikt nie może Cię zmusić, żebyś płacił komuś za wywiercenie dziury w ścianie. Nawet jeżeli taka potrzeba pojawia się raz na rok.

Fakt, że wrzucasz zakupy w koszty powoduje, że nie płacisz od wydanych na nie pieniędzy podatku. Przedsiębiorcy opłaca się mieć wysokie koszty prowadzenia działalności. Osoba pracująca na etacie jest w odwrotnej sytuacji.

WIRTUALNE BIURO POMOŻE ZAOSZCZĘDZIĆ

Rejestracja firmy w wirtualnym biurze może dać oszczędności. Firmy, które mieszczą się w komputerze i telefonie nie muszą mieć zwykle fizycznego lokalu do pracy. Właściciele pracują często w kawiarniach czy na podmiejskich działkach. Potrzebne jest im miejsce do zarejestrowania firmy. Musi być też możliwość odebrania korespondencji i powiadomienia o tym przedsiębiorcy. Nie ma potrzeby wynajmowania lokalu specjalnie dla siebie i jeszcze może sekretarki. Wszystko co potrzebne można mieć w wynajmowanym wirtualnym biurze.