Is a virtual office a place of business?

Wybór adresu firmy to jedna z pierwszych decyzji przy zakładaniu działalności gospodarczej – i jedna z częściej budzących wątpliwości. Adres rejestracyjny, adres prowadzenia działalności, miejsce do korespondencji – każdy z nich może być inny i pełnić odrębną funkcję. W dobie pracy zdalnej i cyfrowych usług coraz częściej wybieraną opcją staje się wirtualne biuro.

Z punktu widzenia urzędów, kluczowe znaczenie ma to, gdzie oficjalnie zarejestrowana jest firma oraz gdzie można ją skutecznie powiadomić. Wirtualne biuro może pełnić tę rolę legalnie, o ile przedsiębiorca spełni określone wymogi i posiada odpowiednie dokumenty potwierdzające prawo do korzystania z adresu. Forma ta pozwala na elastyczność, wygodę i dostęp do dodatkowych usług, bez konieczności utrzymywania fizycznego lokalu.

What is a place of business?

The place of business can be the place where the company is registered. It can also be the place where the business is actually carried out: a store, a warehouse, a manufacturing plant. But in a legal sense, the place of business determines such things as being under a certain tax authority, the place where official correspondence is to be addressed.

Może to być więc z powodzeniem wirtualne biuro, gdzie korespondencja zostanie odebrana i przekazana właściwiej osobie w firmie.

Types of addresses related to running a company

Na początek może wyjaśnijmy dwa pojęcia: siedziba firmy i adres firmy. Siedziba firmy to jest na przykład: Ciechanów, Zakopane, Elbląg. Wskazuje ono na terytorium działania, jakich urzędów firma jest zarejestrowana. Adres firmy to konkretyzacja siedziby, czyli ulica, numer, etc.

Jeżeli mówimy o adresie siedziby firmy, to należy przez to rozumieć miejsce (konkretny adres), gdzie firma jest zarejestrowana w Krajowym Rejestrze Sądowym. To najbardziej formalny adres.

The business address can be completely different from the registration address. A company registered in a virtual office, for example, does business at a different address. There may also be no business address, because if these are services at clients' premises, it is difficult to indicate such an address. In the case of many professions for which only knowledge and a computer are needed, it is also difficult to have such an address, because it may be a different coffee shop every day.

Może się też wskazać adres do korespondencji, jeśli z jakichś względów nie chce się dostawać korespondencji na adres rejestracji czy wykonywania działalności. Trzeba jednak zaznaczyć, że korespondencja urzędowa może też przyjść na tamte adresy.

How to report a virtual office as a place of business in CEIDG?

A virtual office as a place of business is declared in principle the same as any other place. Before proceeding, it is necessary to prepare documents confirming the right to use this office. This can be, for example, a lease agreement, or some other type of agreement confirming that the rightful owner of the premises agrees to register the company there.

Po zalogowaniu do CEIDG kolejne kroki podpowiada system. Na koniec generuje potwierdzenie rejestracji firmy. Jeśli chcesz dokonać rejestracji spółki w Warszawie w jednej z naszych lokalizacji – pomożemy w wypełnieniu formularza.

Documentation related to the place of business in the matter of virtual office

Dokumentacja, jaką należy mieć chcąc prowadzić działalność gospodarczą w wirtualnym biurze, powinna być łatwa do zdobycia od samego biura. To w końcu przedsiębiorcy, które je prowadzi zależy na tym, żeby klienci mogli bez trudu załatwić wszystkie formalności.

Identification documents like an ID card or passport will also be necessary.

Real estate titles and office lease agreements

The authorities must be sure that the company has not registered in a place to which it has no right. Moreover, that the owner of the place in question knows nothing about it.

Therefore, the basic document required is an office lease or service contract. A reservation agreement for the address in question can serve as an alternative document. If an entrepreneur running a virtual office rents premises, it will also be necessary to present his agreement with the owner, in which the right to sublet will be recorded. And finally, an extract from the land registry proving who owns the property should be presented.

Accounting documents

Większość wirtualnych biur oferuje również usługi księgowości. Albo mają własny dział
księgowości, albo na preferencyjnych zasadach księgowość firmy zlecają współpracującemu
z nimi zewnętrznemu podmiotowi. Zazwyczaj dokumenty księgowe przechowywane są przez
firmę zajmującą się księgowością.

Virtual office vs. place of business - summary

Wirtualne biuro jest bardzo poręcznym miejscem prowadzenia działalności gospodarczej. Można w sposób elastyczny zlecać dodatkowe usługi, jeśli okażą się potrzebne. Pracownicy bywają też pomocni w sprawach urzędowych, bo po prostu już to przerabiali.

Jeśli chcesz założyć firmę i szukasz dogodnego, przyjaznego miejsca na jej rejestrację zapraszamy do kontaktu z Biznes Spot. Jesteśmy firma butikową, a nie molochem. Jeśli dzwoni nasz klient, pamiętamy z kim mamy do czynienia.

Skontaktuj się już dzisiaj z Biznes Spot i przekonaj się, jak łatwe stają się niektóre sprawy z naszą pomocą.