Table of contents
Założenie firmy w Polsce w 2025 roku to proces, który można przeprowadzić sprawnie i w dużej mierze online – pod warunkiem, że wiesz, od czego zacząć. Niezależnie od tego, czy wybierasz jednoosobową działalność gospodarczą, czy spółkę z o.o., rejestracja firmy jest znacznie prostsza niż jeszcze kilka lat temu. Szerzej omawiamy błędy popełniane przy zakładaniu pierwszej firmy w osobnym poradniku. Kluczowe jest odpowiednie przygotowanie: wybór formy prawnej, ustalenie adresu działalności, określenie kodów PKD oraz wybór formy opodatkowania. Szerzej omawiamy wybór przedmiotu działalności przy zakupie gotowej spółki w osobnym poradniku.
In this article, you will find a practical step-by-step guide to the entire process —both online and offline. You will also learn what documents are required, how to apply to CEIDG or KRS, how long it takes to register a company, and when you need to visit ZUS or the tax office. If you are planning to start a business and do not want to waste time wandering around government offices, this material will give you a clear and organized picture of the entire procedure.
Forms of economic activity
There are many forms of economic activity permitted in Poland. These can be listed here: Sole proprietorship, limited liability company, limited partnership, civil partnership, joint-stock company... I will briefly discuss sole proprietorship and limited liability company here.
A sole proprietorship is the simplest form of business. Establishing a business in this form is also simple and quick. What we need to set up a sole proprietorship is an ID card. Such a business can be established online including reporting to the social security company.
A sole proprietorship has one major disadvantage. In the event of failure, the owner is responsible for all the company's liabilities, and with all his assets.
Trudniejszą do założenia formą działalności gospodarczej jest spółka z ograniczoną odpowiedzialnością. Tak jak w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej tu też prawie wszystko można załatwić przez internet. Jest też możliwe zakup gotowej spółki z o.o. Jest to w pełni legalne a sprzedaż spółek prowadzi wiele firm w tym my.
W odróżnieniu od jednoosobowej działalności gospodarczej spółka z o.o. jest bezpieczną formą prowadzenia biznesu. W razie niepowodzenia odpowiedzialność udziałowca czy udziałowców ogranicza się do wysokości kapitału zakładowego spółki.
Form of taxation vs. sole proprietorship
In the case of a sole proprietorship, it is possible to choose the most convenient form of taxation.
What taxation for a sole proprietorship?
In the case of a sole proprietorship, taxation in the form of a tax card is possible. Entrepreneurs whose income does not exceed a certain amount can use simplified accounting and pay a fixed amount of income tax.
Entrepreneurs in certain industries, for example, hairdressers, beauticians, can choose a flat tax option. The tax is paid on a certain amount of revenue and the entrepreneur does not have to keep full accounts.
For small businesses, it is possible to pay a flat tax. This is a fixed income tax rate of 19%.
Oczywiście można też prowadzić pełną księgowość przychodów ewidencjonowanych.
Documents needed for company registration
The list of documents that are needed to register a business depends on the legal form of the business. If you want to set up a sole proprietorship you will need an ID card or passport. A PESEL number is also necessary.
If you are setting up a limited liability company, you will need a memorandum of association in addition to the documents listed above. In the case of simple companies with only cash contributions, such a contract is available online.
These are the minimum documents necessary to establish a company. In practice, additional paperwork will probably be needed.
Notification to the Central Economic Register and Information (CEIDG)
Filing with the Central Business Register means establishing a company as a sole proprietorship. It is mandatory. The entrepreneur must fill out the appropriate form, which can be done online. It will be necessary to select the appropriate numbers of the Polish business classification. The entrepreneur will automatically receive REGON and NIP numbers.
Entries in CEIDG are publicly available and serve, among other things, to make business activities transparent.
How to start an online business?
Działalność gospodarczą w formie spółki z o.o. jak i jednoosobową można założyć online. Należy zacząć od przygotowania nazwy firmy, adresu siedziby, kodów PKD. Dalsze kroki zależą od formy działalności jaka wybraliśmy. Jeśli ma to być jednoosobowa działalność gospodarcza rejestracji trzeba dokonać w CEIDG w Przypadku spółki z.o.o będzie to KRS. Szerzej omawiamy wady i zalety założenia spółki z o.o. w osobnym poradniku. W obu przypadkach rejestracji online potrzebny będzie profil zaufany.
How long does it take to set up a business online?
It is possible to set up a company online even in one day. However, in the case of setting up a limited liability company, it may be impossible in practice to obtain such time.
How do you set up your business in the traditional way?
As with online registration, it depends on the legal form of the company. To set up a sole proprietorship, you need to go to the municipality office, fill out a form there and wait for the clerk to complete the paperwork. Then you need to register with the Social Security Administration. Social security contribution is mandatory regardless of the company's income.
Zakładanie firmy w formie spółki z o.o. jest bardziej skomplikowane. Przy czym nie ma możliwości zrobienia wszystkiego w sposób tradycyjny. Sama rejestracja spółki w KRS jest możliwa tylko online. Czyli zawartą przed notariuszem umowę spółki trzeba potem zarejestrować w KRS za pośrednictwem internetu. Może to oczywiście zrobić notariusz.
Notification of activity to the Social Security
For some time now it has been possible to register a company with ZUS not only traditionally, but also online on PUE ZUS. It is possible to register in this way both the payer who will pay ZUS premiums and the employee.
You can also go to the Social Security office and do all the paperwork there.
Choosing the form of settlement with the tax office
Polish law gives some small options for choosing the form of taxation.
In general, companies must pay PIT on all employees. VAT is mandatory on a certain amount of revenue. Income tax is another levy. It can be paid according to a tax scale, but one can opt for a flat tax. The tax scale is profitable up to an annual income of 180-200 thousand zlotys. At higher incomes it is worth switching to a flat tax.
Współczesna firma potrzebuje profesjonalnego wizerunku od pierwszego dnia działalności. Wirtualny adres dla firmy łączy reprezentacyjny adres do rejestracji z kompleksową obsługą korespondencji i dedykowaną linią telefoniczną – wszystko czego potrzebuje firma działająca w erze cyfrowej.
