Wie hoch sind die Kosten für die Gründung eines Unternehmens und die Führung eines Betriebs?

Ein eigenes Unternehmen in Polen zu führen, kann befriedigend sein und ein hohes Maß an Unabhängigkeit bieten, bringt jedoch konkrete Kosten mit sich, die bereits in der Planungsphase berücksichtigt werden müssen. Auch wenn die Gründung eines Unternehmens – insbesondere als Einzelunternehmen – oft kostengünstig ist, verursacht der tägliche Betrieb des Unternehmens laufende Kosten, deren sich viele angehende Unternehmer nicht bewusst sind. Sozialversicherungsbeiträge, Buchhaltungskosten, Mietkosten, eventuelle Verwaltungsgebühren oder Steuern – all dies zusammen ergibt eine monatliche Belastung, die das Unternehmen unabhängig von den erzielten Einnahmen tragen muss.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen, mit welchen Kosten Sie zu Beginn und während der Geschäftstätigkeit rechnen müssen, was Sie rechtmäßig als Werbungskosten absetzen können und wie Sie Ihre Ausgaben optimieren können, unter anderem durch die Registrierung Ihres Unternehmens in einem virtuellen Büro. Wenn Sie planen, ein Unternehmen zu gründen, und realistisch einschätzen möchten, wie viel das kosten wird – dieser Leitfaden hilft Ihnen, finanzielle Überraschungen zu vermeiden.

GESCHÄFTSKOSTEN

Die Kosten für den Betrieb eines Unternehmens hängen von vielen Faktoren ab, unter anderem von der Branche, in der Sie tätig sein wollen. Hinzu kommen die Kosten für die Gründung eines solchen Unternehmens, die von der Rechtsform abhängen, in der das Unternehmen tätig sein wird. Und schließlich gibt es noch die Fixkosten, die sich aus der Tatsache ergeben, dass man ein Unternehmen betreibt.

Es ist unmöglich, in einem kurzen Text die Unterschiede bei den Unternehmenskosten je nach Branche zu erörtern. Dazu müsste man ein Spezialist auf einem bestimmten Gebiet sein, und über jede Branche könnte man ein Buch schreiben. Das macht keinen Sinn, zumal die Gesetze in Polen über Nacht geändert werden können.

EINRICHTUNGSKOSTEN - GRUNDGEBÜHREN

Beginnen wir also mit der Beantwortung der Frage, wie hoch die Kosten für die Gründung eines Unternehmens sind. Ein Einzelunternehmen lässt sich fast kostenlos gründen – manche behaupten sogar, dass dies innerhalb eines Tages möglich ist.

Eine komplexere Unternehmensform, nämlich die Gesellschaft mit beschränkter Haftung, erfordert bereits einen gewissen finanziellen Aufwand. Für die Gründung einer solchen Gesellschaft ist ein Stammkapital von mindestens fünftausend Zloty erforderlich. Ich möchte hinzufügen, dass es sich bei dem Stammkapital nicht um Geld handelt, das auf einem Konto liegen bleiben muss. Nach der Gründung der Gesellschaft kann damit frei verfahren werden.

Eine weitere Ausgabe, die man besser tätigen sollte, um spätere unangenehme Überraschungen zu vermeiden, sind die Notarkosten. Mit der Hilfe eines Fachmanns kann man sicher sein, dass die formelle Gründung des Unternehmens rechtskonform erfolgt ist.

Die Gründung eines Unternehmens ist an eine bestimmte Adresse gebunden, unter der es registriert wird. Dazu ist eine Räumlichkeit erforderlich, über die der Unternehmensgründer verfügen darf. Es muss sich dabei nicht um eine eigene Räumlichkeit handeln. Sie kann gemietet sein, allerdings muss der Eigentümer dem zustimmen.

Es ist unmöglich, im Voraus zu berechnen, wie viel ein eigenes Unternehmen kostet. Dies hängt unter anderem von der Branche und dem Umfang ab. Es können Verwaltungs- und Steuergebühren anfallen oder Genehmigungen und Lizenzen erforderlich sein. So muss man sich beispielsweise ab einem bestimmten Umsatzwert für die Mehrwertsteuer registrieren lassen, was mit einer Stempelgebühr von 170 PLN verbunden ist.

ANLAUFKOSTEN INSGESAMT - PFLICHTBEITRÄGE ZUR SOZIALVERSICHERUNG

Die Kosten für die Unterhaltung eines Unternehmens in Polen werden durch die ZUS-Beiträge erheblich erhöht. Die Beiträge müssen unabhängig davon gezahlt werden, ob das Unternehmen etwas tut, Geld verdient oder nicht. Es handelt sich um feste Kosten für die Aufrechterhaltung eines Unternehmens. Das heißt, dem Gesetzgeber ist es egal, woher Sie das Geld zur Deckung der Kosten der ZUS nehmen.

Die Sozialversicherungsbeiträge sind im Jahr 2024 und erneut im Jahr 2025 gestiegen. Der Mindestbeitrag zur Sozialversicherung richtet sich nach dem Durchschnittslohn in der Volkswirtschaft. Für das Jahr 2025 wird das durchschnittliche Entgelt auf 8673 PLN prognostiziert. Laut Gesetz bilden 60 % dieses Betrags die Berechnungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge von Unternehmen. Im Jahr 2025 beträgt dieser Betrag somit 5203,80 PLN. Daraus ergeben sich folgende Mindestbeiträge:

• Rentenbeiträge – 19,52 % der Bemessungsgrundlage – 1015,78 PLN;

• Rentenbeiträge – 8 % der Bemessungsgrundlage – 416,30 PLN;

• Unfallversicherung – 1,67 % der Bemessungsgrundlage – (die Höhe des Beitrags variiert je nach Risikograd und Anzahl der Versicherten);

• Krankengeld (freiwillig) – 2,45 % der Bemessungsgrundlage – 127,49 PLN;

• Arbeitsfonds – 2,45 % der Bemessungsgrundlage – 127,49 PLN.

Insgesamt belaufen sich die Grundbeiträge zur Sozialversicherung (ohne Krankenversicherungsbeitrag, einschließlich des freiwilligen Krankengeldbeitrags) im Jahr 2025 auf 1773,96 PLN monatlich.

Es ist auch ein Höchstsatz für die Sozialversicherungsbeiträge vorgesehen. Dieser wurde eingeführt, weil ein Unternehmer theoretisch unvorstellbar hohe Sozialversicherungsbeiträge zahlen und anschließend vom Staat exorbitante Leistungen einfordern könnte. Die monatliche Beitragsbemessungsgrundlage darf 250 % des prognostizierten Durchschnittslohns in der Wirtschaft nicht überschreiten. Die jährliche Beitragsbemessungsgrundlage für Renten- und Invaliditätsversicherungen darf im Jahr 2025 den Betrag von 260.190 PLN nicht überschreiten.

Es gibt noch die Sozialversicherungsregelung für Existenzgründer. Diese Vergünstigung steht Personen zu, die eine gewerbliche Tätigkeit aufnehmen möchten und in den letzten 60 Kalendermonaten keine solche ausgeübt haben. Die Bemessungsgrundlage für die Sozialversicherungsbeiträge dieser Personen darf im Jahr 2025 nicht unter 1399,80 PLN (30 % des Mindestlohns) liegen.

Auch diejenigen, die ein Einzelunternehmen gründen wollen, um dieselben Aufgaben für das Unternehmen zu erfüllen, in dem sie als Angestellte tätig waren, können nicht mit einer Vorzugsregelung der ZUS rechnen.

Die präferenziellen Sozialversicherungsbeiträge werden wie die vollen Sozialversicherungsbeiträge auf der Grundlage des voraussichtlichen Einkommens in der Wirtschaft berechnet.

BUCHHALTUNGSKOSTEN

Wenn man ein Unternehmen führt, sollte man auch eine Buchhaltung haben. Eine Buchhaltungsdienstleistung über einen Online-Anbieter kann man schon für ein paar Dutzend Złoty im Monat bekommen. Es gibt Angebote, bei denen die Kosten für die Buchhaltung bei null Złoty liegen. Aber natürlich gibt es nichts umsonst. Solche Unternehmen erheben Gebühren für andere Dienstleistungen, die untrennbar mit den Buchhaltungsdienstleistungen verbunden sind.

Wenn Sie Ihre Buchhaltung einem individuell ausgewählten Büro anvertrauen, müssen Sie mehr bezahlen als in einem Netzwerk. Die Erfahrung lehrt jedoch, dass es manchmal besser ist, mehr für die Buchhaltung zu bezahlen und einen persönlichen Service zu erhalten. Der Inhaber eines Unternehmens wurde beim Einkaufen im Supermarkt von seiner Frau gebeten, einige Damenbinden zu kaufen. Er nahm eine aus dem Regal, warf sie in den Einkaufswagen und vergaß sie. Das Finanzamt schickte eine Anfrage, was die Damenbinden auf der Mehrwertsteuerrechnung zu suchen hätten. Der bewusste Buchhalter schrieb eine Erklärung, dass sich im Büro antike Möbel befanden und die Damenbinden am besten zum Polieren geeignet waren.

Selbstverständlich können Buchhaltungsdienstleistungen als Betriebsausgaben geltend gemacht und von der Einkommensteuer abgezogen werden.

KOSTEN FÜR DIE ANMIETUNG DER RÄUMLICHKEITEN

Die laufenden Kosten für den Betrieb eines Unternehmens werden in vielen Fällen durch die notwendigen Ausgaben für die Anmietung von Räumlichkeiten noch erhöht. Natürlich kann man sich in der eigenen Wohnung anmelden, aber das ist aus einer Reihe von Gründen eine schlechte Idee.

Sie müssen also geeignete Räumlichkeiten finden und mieten. Wenn man davon ausgeht, dass 10 Quadratmeter für ein kleines Bürogeschäft ausreichen, muss man in Warschau ab 1.000 PLN aufwärts zahlen. In Lublin ist es etwa halb so viel.

DIE KOSTEN FÜR DIE FÜHRUNG EINES UNTERNEHMENS IM VERGLEICH ZUR ARBEIT ALS ANGESTELLTER

Die Führung eines Unternehmens und die Arbeit als Angestellter sind zwei verschiedene Welten. Wenn man als Angestellter arbeitet, kann man die Kostenfrage ignorieren. Sie haben darauf ohnehin keinen Einfluss. In der Praxis können keine nennenswerten Kosten abgeschrieben werden.

Mit der Fernarbeit verhält es sich ein wenig anders. Wegen der Pandemie begann ein großer Teil der Arbeitnehmer von heute auf morgen mit der Arbeit aus der Ferne. Damals gab es noch keine Rechtsvorschriften zur Regelung dieser Arbeit. Die Regierung hatte es jedoch nicht eilig, eine Änderung des Arbeitsgesetzes zu verabschieden, und das neue Gesetz trat erst 2023 in Kraft. Ein Fernarbeitnehmer kann nicht mit viel rechnen. Die Idee, einen Teil der Miete zu bezuschussen, wenn man aus der Ferne arbeitet, scheiterte. Eine andere Idee, die Wasser- oder Heizkosten zu erstatten, scheiterte ebenfalls. Infolgedessen sind die Kosten für die Beschäftigung von Fernarbeitern leicht angestiegen.

Das geänderte Arbeitsgesetzbuch sieht lediglich vor, dass der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die für die Arbeit erforderlichen Werkzeuge und Materialien zur Verfügung stellen und für deren Wartung sorgen muss. Außerdem muss er dem Arbeitnehmer die Kosten für den Stromverbrauch bei Fernarbeit und die Kosten für die notwendigen Telekommunikationsdienste erstatten.

Dies sind keine großen Privilegien, aber die Kosten für die Beschäftigung von Arbeitnehmern in Polen werden im Vergleich zu anderen Ländern immer noch als sehr hoch eingeschätzt.

WAS KANN IN RECHNUNG GESTELLT WERDEN?

Etwas anders liegt der Fall, wenn Sie ein Unternehmen haben. Hier haben Sie Anspruch auf Abzüge. Welche Betriebsausgaben sind abzugsfähig?

Sie können alles, was für den Betrieb Ihres Unternehmens notwendig ist, absetzen und als Ausgabe verbuchen. Also Verkehrsmittel: ein Auto, ein Fahrrad, ein Elektroroller - all das können Sie als Betriebsausgaben geltend machen.

Bei einem Auto und dem Treibstoff dafür ist die Sache etwas komplizierter, aber dennoch schafft es ein großer Teil in der Regel, in die Kosten einbezogen zu werden. Sie können auch eine Bohrmaschine oder einen Hammer in die Kosten einbeziehen. Niemand kann Sie dazu zwingen, jemanden dafür zu bezahlen, ein Loch in die Wand zu bohren. Auch wenn es einmal im Jahr nötig ist.

Die Tatsache, dass Sie Ihre Einkäufe in die Kosten einbeziehen, bedeutet, dass Sie für das Geld, das Sie dafür ausgeben, keine Steuern zahlen. Es zahlt sich für den Unternehmer aus, hohe Betriebskosten zu haben. Ein Angestellter befindet sich in der umgekehrten Situation.

EIN VIRTUELLES BÜRO WIRD IHNEN HELFEN ZU SPAREN

Die Registrierung eines Unternehmens in einem virtuellen Büro kann Kosten sparen. Unternehmen, die sich auf einem Computer und einem Telefon befinden, benötigen in der Regel keine physischen Geschäftsräume. Die Inhaber arbeiten oft in Cafés oder auf Grundstücken am Stadtrand. Sie benötigen einen Ort, um ihr Unternehmen anzumelden. Außerdem muss es möglich sein, Post entgegenzunehmen und den Unternehmer darüber zu informieren. Es ist nicht notwendig, eigens Räumlichkeiten für sich selbst und möglicherweise noch eine Sekretärin anzumieten. Alles, was man braucht, kann man in einem gemieteten virtuellen Büro haben.