Everything You Need to Know About Forming a Limited Liability Company – Pros and Cons

Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością to jedna z najczęściej wybieranych form prowadzenia działalności w Polsce, choć dla wielu przedsiębiorców wciąż pozostaje niezrozumiana lub niedoceniana. Szerzej omawiamy wybór między JDG a spółką z o.o. w osobnym poradniku. W 2025 roku nadal wyróżnia się przede wszystkim ograniczoną odpowiedzialnością wspólników – co oznacza, że w razie niepowodzenia firmy, ich prywatny majątek jest chroniony. W praktyce oznacza to większe bezpieczeństwo niż w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej. Szerzej omawiamy dobór formy prawnej do specyfiki biznesu w osobnym poradniku. Z drugiej strony założenie i prowadzenie spółki z o.o. wiąże się z pewnymi formalnościami – obowiązkową pełną księgowością, procesem rejestracji, a często także koniecznością skorzystania z usług prawnika lub biura rachunkowego.

In this article, we take a closer look at what setting up a limited liability company (LLC) really entails, who can establish one, what its main advantages are, and what limitations you need to consider before deciding to register one. If you’re wondering whether an LLC is the right move for your business in 2025, you’ll find concrete answers here.

What is a limited liability company?

Spółka z o.o. jest to, jak sama nazwa wskazuje wspólne przedsięwzięcie biznesowe dwóch lub więcej podmiotów. Jednak, żeby nie było tak łatwo, możliwe jest też założenie jednoosobowej spółki z o.o. Nie ulega natomiast wątpliwości, że najważniejszą cechą spółki z ograniczoną odpowiedzialnością jest właśnie owa ograniczona odpowiedzialność udziałowców. Odpowiadają oni tylko do wysokości kapitału zakładowego.

Key features of a limited liability company

Undoubtedly, the most important feature of a limited liability company is that the shareholders’ liability is limited to the amount of capital they have contributed. The minimum capital required to establish the company is just five thousand zlotys. Moreover, this capital is not tied up. Once the formalities have been completed, we can freely use it for the company’s operations.

Setting up a limited liability company – disadvantages

Setting up a limited liability company and then running it involves certain drawbacks.

The time-consuming process of incorporating a company before a notary or online

The process of forming a limited liability company is highly formalized, which is certainly not an advantage of this business structure. It is best to have a notary prepare the documents required to form the company. Of course, you can draw on the wealth of information available online. You will also find a sample articles of association there, but it is advisable to seek legal assistance when registering the company. Naturally, this significantly increases the cost of forming the company.

Forming a company and registering it with the National Court Register (KRS) is also time-consuming. It can take up to several weeks. This depends, among other things, on the complexity of the articles of incorporation.

Setting up a company through the s24 platform takes much less time. However, forming a company this way is only possible for entities with a simple structure. It is not possible to set up a company through s24 if, for example, one of the shareholders wishes to contribute real estate or machinery to the company. The s24 platform accepts only cash contributions.

Unfortunately, a limited liability company is subject to double taxation. To withdraw the money you’ve earned, you must first pay a 19% corporate income tax. Another 19% must be paid on the distribution of profits. You won’t encounter such drawbacks with a sole proprietorship, but keep in mind that in that case, if the business fails, you are liable with all your personal assets.

Post-incorporation formalities for a limited liability company – full accounting services

Decydując się na założenie spółki z o.o. trzeba się liczyć z koniecznością prowadzenia pełnej księgowości. Wymaga to wiedzy i bieżącego dokształcania. W rezultacie prowadzenie tej sfery biznesu najlepiej powierzyć doświadczonemu księgowemu bądź biuru rachunkowemu.

Why should you consider starting one? The advantages of a limited liability company

The advantages of a limited liability company include, for example, the relatively low cost of incorporation. If drafting the articles of association is straightforward and therefore does not require a notarized agreement, the costs of establishing the company will amount to 350 zlotys. Of this amount, 250 zlotys covers the KRS registration fee, and 100 zlotys covers the cost of publishing the notice in the Court and Economic Monitor.

Of course, setting up a limited liability company also means that, should the business fail, the partners are liable only up to the amount of the initial capital.

Rejestracja spółki z o.o. umożliwia też uniknięcie płacenia składki ZUS. Jednak jest to możliwe tylko w przypadku prowadzenia spółki przez dwóch lub więcej udziałowców. Nie są oni bowiem traktowani jak pracownicy. Rejestracja spółki z o.o. jednoosobowej oznacza, że jej właściciel jest jednocześnie jej pracownikiem i ZUS musi płacić.

Who can form a limited liability company?

A limited liability company (Sp. z o.o.) may be established by any natural or legal person, regardless of their nationality or the location of the company’s registered office.

A partner in a limited liability company – who can be one?

Any individual may be a partner in a limited liability company, provided they are not subject to any personal restrictions resulting, for example, from a court judgment.

Partners may also include companies with different legal forms. It is possible to have a mix of entities with different legal statuses. The partners in a single company may include both a natural person and, for example, a joint-stock company.

The only legal restriction is that a single-member limited liability company cannot be a shareholder in a limited liability company.

Types of business activities in a limited liability company

There are virtually no restrictions on the business activities a limited liability company may engage in. Of course, these activities must comply with Polish law. However, for many types of business activities, additional permits or licenses are required.

The main ways to form a limited liability company

Spółkę z o.o. można zakładać samemu, ale ponieważ jest to dosyć skomplikowane łatwo popełnić błędy. Może to wydłużyć proces zakładania firmy, może też okazać się kosztowne. Prostsze niż zakładanie spółki z o.o. tradycyjnym sposobem jest przeprowadzenie procedury przez internet, ale też można natknąć się na schody.

It seems that the surest way is to hire a specialized firm that handles this professionally to register the company. That way, we’ll avoid mistakes and the process will be faster.

Ważne dla dalszej działalności może okazać się miejsce rejestracji spółki. Największy spokój zapewni kompleksowe wsparcie przy zakładaniu spółki z o.o. Tutejsze urzędy skarbowe są tak zawalone robotą, że skupiają się na naprawdę dużych nieprawidłowościach a nie na groszowych przeoczeniach.

Przy wyborze miejsca rejestracji warto rozważyć wirtualną siedzibę spółki w centrum Warszawy. To rozwiązanie łączy reprezentacyjny adres z elastycznością – spółka otrzymuje profesjonalny wizerunek, obsługę korespondencji i dostęp do sal konferencyjnych bez wysokich kosztów wynajmu tradycyjnego biura.

The costs of operating a limited liability company

Przy zakładaniu spółki z o.o. koszty są zależne od sposobu jej zakładania. Najtańsze jest założenie samemu spółki przez Internet. Konieczne jest opłacenie rejestracji w KRS – 250 złotych i 100 złotych za ogłoszenie rejestracji spółki w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. No i jeszcze kilkudziesięciozłotowy podatek od czynności cywilnoprawnych.

Przy tradycyjnej metodzie zakładania dochodzi koszt notariusza, który jest uzależniony od wysokości kapitału zakładowego. Minimalny kapitał zakładowy niezbędny by założyć spółkę to pięć tysięcy złotych. Jednak może to być dowolnie wysoka suma. Im wyższy kapitał zakładowy tym wyższa wiarygodność spółki na rynku. Oznacza to też większe ryzyko w razie niepowodzenia, bo spółka z o.o. odpowiada za długi właśnie do wysokości swojego kapitału.

Assistance with forming a limited liability company

Setting up a company online is relatively simple. The s24 platform essentially guides you through every step of the process. However, setting up a company via the s24 platform is only possible if the limited liability company (Sp. z o.o.) is to take the simplest form possible. However, if the limited liability company is to include, for example, a contribution in kind in its initial capital, the process of establishing the company becomes quite complicated. In such a case, it is better to entrust the preparation and execution of the articles of association to specialists.

Oczywiście pomoc przy zakładaniu spółki nie jest bezpłatna. Jeśli chcesz założyć spółkę zlecając formalności wyspecjalizowanej firmie jak Biznes Spot musisz doliczyć jej prowizję, ale to sposób na najszybsze i fachowe załatwienie sprawy. Polecamy założenie spółki z nami.

It seems that the limited liability company (Sp. z o.o.) is significantly underappreciated in Poland as a business structure. Sole proprietorships dominate our market. This structure is, of course, simpler. However, it is important to remember that a company’s liabilities are limited to the amount of its registered capital. In the case of a sole proprietorship, there is a risk of losing all of one’s personal assets.